みなさんこんにちは、Kdanライターの津山です。今回は業務効率化を進めたい中小企業の方に、今すぐ取り組んでいただきたい3つの手法についてご紹介します！
コロナを機に、政府主導で働き方改革や脱ハンコ宣言など業務改善が推進されるようになりました。中小企業の特に管理職の皆さんは、業務改善へのプレッシャーを感じる方も多いのではないでしょうか？
ですがリソースが限られる中小企業では、日常業務に追われ、業務効率化まで手が回らないと悩んでいる企業も多いと思います。
そこで今回は、業務効率化のノウハウに精通している Kdan が、中小企業が業務効率化を上手に進めるコツと具体的な手順について説明します。これを読めば業務効率化が進み、近い将来必ず必要になる書類の電子化のポイントもわかります。
中小企業の方は是非この記事を参考に業務効率をアップさせてください！
目次
業務効率化の定義とは
まず業務効率化とはどういう意味かをおさらいしましょう。
業務効率化とは3つの「ム」（ムリ、ムダ、ムラ）を減らすことで企業の生産性を向上させる仕組みのことです。
3つの「ム」について、トヨタ生産システムにおける定義と例です。
| 3ム | 定義 | 例 |
|---|---|---|
| ムリ | 負荷が能力を上回っている状態 | 高いノルマや達成が困難なスケジュールや目標により、従業員や設備の負担が大きくなり効率が落ちる |
| ムダ | 能力が負荷を上回っている状態 | 過剰生産、不要な工程や定例会議等が形骸化している |
| ムラ | ムリとムダの両方が混在して時間によって現れる状態 | 時期や部署によって、業務量に差が発生し、過剰に忙しい状態と過剰に手が空く状態が存在する |
上記の3つの「ム」をなくすことで、同じ従業員数で労働時間数を削減でき、さらに今以上の成果を上げることができると考えられます。
中小企業が業務効率化に取り組むべき3つの理由と課題
ではなぜ今、中小企業が業務効率化に取り組まないといけないか？3つの理由をご紹介します。
理由1 労働人口減少による人手不足
日本では今後人口減少が進み、働き手となる20〜60代の中間層も減少する見込みです。将来は今より少ない人数で仕事を行うことになり、一人あたりの業務負担が非常に大きくなる可能性が高いのです。
参考URL: 総務省｜平成26年版 情報通信白書｜我が国の労働力人口における課題
理由2 働き方改革への対応
働き方改革とは、個々の事情に応じた柔軟な働き方を自分で選択できるようにするための改革です。例えば会社以外の場所で働けるテレワークの推進、デジタル化による業務効率化も働き方改革の一つです。
コロナを機に、地域に縛られず自由に職場が選べるようになってきています。中小企業にとっても、いい人材を獲得するために働き方改革は必須課題といえます。
理由3 書類の電子化の義務化
2020 年の政府の脱ハンコ宣言を受けて、企業書類の電子化義務化に向けた法律改正が進んでいます。
例えば 2022 年 1 月の電子帳簿保存法の改正では、電子取引で発生した領収書の電子保存が義務となりました。法律改正に伴い、今後は中小企業でも業務フローの見直しが必要になるでしょう。
電子帳簿保存法改正のポイントは、以下の記事で詳しく説明しているので参考にしてください！
しかし業務効率化が迫られる一方で、多くの中小企業は「業務見直しの時間がとれない」という課題を感じています。他にも人材・ノウハウがないという問題もあります。
つまり中小企業の業務効率化には、限られたリソース（人、時間、ノウハウなど）でどのように効率を最大化するかが鍵となります。
中小企業の業務効率化を上手に進める3つのコツ
中小企業の業務効率化において、限られた時間や人材の中でも、業務効率化を上手に進めるコツを3つお伝えします。
現状の業務課題とゴールを把握
効果的な業務効率化には、現状の課題把握とゴールを設定し、定期的なチェックが欠かせません。具体的なポイントは以下の通りです。
- 社員に課題をヒアリング
- KPI （業績評価の指標）の明確化
- 定期的な成果の確認と見直し
課題は直接社員に聞くのがベストですが、時間がなければアンケート形式でもいいでしょう。
