こんにちは！Kdanライターの津山です。
みなさんの会社では、コロナでリモートワークやシフト出勤を始めたけど仕事の効率が悪い、という悩みはありませんか？台湾でもリモートワークを導入した多くの会社が悩んでいます。
そこで参考になるのが、スタートアップ企業の仕事術です。スタートアップは通常大企業と比べてリソースが少なく、少ないスタッフで最大限の利益を生み出す必要があります。
今回は効率的な仕事で急成長したスタートアップ、特に”台湾のスタートアップ”の仕事術を紹介します。なぜ台湾なのか？それは読んでもらえればすぐに納得できます！
ちなみに今回ご紹介する台湾のスタートアップはいずれもグローバルに事業を展開する超優秀な企業です。
目次
台湾スタートアップの仕事術に注目する理由
今回、台湾スタートアップの仕事術に注目した理由は、台湾のスタートアップは必然的に日本の多くの企業よりも仕事効率を上げる必要があるからです。その理由は以下の３つです。
- 始めた時からグローバルを意識している
- コスパ重視
- 人材確保が難しい
まずグローバルを意識する理由ですが、台湾は人口わずか2,300万人と市場規模が小さいため、台湾向けだけのサービスだと投資家から資金を調達できません。そのため、台湾の多くのスタートアップは会社を始めた時から「グローバル」を意識しています。
グローバルレベルでのタスク管理、グローバルレベルでの意思疎通、グローバルレベルでのビジネスはどれも非常に難易度が高いです。
次に「コスパ重視」について話します。これは台湾発アプリのブログでも書きましたが、台湾人は本当に成果にシビアです。
私の以前勤めていた台湾のメーカーでも、台湾のお客様は常に中国のコストの安い競合への乗り換えをちらつかせ、無理難題とも思えるコストカットを要求してきました。
コストカットのために効率よく働いて労務費を下げる必要があり、この時も社長命令で仕事内容の全社見直しを行いなんとか顧客の要求に答えました。大企業とも比較されるスタートアップではもっと厳しいコストカットが必要になります。
最後に人材確保が難しい件です。スタートアップは大企業と違って、待遇面で人材を引きつける事が難しいため、どうしても少数になりがちです。その上台湾の離職率は若年層が非常に高い事で知られており、多くのスタートアップが常にスタッフ不足の状態で仕事をしています。その結果、一人の社員が日本と台湾と韓国を見て猛烈なスピードで働くといった状況が起こります。
つまりこれらの理由から、台湾のスタートアップはどうしても効率よく仕事をせざるをえないというわけです！
台湾スタートアップの仕事術
チームの仕事を効率よく行うKdan Mobile
Kdan Mobileは2009年創業のビジネス用オンラインサービスとモバイルアプリを提供する会社です。Kdan Mobileではチームで仕事をする場面が非常に多いため、チームでの仕事効率を上げる工夫をしています。
リモートやシフト出勤になると、チームの仕事管理やモチベーション維持が途端に難しくなるという悩みを持つ管理職の方も多いのではないかと思います。そんな時に使える仕事術です。
タスク管理アプリの活用
この会社ではTrelloやNotionといったタスク管理アプリを使い、チーム内で抱える仕事を可視化しています。
例えばTrelloアプリでは、仕事ごとに1枚のカードを作り、そこに内容と締め切り、担当者を書き込みます。カードの一覧は、チームメンバーが掲示板のような形で見ることができます。
またカードには仕事完了のチェックボタンがあるので、それを見ればチーム全員が進捗状況を把握できます。いちいち上司が仕事の完了を確認する必要もありません。
他部署との意見交換会の定期実施
Kdan Mobileでは他部署との意見交換会を少なくとも隔週１回は実施しています。部門を超えた同期や、関連部署との連携することで、新しいアイデアを話し合ったり、仕事のリソース配分の最適化ができます。
ビジネスツールを有効活用するDcard
Dcardは2015年創業のスタートアップ企業で、大学生に大人気のSNSアプリを作りました！なんと今ではこのアプリを台湾国民の3分の1が利用しています。
そんなDcardではリモートワークで働く社員も多いため、効率的に仕事を進めるためのビジネスツールを多用しています。
例えばリモートワークで希薄化しがちな社内交流を改善するために、Gather Townというアプリでネット上に実際のオフィスを再現し、その仮想オフィスで社員同士が交流できるようにしました。
仕事に慣れない新人にとって、孤独感の解消はリモートワーク中の隠れ転職を防ぐのに非常に大切なポイントです。
またリモートワークを効率的に行うため書類の電子化も進めており、KdanのDottedSignという電子サインサービスも利用して書類の決済もタイムリーに行なっています。
社員同士の絆を強めて全体の仕事効率を上げるAppier
Appierは2012年創業で、ウェブ接客ツールなどAIを活用したソフトウェアを提供する会社です。この会社はすでに海外に多くの子会社を持つグローバル企業で、今オンラインだからこそできる社員同士の繋がり構築に取り組んでいます。
大企業の場合、社員の仕事へのモチベーションの低下から部署全体の仕事効率が下がることがよくあります。リモートでも社員のモチベーションを維持したい大企業には非常に参考になる取り組みです。
