DottedSignの新機能|フィールド検索キー

 

働き方改革やコロナウイルス感染拡大のパンデミックの影響により、リモートワークやハイブリットワーク、時短勤務などさまざまな働き方が普及しはじめています。そのような動きに伴い、作業の自動化、電子化の動きも強まっています。例えば企業で行われる契約作業。従来の契約締結作業を自動化・オンライン化する事例が増え、実際に多くの企業ではすでに署名の電子化や契約作業のオンライン化を行うサービスが導入されています。今後、より電子契約・電子署名サービスの需要は高まっていくでしょう。

そのような中で、電子署名サービスの1つとして多く使われており、認知されている「DottedSign」。DottedSignは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。多くの機能が搭載されていることが特徴且つ強みの同サービスに、この度、さらに新機能である「フィールド検索キー」機能が追加されました。

そこで本記事では、改めてDottedSignそのもののご紹介に加え、新しく追加された「フィールド検索キー」機能の概要や使い方、そのメリットなどをご紹介していきます。

DottedSign(ドットサイン)とは?

dottedsign

DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。クラウドベースで契約業務を迅速に行うことができるツールとなっており、契約書の作成から署名作業まで、契約締結の作業一連をすべてオンラインで完結させることができます。直感的で誰でも簡単に使いこなすことができる上に、料金は無料版から選ぶことが可能です。無料である程度の機能が使用可能で、さらに3つのプランから自分たちに合ったプランを選んで機能を追加することもできます。使いやすさや価格の観点でも、試しやすいのが特徴です。さらに、セキュリティの担保にも力を入れており、ワンタイムパスワード機能や、全契約プロセスの暗号化、監査トレイルの提供によって、全プロセスのアクティビティ追跡が可能な機能なども搭載されています。働く場所や使用するデバイスを問わず使えることで、手間や時間の削減に繋がり、業務の効率化を図ることも可能なため、多くのすでに企業に導入されている電子契約サービスとなっています。

本記事では、新機能のご紹介をしますが、すでに多くの機能があるのも特徴の1つです。例えば、公開リンク機能による契約書の簡易的な閲覧、一括送信機能や署名者グループ機能による手間の削減など、使い方次第でより効率的に作業を進めることができるようになります。さまざまな機能の紹介は公式HPで確認してみてください。

「フィールド検索キー」機能とは?

このように機能豊富なDottedSignに今回新たに追加されたのが「フィールド検索キー」機能です。フィールド検索キー機能とは、タスクまたはテンプレートを作成する際、ユーザーが文字入力フィールドにフィールド検索キーを設定できる機能です。タスクに署名した後、検索ページから、フィールドのキーワードと指定されたコンテンツの値に従って、2 つの条件を満たすキーワードを見つけることが可能になります。

フィールド検索キーを利用するには、事前に設定をする必要があり、すでに署名が完了しているドキュメントにはフィールド検索キーはご利用いただけません。

「フィールド検索キー」機能を使うメリットとは?

フィールド検索キーを設定することで、莫大な量の契約書の中から、特定の契約書を簡単に素早く見つけることができるようになるのが、最大のメリットです。設定したフィールド検索キーと、電話番号の2つで、特定の書類を見つけられることで、書類を探す手間を省くことができるのです。また、フィールド検索キーは外部システムの統合に適用することも可能です。フィールドキーワードの比較によって、外部データをテンプレートの特定のフィールドにインポートすることもできます。

フィールド検索

「フィールド検索キー」を設定する手順を紹介

では、フィールド検索キーはどのように設定するのでしょうか。以下でその手順をご紹介しています。

・新規タスクにフィールド検索キーを設定する方法

まず、新規タスクにフィールド検索キーを設定する方法です。

  1. ホームページ右側の「+」をクリックし、「署名を取得」をクリックします。
  2. 「ファイルを選択」をクリックし、任意のファイルを選択します。
  3. タスク名と署名者情報の入力が完了したら、右上の「次へ」をクリックします。
  4. 右側の「署名」と「テキスト」を選択し、ドキュメントの任意の位置にドラッグ&ドロップでそれぞれ割り当てます。
  5. 「テキスト」のフィールドをクリックすると、左上にボタンが表示されます。その中の「…」を選択します。
  6. 「プレースホルダー」内の文章を修正することで、署名者にこの欄に入力してほしい内容を提示することができます。
  7. 次に一番下の「フィールド検索キー」を設定します。

※命名規則:英大文字、小文字、数字、アンダースコアのみ、16文字以内

  1. 「フィールド検索キー」の設定が完了したら、右下の「確認」をクリックします。
  2. 全てのフィールド入力が完了したら、画面右側の「次へ」を選択します。
  3. 署名者情報や設定に問題がなければ、右下の「送信」をクリックすることで署名者にタスクを送信することができます。