目標を決めたら、ちゃんと結果が出ているかを定期的に確認します。思うような結果が出なければ仮説をたて、対策を見直すことが大切です。ダラダラと時間をかけ、作業が無駄になるリスクを避けられます。
業務効率化の優先順位をつける
中小企業では業務効率化に対応できる人材が限られるので、どの業務から改善すべきかの優先順位づけが必要です。
優先的に取り組む業務例として発生頻度が高いルーティーン業務があります。短期間に高い業務効率化の達成が可能であり、効果が感じやすいので社員の満足度の向上にも繋がります。
現場が使いやすいツールを選ぶ
業務効率化のシステムツールの導入では、コストだけでなく、現場の作業をよく理解して、誰でも使えるツールを選ぶことが大事です。
例えば筆者の会社では、リモートワーク導入に伴い業務を見える化するため、タスク管理ツールを導入しました。何個かのツールを試し、無料ではなく有料の使い勝手の良いツールを選びました。その結果仕事の漏れがなくなり、業務効率を大幅に改善しました。
業務効率化のシステム選びでは多くの企業がコストを気にします。ですがコストだけを基準にシステムを選ぶと、現場で使うためにカスタマイズが必要になり、逆にコストが高くなることもあります。
導入したいシステムが有料なら、無料トライアル期間を活用し、使用感を確かめるのがオススメです！
中小企業にオススメの業務効率化の方法3つ
最後に多くの中小企業の業務効率化に貢献してきた Kdan から、中小企業にオススメの業務効率化の方法を3つご紹介します！
業務のマニュアル作成
生産性を向上し、業務効率化を進めるためには、業務全体の流れや作業手順などを記したマニュアルの作成が必須です。
なぜなら中小企業は一人で分担する仕事範囲が広いにも関わらず、ベテラン社員への依存度が高く、人の入れ替わり時に業務効率が下がるリスクが高いからです。
マニュアルを作ることで、担当者が変わっても業務効率や品質を維持できる上、引き継ぎ時間の短縮にもなります。
マニュアル作成は紙ではなく、オンラインで共有できるメモアプリの利用がおすすめです。筆者の会社でも、全てのマニュアルをメモアプリにまとめており、わからないことがあれば常にそのマニュアルを見るようにしています。
不要な業務の洗い出しと削減
中小企業は少ない人員で業務を回すことが多いので、不要な業務の削減も必須です。誰も見ない資料の作成や無駄な会議は仕事の効率を下げるだけでなく、残業の原因にもなります。
仕事の棚卸しをして不要な業務を整理することは、業務効率面だけでなく、会社の残業代を減らすためにも重要です。
不要業務が残業に与える影響はこちらの記事でまとめていますので参考にしてください！
ペーパーレスにつながるツールの導入
最後はペーパーレスを実現するためのツールの導入です。政府の脱ハンコ政策に伴い、今後も電子化が義務化される書類が増えていくと考えられます。
そこで今から書類を電子化するための電子サインやクラウド保管サービスを導入することで、法律対応だけでなく、テレワークの実現や監査の効率化など業務効率改善が期待できます。
導入費用はかかりますが、会社にとっても印刷代や保管代、印紙の削減になるので、長期的には企業のコスト削減に繋がります！
さらに業務を効率化する方法を知りたい方は、以前紹介したスタートアップが実践している超効率的な仕事術もチェックしてくださいね！
中小企業の業務効率化には DottedSign
いかがでしたか？今後、中小企業の業務効率化、特に書類の電子化は法律の観点からも重要です。そこで書類のペーパーレス化を進めたい中小企業の方にオススメしたいのが DottedSign です。
DottedSign はあらゆるデバイスからアクセスし簡単に書類にサインができる上、現在利用中の書類のテンプレート（契約書、請求書、見積書等）を直接アップロードして電子化することも可能です。
また DottedSign には少人数向けのプランもあります。コストを抑えながらも使いやすいサービスを選びたい中小企業に最適です！
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