近年、日本でも電子契約システムが広く提供されています。ですが、電子契約システムはまだまだ完全には浸透していないと言ってもいいでしょう。
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- そもそも、電子契約システムとは何なのでしょう？
- 電子契約システムでできることは何なのでしょうか？
今回は、電子契約システムでできることや、電子契約システムを比較しメリット・デメリットについてご説明します。本記事を読み終える頃には、あなたが電子契約システムを導入すべきかどうか、選ぶならどこに着目すべきかがわかるようになっているはずです。
ぜひ、参考にしてください！
目次
電子契約システムとは？
電子契約システムとは、文字通り「電子的に契約を結ぶ」ために使うシステムのことです。
オンラインで契約が完了しますので、紙でやり取りする必要はありませんし、印鑑もいりません。紙の契約書を電子文書に置き換えるのが、電子契約システムです。電子契約システムで重要な役割を果たすのは、次のふたつです。
- 電子署名＝従来の印鑑に相当
- タイムスタンプ＝従来の契約書に書き込む日付に相当
契約書面に書かれる内容と同時に、このふたつがなければ契約書は成立しません。
電子契約システムで実現できることとは？従来契約と徹底比較
では、電子契約システムを導入すると、従来の「紙契約書」とどのような違いが表れるのでしょうか。比較のために、次の表を参考にしてください。
| 電子契約 | 紙での契約 | |
|---|---|---|
| 署名方法 | 電子サイン+タイムスタンプ | 署名+印鑑 |
| 送付/受け取り | 不要 （電子データの受け渡しで完結） | 郵送や持参 （時間がかかる） |
| 印紙 | 不要 | 必要 |
| 保管 | 自社やサービス提供会社、外部サーバーで保管 | 書庫などの物理的な保管場所 |
どうでしょう？
時間短縮や印紙がいらないなど、多くの点で電子契約システムの方が便利と思われませんか？
おすすめ電子契約システムを活用業界別に比較
では、電子契約システムの中で、どれがおすすめなのか具体的に見ていきましょう。ここでは、金融機関での電子契約システムと、企業業務に関わる電子契約システムを取り上げます。
金融機関（融資）別に徹底比較
金融機関から融資を受ける際に電子契約システムを利用できることがあります。その代表的な例として、みずほ銀行と三井住友銀行があります。
| みずほ銀行 | 三井住友銀行 | |
|---|---|---|
| 利用可能時間 | 24時間/365日 【メンテナンスによる利用不可時間】 ・毎月第3火曜日22時～翌8時まで ・毎日23:55～翌2:00 | ・月曜日～土曜日 8:00～23：30 ・日曜日 8:00～18:30※祝日は該当する曜日と同じ ※年末年始やゴールデンウイークは要確認 |
| 認証方法 | 【事前に契約者ID取得】 ・パスワード | 【事前に契約者専用ID取得】 ・パスワード ・電子認証 ・ICカード認証 ・ワンタイムパスワード認証 ・スマホ認証 |
| サービス利用料金 | 無料 | 無料 |
企業の業務内での活用を比較・選び方を解説
企業が日常的に行う業務の中に契約がありますが、その契約行為に対応する電子契約システムもあります。代表的な6つの電子契約システムをピックアップし、それぞれの特徴をご紹介しましょう。
費用無料プランあり「電子印鑑GMOサイン」
電子印鑑GMOサインは、ネットインフラ業界でも有名なGMOが提供する電子契約サービスです。
電子サインと電子署名を同時に使えるほか、タイムスタンプが標準でついていて、日本国内法令をしっかりと抑えています。
導入を前提とする「Freeプラン」の費用について、1カ月間に利用できる契約件数が10までと上限こそありますが、0円で使うことができます。
台湾で圧倒的人気を誇る「DottedSign」
台湾にある弊社が提供する電子契約サービスが「DottedSign」です。
ブロックチェーンよりも高いセキュリティ性をもちながらクラウドを利用していて、PCだけでなくタブレットなど他のデバイスでも利用できるのが魅力です。
費用について、無料プラン（DottedSign）は月に3件まで、有料のDottedSign Proならカスタマイズ可能で、あなたのビジネスにマッチした使い勝手に仕上げることができます。月額0~15ドルの幅広い料金プランから選ぶことが可能です。
また、他の電子契約サービスよりも直感的に使える、低価格で導入できる、関係者全員にDottedSignから署名に関する通知メールを送れる、IPやデバイス情報などがすべて記録されているという点もDottedSignの大きなメリットです。
アメリカやEU諸国で多く使われているDottedSignを、ぜひ一度、試してみてください。
主要12社中シェア率No.1「クラウドサイン」