フィールド検索キー

・テンプレートにフィールド検索キーを設定する方法

また、テンプレートにフィールド検索キーを設定することも可能です。テンプレートにフィールド検索キーを設定したい場合は、新しくテンプレートを作成する場合と、事前に作成されたテンプレートを編集してフィールド検索キーを付ける場合の、2通りの方法があります。それぞれの手順は、以下の通りです。

新しくテンプレートを作成して、フィールド検索キーを設定する場合

  1. 「設定」から「テンプレート」をクリックします。
  2. 「作成」をクリックし、ファイルを選択します。
  3. タスク名と署名者情報の入力が完了したら、右上の「次へ」をクリックします。
  4. 右側の「署名」と「テキスト」を選択し、ドキュメントの任意の位置にドラッグ&ドロップでそれぞれ割り当てます。
  5. 「テキスト」のフィールドをクリックすると、左上にボタンが表示されます。その中の「…」を選択します。
  6. 「プレースホルダー」内の文章を修正することで、署名者にこの欄に入力してほしい内容を提示することができます。
  7. 次に一番下の「フィールド検索キー」を設定します。

*(命名規則:英大文字、小文字、数字、アンダースコアのみ、16文字以内)

  1. 「フィールド検索キー」の設定が完了したら、右下の「確認」をクリックします。
  2. 全てのフィールド入力が完了したら、画面右側の「次へ」を選択します。
  3. 署名者情報や設定に問題がなければ、右下の「保存」をクリックします。

検索 電子サイン

事前に作成されたテンプレートを編集して、フィールド検索キーを設定する場合

  1. ホームページ右側の「+」をクリックし、「署名を取得」をクリックします。
  2. 「テンプレートをインポート」をクリックし、テンプレートを選択します。
  3. タスク名と署名者の情報の入力が完了したら、右上の「次へ」をクリックします。
  4. 右側の「テキスト」を選択し、ドキュメントの任意の位置にドラッグ&ドロップで割り当てます。
  5. 「テキスト」のフィールドをクリックすると、左上にボタンが表示されます。その中の「…」を選択します。
  6. 「プレースホルダー」内の文章を修正することで、署名者にこの欄に入力してほしい内容を提示することができます。
  7. 次に一番下の「フィールド検索キー」を設定します。

*(命名規則:英大文字、小文字、数字、アンダースコアのみ、16文字以内)

  1. 「フィールド検索キー」の設定が完了したら、右下の「確認」をクリックします。
  2. 全てのフィールド入力が完了したら、画面右側の「次へ」を選択します。
  3. 署名者情報や設定に問題がなければ、右下の「送信」をクリックすることで署名者にタスクを送信することができます。

フィールド検索キーの活用方法

フィールド検索キーを設定すれば、特定のキーワードを入力するだけで、条件を満たすタスクをすぐに見つけることが可能になります。必要なキーワードは下記の2つです。

  1. 事前に設定した「フィールド検索キー」:「キー
  2. 1の項目に署名者が入力したデータ:「

そこで以下では、具体的な活用方法について記載していきます。

※フィールド検索キーの設定が完了しているタスクを送信後、署名者が署名を完了したタスクを検索します。

  1. トップバーの「検索」をクリックします。
  2. 検索タブ右側の「ドキュメント」をクリックし、「フィールド検索キー」を選択します。
  3. 「フィールド検索キー:キー」と「フィールド検索キー:値」の2つの項目が表示されます。
  4. 「フィールド検索キー:キー」には、事前に設定した「フィールド検索キー」を入力してください。
  5. 「フィールド検索キー:値」には、署名者が入力したデータを入力してください。

(あらかじめ署名者が入力したデータを確認しておく必要があります。)

  1. 入力が完了したら、「検索」をクリックします。
  2. 条件を満たすタスクが表示されます。

※注意:フィールド検索キー機能を使用する際は、「フィールド検索キー:キー」と「フィールド検索キー:値」の両方が必須項目となります。どちらかのみの入力だけでは検索できません。ご注意ください。

まとめ

いかがでしたか?本記事では、改めてDottedSignの概要をご紹介すると共に、新しく追加された機能「フィールド検索キー」機能についての詳細をご紹介しました。タスクの作成や進行作業だけでなく、終わった後の検索もより便利にしてくれる新機能。ぜひ皆さんも活用してみてください。

執筆者

Kdan Mobile Softwareは台湾発のSaaS企業で、全世界2億人のユーザーにご利用頂くクリエイティブ制作アプリとドキュメント管理アプリ、電子サインアプリを提供している企業です。リモートワークに移行する企業活動の効率化を最大限支援いたします。

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