皆さんは、ワークフローの自動化という言葉を耳にしたことがあるでしょうか。ワークフローの自動化については以下で詳細をご説明しますが、簡単に説明すると業務の一部を自動化することです。ワークフローの自動化を行うことで、業務の効率化が進み、企業や組織におけるコストの削減などに繋がります。本記事では、ワーフクローの自動化について説明するとともに、サービスを統合することで実際にワークフローの自動化を実現している DottedSign と Zapier 、 Gmail 、 Microsoft Teams との取り組みについて紹介していきます。
目次
ワークフローの自動化とは
ワークフローの自動化とは、プロセスに基づいて一連のタスクを定義して、それらのタスクに対して人間の手や手動の手順を介さずに自動的に動作するツールを指します。例えば、データ入力や請求書の承認などを含む会計作業、タスクの割り当て、契約の署名などのワークフローを自動化することで、様々な観点から従業員の負担を軽減することが出来ます。
DottedSignとZapier統合により、ワークフロー全体を自動化
世界でSaaSサービスを展開する Kdan Mobile は、電子署名サービスである DottedSign と、3,000 を超えるクラウドベースのアプリを相互に接続するオンラインプラットフォームである Zapier との統合を発表しました。これらの企業の統合の目的は、 DottedSign のユーザーが他のビジネスツールを使用してワークフローを自動化できるようにすることです。
DottedSign と Zapier の統合により、ユーザーは契約の署名に至るまでとその後のプロセス、またはどちらかを自動化することが出来るようになります。 Zapier は、 DottedSign が何千ものアプリと取引を行うのに大きく役立ちます。 ユーザーは、1つのアプリのイベントを、他のアプリのアクションのトリガーとして設定することが出来るのです。
例えとして、ユーザーは最初に委任契約書を送信し、クライアントと契約することができます。署名された委任契約書が、 PayPal 、または Stripe を介した請求書の自動発行を作動します。そして、請求書の支払いにより契約が締結されると、 Pipedrive 、 Salesforce 、 Redtail などの CRM （顧客関係管理）ツールで顧客のステータスが更新されるのです。
KdanMobile の CEO である Kenny Su 氏は、「 Zapier との新しい統合は、簡易的な操作で実現出来るソリューションを提供するという DottedSign の使命と一致しています。我々のソフトウェアを Zapier と連携することは、クライアントがより効率的に作業できるようにするために現在取り組んでいる多くの取り組みの1つです。」と述べています。
DottedSign は Zapier との統合以外に「 Gmail 」、「 Microsoft Teams 」の2つのサービスとも連携をしています。Gmailアドオン、 Microsoft Teams それぞれについて紹介します。
Gmailアドオン機能により、Gmail上で契約業務を効率化
DottedSign は、 Gmail に電子サイン機能を添付することができるアドオンです。電子サインにより、早く安全な契約締結・管理ができ、契約までの時間を短縮し作業効率を効率化することができます。セキュリティ面も、世界で最も信頼される電子文書の信託サービスである『AATL認証』に対応いているので安心です。
Gmailアドオンを利用することで、今まではメールで契約書を送り、印刷して印鑑を押しサインしていましたが、Gmail アドオンで「 DottedSign 」を導入することで、 Gmail から直接契約書類に電子サインや署名依頼を行うことができます。
印刷してから契約書にサインという流れを省くことができるので、非常に業務を効率化することができます。
Microsoft Teamsとの連携を予定しており、Microsoft Teams上で契約業務が可能となるので、業務の効率化を実現可能に
Microsoft Teams は、マイクロソフト社が開発、提供するコラボレーションプラットフォームで、 Microsoft 365 アプリケーションの一部です。Teams は「チャット」「通話・WEB会議」「ファイルの共有」ができるサービスです。 DottedSign は Microsoft Teams との連携を予定しており、今後 Microsoft Teams 上で契約業務を行うことができるようになります。
以下に Microsoft Teams 上での実現可能となる契約業務の流れを記載します。
- DottedSign for Teams から契約書を作成
- DottedSign for Teams から契約書を送付＆サイン
- 契約書がサインされたら、 Teams には署名完了の通知が届く
他の人が DottedSign を使って署名依頼をする際は、 Teams から署名依頼の通知メッセージが届きます。このように Teams と DottedSign の連携により、 Teams 上で契約業務を行うことが可能となったので、非常に業務を効率化することができます。
DottedSignの短期・中期の目標について
DottedSign は短期・中期の目標として、 Microsoft Office 365 、 Salesforce （セールスフォース）、および Google Workspace （グーグル ワークスペース）のその他のツールとの直接連携の構築を目指しております。
まとめ
いかがでしたか？今回の DottedSign と Zapier の統合は、電子署名サービスを、一般的なビジネスソリューションとの互換性を高めるための計画の一部です。 これにより、 DottedSign は Google コンタクト、 Google ドライブ、 Gmail アドオンなどの Google Workspace ツールと連携されます。
ワークフローの自動化が行われることで、これまで時間がかかっていた業務の簡易化に繋がり、サービス提供側のコスト削減ももちろんですが、ユーザーにとっても、よりサービスが使いやすくなってウィンウィンですよね。
今回ご紹介した DottedSign と Zapier の統合は、2つのサービスを統合することでワークフローの自動化を行い、1つのサービスでは実現出来なかったサービスの向上を可能にしました。今後もこのような動きと共に、ユーザーによってより良いサービスが増えることに期待です。