日本国内で電子契約サービスを利用している企業の約80％が利用している「クラウドサイン」は、弁護士ドットコムが運営しています。
テンプレートを事前に作成しておけること、電子署名とタイムスタンプを併用できること、チームで管理できることがメリットです。
セキュリティ対策万全「BtoBプラットフォーム契約書」
「BtoBプラットフォーム契約書」は、BtoBビジネスに必要な各種プラットフォームを提供しているインフォマートの電子契約サービスです。
高いセキュリティや、契約書に関する各種チェック項目（メモ/期限切れアラート/参照者管理/稟議承認など）などの機能をカバーしていて、契約できていなかった、契約失効していたといったトラブル回避が柔軟に行えます。
ブロックチェーンで改ざん不可能「Cloud Contract」
「Cloud Contract」は、クラウドコントラクト社の提供する電子契約サービスです。
ブロックチェーン技術で改ざんを予防すると同時に、電子的契約書をアップロードして保管できたり、契約状況の確認（書類内容/契約予定社確認中など）ができる機能がありますし、双方が合意の上電子契約したことを証明するPDFファイルが発行されます。
ヒアリングから業務フローの洗い出し、使い方の提案まで一貫してサポートしてくれます。
柔軟なカスタマイズ可能！「DocuSign」
「DocuSign」は電子契約だけでなく、DTM（Digital Transaction Management）により企業で行われる契約フローを一元管理できる点が特徴的です。
書類を関係担当者で共有するフォルダの作成機能、他システムとの連携機能など、自由にカスタマイズできるところが魅力でしょう。
ワンストップで効率化できるクラウドサービス「freee」
freeeサインは、電子契約の締結だけでなく、契約書の作成、承認、管理まで契約書に関わる業務をワンストップで効率化できるクラウドサービスです。費用は月額固定料金のため、電子サイン数や契約書のデータ容量が増えた場合でも心配ありません。
シンプルで直感的な操作が可能なためシステム専任者でなくても安心して利用ができます。
電子契約システム導入のメリット・デメリット
ここまで見てきたように、電子契約はメリットが大きいように思われたのではないでしょうか？
しかし、電子契約システムを利用するには、メリットだけでなくデメリットもあります。電子契約システムを導入するにあたり、事前にメリット・デメリットを理解しておきましょう。
電子契約システム導入の4つのメリット
電子契約システムを導入するメリットは、次のようなものがあります。
-
契約締結業務の効率化
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コスト削減
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災害などによる文書紛失リスク削減
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書類改ざんリスクの低減
電子契約システム導入は、特に時間短縮や、印紙・切手を不要とするコストの削減が魅力的です。
また、書類が物理的に存在する訳ではありませんので、紛失や改ざんといった致命的なリスクを低減することができます。
電子契約システム導入の3つのデメリット
次に、電子契約システム導入のデメリットですが、次のようなものがあります。
-
事前の手続きが必要
-
取引先が電子契約の締結に応じてくれないことも
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担当者が慣れるまでのリードタイムが必要
事前手続きは、利用を予定している電子契約システム提供業者に企業なら謄本を、個人ならば住民票を提出しておかなければなりません。
また、契約締結をしようとする相手方が望まないとき、一方的に電子的な契約を迫ることができないという点があります。
企業なら、契約に関わる担当者が、電子契約にまつわる一連の手続きに慣れるまで時間が必要でしょう。一時的に、紙契約と電子契約がダブってしまう期間が生じるかもしれません。
まとめ
日本で、電子契約システムを提供している企業はいくつもあります。ですが、残念なことにすべての企業が電子契約システムを活用している訳ではありません。
これからの日本の労働者数減少を考えると、できるだけ手間のかからない方法で事務作業を行う必要があるのではないでしょうか？
その点、電子契約システムは、煩雑な作業から解放されるひとつの方法といえるでしょう。
電子契約システムの中でも、「DottedSign」は効率化重視・セキュリティ重視のアメリカやEUでの活用実績が多くあります。
もしもあなたが今、電子契約システムの導入を考えているなら、弊社のDottedSignも選択肢に入れてみてください。