社員同士が自由に交流する時間を設ける(happier hour)
Appierでは仕事中に社員が他の国や部署の社員とオンラインで交流する時間を設けています。内容は社員の自己紹介や日常生活の紹介などたわいないことから、決められたテーマでの討論会まで様々です。
この交流時間では、社員が希望すれば上司と直接話すことも可能で、上下の風通しをよくする効果もあると考えられます。
プロジェクト管理を効率化する簡訊設計
簡訊設計は2015年創業の政治や社会問題を扱うインフォグラフィックを提供する会社です。創立者の一人、張志祺は63万人の登録者を持つYoutuberで、週に十数件のプロジェクトオファーが来ます。
そこで簡訊設計が実際に実践する効率の良いプロジェクトの管理方法を紹介します。労働コストや時間を社員に意識させ効率を上げる方法です。
プロジェクトの進捗効率を上げる３ステップ
- 最初にプロジェクトのタスクを設定し、バッファを加えた必要時間を算出します。（タスクA+B+C+D+バッファ）
- 社員は毎日の仕事をエクセル登録し（半自動）、週に一度かかった時間とコストを算出します。
- 設定時間や予算を超過しそうになればチームで仕事の進め方を見直します。人事評価に直結するので全員が真剣に見直すきっかけになります。
だらだらと仕事する社員が多い企業は、この管理術を参考にプロジェクトを効率よく終わらせるといいでしょう。
リモートワークの仕事効率を上げるArc & Codementor
Arc & Codementorは2013年創業のオンライン教育プラットフォームやリモートのジョブマッチングサービスなどを提供する会社です。この会社では2019年からリモートワークを開始し、今では全てリモートで仕事をこなしています。
コロナで急にリモートワークを始めた場合、うまく情報伝達や書類管理ができない悩みを抱える企業が多いと思います。そこでこの会社のリモートワーク効率化のための取り組みをご紹介します。
クラウドの活用と書類の電子化の徹底
Arc & Codementorはペーパレスを徹底しました。書類を完全に電子化してクラウドにあげ、誰もが使えるように一元管理しています。
さらに、どうしても紙になってしまう書類はオフィスでスキャンする、スキャンできない書類はカメラで撮影しクラウドにUPするという徹底ぶりです。
リモートワークを効率的に行うためには誰もが同じ情報にストレスなくアクセスできること、そして無駄な出社を減らすことが重要です。徹底したペーパーレスで週5日のリモートでも困らない仕事環境を作りましょう。
各自の仕事効率を上げるapplemint
applemintは2017年創業のデジタルマーケティングの会社です。この会社は社員が数名なので、一人一人が仕事の生産性を上げられるような仕事術を実践しています。
各人の効率アップは全体の効率改善にもつながるので、どんな規模の会社でも参考になる仕事術です。ここでは代表的な取り組みを一つ紹介します。
朝11時まではダイレクトメッセージ(DM)禁止
applemintは、朝11時まではDMを禁止し、自分の仕事に集中する環境を作っています。社員が朝に集中して仕事を片付けることで、午後のストレスが緩和される効果もあります。
みなさんも仕事の途中で声をかけられて集中力が途切れた経験があると思いますが、頻繁なタスクの切り替えは想像以上に仕事の生産性を下げます。社員一人一人が集中する時間を設けることも、仕事の効率アップには重要です。
仕事を効率化するためのDottedSign (ドットサイン)
今回色々な仕事術を紹介してきましたが、リモートワークが当たり前になった今、書類を電子化し、どこからでもアクセスできるクラウド環境で管理することが重要であることは間違いありません。
そこで今回紹介したいのが、DottedSignです。最初の仕事術で紹介した台湾のKdan Mobile社が開発したDottedSignは、電子サインとワークフローの自動化を実現するサービスです。
実際に今回紹介したDcardからも、DottedSignの利用でリモートワークの利便性が改善されたという意見をいただきました。
このDottedSignはどのデバイスからでもアクセスして契約の締結を進めることができ、また締結後の契約書はクラウドで保管していつでもアクセスすることが可能です。
そしてさらにワークフロー管理機能も付いているので、自動で書類を必要な人に届けることができます。ワークフローを活用すれば、リモートワーク中に担当者の入れ替えがあった場合でもスムーズに対応ができます。
電子サインやクラウド管理サービスでよく問題になるのがセキュリティですが、DottedSignでは世界最高レベルのAATL認証局と連携しているため全く問題ありません。世界で最も厳格な法規制要件への準拠にも使用できる、証明書ベースのデジタル ID とタイムスタンプサービスを発行します。
DottedSignでサインした書類は、変更履歴を全てトラッキングしており、監査確証としても効力を持ちます。また法的効力の面でも、正規の手続きを踏んだ紙の契約書と同じレベルを保持していますのでその点もご心配ありません。
現在DottedSign は14日の無料トライアルを実施しています！もし仕事の効率化にお悩みの企業様がおられましたら、ぜひこちらからお試しください。
