こんにちは、Kdanライターの津山です！
突然ですが、皆様は2021年の法律改正で、PDF等の電子データで受け取った請求書や領収書等の電子保存が義務化されたことをご存じでしょうか？
この改正では、電子取引においては紙に出力して保存することさえも認めない！という厳しい対応をとっています。ですが、紙の資料が主流だった企業の方にとっては、同時に業務改善のチャンスでもあります。
筆者も、かつて間接部門で働いていた頃は、月末・月初は納品書や請求書など整理で1日の半分が終わってしまう、といったことも少なくありませんでした。それが電子化することで、これらの煩わしい業務が解消されます！
しかし、その一方、電子化する際に正しい手続きを踏まないと、せっかく保存していた書類が法律に無効になってしまうリスクが生じます。
そこで、今回は、納品書の電子化のメリットと電子化で絶対守らなければならないルール、実際に電子化するための方法について取り上げます。
納品書を正しい手順で電子化し、間接業務の効率化を進める方法を知りたい方はぜひチェックしてください！
目次
納品書の電子化で企業が得られる３つのメリット
では最初に、企業が紙の納品書を電子化することで得られる具体的なメリットを、簡単に振り返ります！
もし、皆様が電子化に際して稟議書を作成しないといけない場合は、ぜひこの内容を活用し、上司の方にメリットをわかりやすく説明してもらえれば幸いです。
- 改正・電子帳簿保存法への対応が可能
- 保管コストの大幅削減
- 間接部門の業務効率化
メリットその1. 改正・電子帳簿保存法への対応が円滑に行える
まず電子化による一つ目のメリットは、法律への対応が円滑に行えることです。
企業が帳票や書類を電子保存するルールを定めた「電子帳簿保存法」の改正により、電子取引において発生した書類は、電子データで保存することが義務になりました。（2023年12月末までの猶予期間あり）
しかし紙保存とクラウド保存、両方の手続きが混在してしまうと、担当者の手続きが煩雑になり、誤って必要な納品書を廃棄してしまう等のミスが起こりかねません。
そこで納品書をまとめて電子化することで、法律の要件を満たせるだけでなく、社内での保管や検索にも混乱が生じにくくなります。
メリットその2. 納品書の保管コストの大幅削減
続いては、納品書の保管コストの削減です。納品書は税法で7年、会社法で10年の保管期限が定められており、全て紙で保存するには、かなりの保管スペースを必要とします。
皆様は、この納品書の保管にかかる金額を、実際にお金に換算してみたことはあるでしょうか？
東京都心でオフィスを借りる場合、1坪（3.3平方メートル）あたり、大体1〜2万円ほどかかりますよね。つまり納品書の保管に1坪丸々利用しているとしたら、賃料だけで、最大2万✖️12ヶ月✖️10年=240万円ものコストが必要です。
保管代の他に、印刷用紙やファイル代、整理の人件費コストもかかることを考えると、実は書類を電子化することで、300万円近いコストが削減できる可能性があるのです。
メリットその3. 経理や購買など間接部門の業務効率化
納品書の電子化による３つ目のメリットは、間接部門の業務効率化です。
筆者が間接部門にいた頃、オフィスの机には、ファイルしなければならない納品書や請求書が山積みになっていました。皆様も心当たりがあるのではないでしょうか。
紙の書類は、仕分けして、パンチで穴あけし、ファイルに保管するだけで結構な時間がかかります。
しかし、納品書を電子化することで、これらの一連の面倒な事務作業が一気に不要になります！
納品書電子化の際に絶対気をつけたいポイント
ではここからが本題です。実際に電子化を進める際は、自社の電子保存の仕方が、電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうか気をつけないといけません。
なぜなら、要件を満たしていないと、青色申告の承認が取り消され、会社としての信用を著しく損なってしまったり、追徴課税などのペナルティを課されたりする可能性があるからです。
納品書を電子データで保管する場合、注意すべきポイントは主に以下の３つです：
- 作成した日時や、その後の変更履歴の追跡が可能である
- パソコン等の画面に、明瞭な状態で出力できるようにする
- 税務署の求め等に応じて、検索や出力ができるようにする
（参考：国税局 電子帳簿保存法改正リーフレット）
受け取った紙の納品書をスキャナ保存する場合は、解像度が高く、しっかり読み取れる状態で、２ヶ月以内にアップロードすることが必要です。
また電子データで受け取った納品書を保存する場合でも、必要な時にすぐに検索・出力できる機能や、改ざんが行われていないことを証明する機能の備え付けが必要です。
改正・電子帳簿保存法のルールは以下の記事で説明していますので、さらに詳しく知りたい方は併せてご確認ください。
自社が発行する納品書や検収書も電子化する方法
ここまでは、自社が受け取った納品書を電子化する方法をお伝えしました！
では、逆に自社で発行する納品書を電子化する場合はどうしたらいいのか、気になる方もおられるのではないでしょうか？
自社で発行する納品書を電子化する場合、信頼性を高めるためにも、社印を押すことが推奨されています。
しかし、自社で作成した印影などの電子データをただ貼り付けるだけでは、偽造やなりすましのリスクが残ってしまい、受け取った方も不安が残ります。
そこで、おすすめしたいのが電子サインサービスの活用です！
電子サインサービスを使えば、捺印した人や捺印時間を特定でき、しっかりと法的に有効な電子納品書を作成することができます。
また、この電子サインサービスは、本当に品物が届いたかどうかチェックする「検収作業」を行う場合にも使えます。
検収作業では、品物が間違いないことを証明する「検収書」を発行して相手の会社に送付します。その際に、間違いなく確認したよ！ということを示すための、検収者のサインや社印の捺印が欠かせません。
そこで、電子サインサービスを導入すれば、電子化した検収書にも、法的に有効なサインができるようになります！
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納品書を電子化するならDottedSign
他社と自社の納品書をまとめて電子化するには、電子サインサービスがおすすめであることが少しわかっていただけたと思います。
そこで今後、納品書の電子化を本気で進めたい皆様におすすめしたいのが、Kdanが提供する電子サインサービスDottedSign（ドットサイン）です！
電子サインサービスDottedSignが納品書の電子化にお勧めな３つの理由
- 納品書電子化のための電子帳簿保存法の保存要件が満たせる
- 納品書だけでなく、サイン必須の注文書や請求書等もまとめて電子化できる
- 自社が発行する電子納品書への捺印や、納品確認のサインも円滑に行える
2021年の法律改正で、電子保存が義務化されたのは、納品書だけではありません。
電子取引で生じた書類は、原則全て電子データ保管が義務づけられています。詳しい内容は以下の記事も参考にしてください。
しかし、契約書や請求書など、サインや捺印を必要とする書類を電子化する場合、自社でデータ化した印影を貼り付けるだけでは、いつ、誰が押したのか証明できず、法的拘束力が弱くなるリスクがあります。
そこで、DottedSignの活用です！
DottedSignは、電子署名法や、電子帳簿保存法など、電子書類の法的拘束力を担保する法律に準拠しているため、どんな書類でも安心して電子化することができます。
さらにDottedSignは、自社が発行する納品書の電子化や、検収書の電子化にも向いています！
社印のデータをDottedSignにアップロードすれば、明日からでも納品書を電子化して捺印できます。また検収作業では、対面署名機能を使えば、タブレットに入れた納品書や検収書の電子データに、直接、現場でサインを書き込むこともできるため非常に便利です。
現在、DottedSignでは、14日間の無料トライアルを実施しております。今後、納品書などの書類をまとめて電子化したいとお考えの方は、ぜひこの機会に試してみてください！
