Cada día que pierde esperando papeleo es un día que no está construyendo
Consiga que cada nuevo subcontratista quede autorizado para la obra más rápido: acuerdos, formularios de cumplimiento, certificados de seguro y reconocimientos de seguridad, agrupados en un solo paquete digital, con menos idas y vueltas para su equipo en Dallas–Fort Worth, Houston, Austin y San Antonio.
Los cuellos de botella de incorporación que frenan sus obras
Los paquetes de incorporación incompletos quedan a medio terminar, sin forma sencilla de saber qué falta
Interminables llamadas y correos electrónicos persiguiendo a los subcontratistas por una firma o un formulario que falta
Los acuerdos y certificados firmados se pierden entre la oficina de campo y la obra
Los procesos de aprobación manuales hacen que los paquetes esperen días a que la persona adecuada los firme
Los equipos de campo no pueden firmar ni enviar el papeleo en la obra, por lo que la incorporación se detiene hasta que alguien llega a un escritorio
Los riesgos de cumplimiento se acumulan cuando los certificados de seguro o los reconocimientos de seguridad vencen sin que nadie se dé cuenta
Todo lo que su equipo necesita para incorporar subcontratistas más rápido
Diseñado para equipos de operaciones de construcción que necesitan cada paquete de incorporación completo, firmado y archivado antes de que un equipo pise la obra.
Plantillas de incorporación reutilizables
Cree un paquete de incorporación estándar una sola vez —MSA, W-9, certificado de seguro, reconocimiento de seguridad— y reutilícelo con cada nuevo subcontratista sin volver a montarlo desde cero.
Firma móvil desde cualquier lugar
Los subcontratistas y los supervisores de campo pueden revisar y firmar los documentos de incorporación desde un teléfono o una tableta, ya sea en la obra, en el camión o en la oficina.
Enrutamiento de aprobación secuencial
Cada paquete se enruta automáticamente a través de la revisión de seguridad y la aprobación de operaciones en el orden correcto, de modo que nada se firme fuera de secuencia.
Recordatorios automáticos
Deje de perseguir a los subcontratistas por firmas faltantes: los recordatorios automáticos insisten hasta que cada documento requerido esté completo.
Visibilidad en tiempo real
Vea de un vistazo qué subcontratistas están totalmente incorporados, cuáles están pendientes de revisión y qué documentos siguen faltando.
Registros de cumplimiento seguros
Cada acuerdo firmado, certificado y reconocimiento se almacena con un registro de auditoría verificable, listo para una revisión de cumplimiento o una auditoría de seguros.
Vea el flujo de incorporación de subcontratistas
Desde el momento en que se invita a un subcontratista hasta que queda autorizado para la obra: siga cada paso del paquete en un solo lugar.
Envíe el paquete de incorporación completo —acuerdos, formularios fiscales y documentos de cumplimiento— a un nuevo subcontratista en un solo envío.
La lista de verificación de incorporación de subcontratistas
Paso 1
Invitación
Paso 2
W-9
Paso 3
COI
Paso 4
Manual de seguridad
Paso 5
Aprobación de operaciones
Paso 6
Acceso a la obra
Diseñado para cada documento de incorporación que necesitan sus subcontratistas
MSA
Proceso tradicional vs. DottedSign
Vea cómo se compara la incorporación manual y en papel de subcontratistas con un paquete automatizado creado para equipos de construcción.
Incorpore a sus subcontratistas más rápido
Descubra cómo DottedSign se adapta a sus paquetes de incorporación, enrutamiento de aprobaciones y seguimiento de cumplimiento; los precios y casos de uso para su equipo están incluidos en la demostración.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de documentos podemos incluir en un paquete de incorporación de subcontratistas?
Puede combinar cualquier conjunto de documentos que requiera su proceso de incorporación —acuerdos marco de servicio, formularios fiscales W-9, certificados de seguro, reconocimientos de seguridad, formularios de autorización de equipos y formularios de registro de proveedores— en un solo paquete.
¿Pueden los subcontratistas completar el papeleo de incorporación desde su teléfono?
Sí. Los subcontratistas pueden revisar, completar y firmar cada documento del paquete desde un teléfono, una tableta o un ordenador, de modo que los equipos de campo no tengan que esperar acceso a una oficina para firmar algo que podrían firmar en la obra.
¿Cómo funciona la aprobación cuando varios departamentos deben revisar un paquete?
Cada paquete de incorporación se enruta automáticamente según el orden de aprobación que usted defina —por ejemplo, primero la revisión de seguridad y luego la aprobación de operaciones— para que cada departamento firme en secuencia sin traspasos manuales.
¿Cómo evita DottedSign que el papeleo faltante retrase la incorporación?
Los campos y firmas requeridos son obligatorios antes de que un documento se considere completo, y los recordatorios automáticos insisten con los subcontratistas hasta que se presente cada elemento pendiente del paquete.
¿Podemos reutilizar el mismo paquete de incorporación para cada nuevo subcontratista?
Sí. Cree una plantilla reutilizable una sola vez con su conjunto estándar de acuerdos y formularios, y envíela a cada nuevo subcontratista sin volver a crear el paquete desde cero.
¿Cómo ayuda esto con los requisitos de cumplimiento de Texas?
Los contratistas generales y las aseguradoras de Texas suelen exigir pruebas de que el certificado de seguro, el reconocimiento de seguridad y los acuerdos de un subcontratista estaban archivados antes de que ese subcontratista pisara la obra. DottedSign le proporciona un registro con marca de tiempo del momento exacto en que se completó y aprobó cada documento, de modo que, cuando un contratista general o una aseguradora solicite pruebas, pueda presentarlas al instante en lugar de reconstruir un rastro en papel después de los hechos.
¿Con qué rapidez puede nuestro equipo ponerse en marcha?
La mayoría de los equipos de construcción tienen su primera plantilla de incorporación creada y su primer paquete de subcontratista enviado en cuestión de días, sin necesidad de un proyecto de TI.
¿Dónde se almacenan los documentos de nuestros subcontratistas y qué tan seguro es ese almacenamiento?
Los paquetes completados se almacenan en un registro cifrado y con control de acceso, con un historial completo de firmas y aprobaciones, para que pueda recuperar los documentos de cualquier subcontratista bajo demanda para una revisión de cumplimiento o de seguros.
¿Se integra esto con las herramientas que ya utiliza nuestra oficina?
Los paquetes de incorporación y su estado de finalización se pueden seguir junto con sus flujos de trabajo de proyectos y cumplimiento existentes, para que su oficina y sus equipos de campo no tengan que adoptar un sistema aparte solo para la incorporación.
¿Cuánto cuesta la automatización de la incorporación de subcontratistas?
El precio depende del tamaño de su equipo y el volumen de incorporación. Solicite una demostración a continuación y nuestro equipo le explicará un plan que se ajuste a cuántos subcontratistas incorpora cada mes.
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