Más allá de la firma electrónica: automatice todo su flujo de trabajo documental
DottedSign va más allá de la firma. Enrute, apruebe, notifique, haga seguimiento y archive cada documento de forma automática, para que su equipo de operaciones dedique menos tiempo a perseguir aprobaciones y más tiempo a avanzar en el trabajo.
La firma electrónica era solo el punto de partida
Digitalizar solo las firmas no soluciona unas operaciones lentas. La eficiencia real proviene de automatizar todo el recorrido del documento: cada paso de enrutamiento, cada aprobación, cada notificación, antes y después de la firma en sí. Ese es el cambio de la firma electrónica a la automatización del flujo de trabajo operativo.
Las herramientas de firma por sí solas no arreglan un flujo de trabajo deficiente
Las aprobaciones se estancan en hilos de correo y unidades compartidas sin un enrutamiento u ownership claros
Los equipos no tienen visibilidad de en qué punto de la cadena de aprobación se ha atascado un documento
Los traspasos manuales entre departamentos provocan trabajo duplicado y pasos omitidos
Los documentos firmados se pierden entre herramientas desconectadas en lugar de estar en un único sistema centralizado
A los equipos de cumplimiento les cuesta reconstruir un rastro de auditoría completo a posteriori
Las herramientas puntuales de firma electrónica digitalizan el momento de la firma, pero dejan manual el resto del proceso
Una plataforma para todo el recorrido del documento
DottedSign automatiza lo que ocurre antes, durante y después de la firma, para que su flujo de trabajo funcione solo.
Enrutamiento de aprobaciones automatizado
Defina una vez las secuencias de aprobación de varios pasos, y DottedSign enrutará automáticamente cada documento al aprobador correcto, en el orden establecido.
Seguimiento del estado en tiempo real
Vea exactamente en qué punto del flujo de trabajo se encuentra cada documento, con actualizaciones de estado en vivo en lugar de comprobaciones manuales.
Notificaciones y recordatorios automatizados
Los aprobadores y las partes interesadas reciben notificaciones automáticas en cada paso, para que nada dependa de que alguien recuerde hacer seguimiento.
Control centralizado de documentos
Cada versión, aprobación y firma se encuentra en un único sistema centralizado, en lugar de dispersarse entre correos electrónicos y unidades compartidas.
Rastro listo para auditoría, capturado automáticamente
Cada paso de enrutamiento, aprobación y notificación queda registrado con marca de tiempo y a prueba de manipulaciones, listo para una revisión de cumplimiento en cualquier momento.
Integración API para una automatización de extremo a extremo
Conecte DottedSign con los sistemas operativos que ya utiliza, para que la automatización del flujo de trabajo se extienda más allá del propio documento.
De los traspasos manuales al flujo de trabajo automatizado
Paso 1
Enrutar
Paso 2
Aprobar
Paso 3
Notificar
Paso 4
Seguimiento
Paso 5
Archivar
Diseñado para cualquier flujo de trabajo de aprobación operativa
Aprobaciones
- Enrutamiento automático a través de una cadena de aprobación definida
- Visibilidad total de en qué punto está cada solicitud
- Sirve para solicitudes de presupuesto, órdenes de compra y aprobaciones internas
DottedSign frente al flujo de trabajo tradicional
Firmar un documento es solo un paso. DottedSign automatiza todo el flujo de trabajo que lo rodea.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia DottedSign de una herramienta de firma electrónica independiente?
Las herramientas de firma electrónica independientes solo digitalizan el momento de la firma. DottedSign automatiza todo el recorrido del documento en torno a ese momento: enrutamiento, aprobaciones de varios pasos, notificaciones, seguimiento en tiempo real y archivado, para que su equipo no tenga que hacer manualmente todo lo demás.
¿Necesitamos cambiar nuestros documentos o plantillas existentes?
No. Puede cargar los formularios PDF y las plantillas que ya utiliza hoy, sin necesidad de reformatearlos ni de un proyecto de migración.
¿Podemos configurar cadenas de aprobación de varios pasos?
Sí. Puede definir una secuencia de aprobación ordenada, por ejemplo jefe de departamento, luego finanzas y después cumplimiento, y DottedSign enrutará automáticamente cada documento al siguiente aprobador.
¿Cómo mantiene DottedSign informado a nuestro equipo de operaciones sin seguimiento manual?
Los aprobadores y las partes interesadas reciben notificaciones automáticas en el momento en que un documento está listo para su paso o se ha completado, para que nadie tenga que enviar un correo de comprobación de estado.
¿Qué visibilidad obtenemos sobre en qué punto del flujo de trabajo se encuentra un documento?
Operaciones y los administradores pueden ver el estado en tiempo real de cada documento —quién ha actuado, quién no y cuál es el siguiente paso— desde un único panel.
¿Existe un rastro de auditoría completo para el cumplimiento normativo?
Sí. Cada paso de enrutamiento, aprobación, notificación y firma queda registrado con marca de tiempo y a prueba de manipulaciones, proporcionando a los equipos de cumplimiento un registro listo para cualquier auditoría.
¿Puede DottedSign conectarse a los sistemas que ya utilizamos?
Sí. DottedSign es compatible con la integración mediante API, por lo que puede conectar los flujos de trabajo de documentos con sus sistemas operativos, de CRM o de cumplimiento existentes, y extender la automatización más allá del propio documento.
¿Cuánto tiempo lleva pasar de la firma electrónica a la automatización completa del flujo de trabajo?
La mayoría de los equipos pueden configurar su primer flujo de aprobación automatizado en cuestión de días, no de meses, ya que se basa en documentos y procesos que usted ya utiliza.
¿Está preparado para impulsar el crecimiento de su negocio con DottedSign?
Hable con nuestro equipo de ventas para explorar cómo DottedSign puede adaptarse a sus flujos de trabajo y sistemas existentes.
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