近年、様々な業界や分野で活用され始めている電子サイン。実はその電子サインが、現在地方自治体からも注目を集めています。「地方自治体と電子サインってなんだかあんまりピンとこないな。」と思う方もいるかもしれませんが、地方自治体でもDX化が進んでいるのです。そこで本記事では、そもそも電子サインとはどういったものなのか、地方自治体で電子サインが注目されている理由、そして地方自治体が電子サインを取り入れるメリットをご紹介していきます。さらに、最後におすすめの電子サインツールもご紹介していますので、是非参考にしてみてくださいね。
目次
そもそも電子サインとは？
そもそも電子サインとは、従来紙媒体で行っていた同意や承認、本人証明などの様々な契約や認証を、電子化し、電子上で行うプロセスのことです。本人がサインを行ったことの認証が出来れば、紙書類への署名と同じように法的効力が認められるものとなっています。近年様々な業界で取り入れ始めており、不動産やエステ業界など、対人契約が必要となる業界で多く活用されています。これまで紙書類を通して行っていた様々なプロセスを電子サインに切り替えることで、物理的な保管場所の確保や手間が省けたり、紛失のリスクを削減できたり、データ上で検索が簡易的になったりと、様々なメリットが発生します。
地方自治体で電子サインが注目されている理由
このように、徐々に広がりを見せている電子サインですが、なぜ今地方自治体で電子サインが注目されているのでしょうか。地方自治体で電子サインが注目されている理由は、大きく分けて3つあります。地方自治法施行規則の改正、DX化の発展、人手不足。以下でそれぞれについて詳しく解説していきます。
・地方自治法施行規則の改正
まず最初の理由は、地方自治体法施行規則の改正です。2021年1月、これまで地方自治体と民間事業間との契約における電子化でネックとなっていた地方自治法第234条が改正されたのが大きなきっかけとなりました。それまでは、脱ハンコをしようとしてもこの第234条により、改ざん検知機能となりすまし防止機能が備わっていること、そして総務省令で定められている電子証明書がないと、地方自治体と民間企業の間で契約を行う際に電子サインを使用することは出来ませんでした。しかし、2021年1月29日に、この地方自治法施行規則第12条の4の2第2項が削除、即日施行となり（令和3年1月29日官報第422号）ました。これにより、地方自治体でも電子署名法に基づいて契約時に電子サインを用いることが可能となったのです。地方自治体において、電子サインを利用する際のハードルが下がったことにより、改めて時代の変化に沿った電子サインに注目が集まっています。
・DX化が進んでいる
続いての理由は、DX化が進んでいることです。社会全体でDX化、つまりデジタルトランスフォーメーションが進んでいる中で、自治体においてもその動きか活発化しています。特に、新型コロナウイルスの影響を受けて、対応時に地域・組織間でデータの活用が十分に出来ないことなどが問題視されたことで、総務省は、地方自治体においてもデジタル化の遅れに迅速に対応し、DX化を進めていくことが求められていると言及しています。これまで、地方自治体において押印を含む手続き関連の作業はデジタル化が遅れている分野でしたが、やっとDX化が進み始め、電子サインの注目にも繋がっています。
・人手不足問題
最後の理由は、人手不足問題です。前述したDX化の遅れにも関係する問題ですが、様々な時代の変化や新型ウイルスによる多くの対応に迫られる中で、ITとの連携がうまく出来ていないことで、地方自治体において、業務量に対する人手不足が問題となっています。そのため、生産性を向上し人手不足を補うためにも地方自治体でのデジタル化には関心が高まっており、結果的に電子サインの普及についても以前より注目が集まっています。
このように、現在地方自治体において様々な理由で電子サインが注目されています。では、地方自治体が実際に電子サインを取り入れることで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
地方自治体が電子サインを取り入れるメリットは？
ここでは、地方自治体が電子サインを取り入れるメリットを具体的に2つご紹介します。
・ペーパーレス化
まず最初のメリットは、ペーパーレス化です。従来、紙媒体で行なっていた契約の手続きを電子サインに切り替えることで、物理的に紙が不要となります。ペーパーレス化が可能になることで、書類の保管場所の確保も不要になるのに加え、データで保管ができるため紛失のリスクも大幅に軽減することが可能です。地方自治体では、様々な相手先と数えきれないほどの契約や書類が発生します。大量にある契約書類を、電子サインに切り替えることでデータとして保存できるようになれば、作業効率も上がり、先ほど問題として挙げられていた人手不足の解消にも繋がりそうですよね。また、使用する紙も少なくなるので、環境にも良く、ペーパーレス化ができることで様々なメリットが発生します。
・承認業務の効率化
次に、承認業務の効率化です。電子サインを取り入れることによって、顧客などの契約先にわざわざ足を運ばなくても、承認業務を行うことが出来ます。また、何かしらの理由で変更が発生した際にも、足を運ばなくて済むため時間と手間が大きく削減されます。さらに、契約書類などがデータとして保管されているため、紙の書類と比べて検索も非常に簡単になります。地方自治体でこれまで行われてきた承認業務において、印鑑の代わりに電子サインを活用し、電子証明書で認可や認定などの承認が行えると、非常に効率的ですよね。
このように、地方自治体における電子サイン導入することで、ペーパーレス化の実現や承認業務の効率化、そしてそれに付随して多くのメリットが発生します。
おすすめの電子サインツール「DottedSign」
では最後に、実際に電子サインを利用出来るツール、DottedSignをご紹介します。
DottedSignとは、クラウドベースで契約業務が行えて、安全かつ迅速な電子サインのサービスです。まさに地方自治体に注目されているDX化の促進を実現可能なツールとなっており、どこにいても、どのデバイスを使っていても契約書の準備や締結を完了させることが可能です。2021年に、シリーズBで約17億円の資金調達を成功させた台湾のSaaS企業、Kdan Mobileが提供しているサービスで、現在投資家からも注目を集めています。
DottedSignでは、他のサービスとの連携を通して、業務がより効率的に出来たり、レポート機能を活用することで、署名の進捗状況が簡単に可視化出来たりと、ユーザーにとって使いやすいよう様々な工夫がなされています。署名活動をただ電子化するだけでなく、サインを依頼する側もされる側もスムーズに行えて、且つ管理も簡易的になるのは非常に魅力的ですよね。ぜひ一度、サービスの詳細を確認してみてはいかがでしょうか。
まとめ
いかがでしたか？今回は、そもそも電子サインとはどういったものなのか、地方自治体で電子サインが注目されている理由、そして地方自治体が電子サインを取り入れるメリット、最後におすすめの電子サインツールをご紹介してきました。地方自治体だけでなく様々な業界で、今後もより拡大・普及が続くであろう電子サイン。ぜひあなたも注目してみてくださいね。
