電子契約の仕組みと導入の流れとは？おすすめ電子契約ツールを紹介

こんにちは、Kdanライターの津山です！2020年以降、コロナ禍で在宅ワークが広がり、企業では多くの書類を電子化しました。契約書も例外ではなく、電子契約に切り替える企業もかなり増えています。

しかしアンケートによると、中小企業では2割程度しか電子契約への切り替えを行っていません。

なぜなら、契約を電子化した場合の法的効力が不明確である上に、業務フローが煩雑になり業務負荷が増える懸念があるからです。

ですが、電子契約は正しい流れでサインを行えば、書面の契約書と同じ法的効力を持ちます。また専門のサービスを利用すれば、手続きも非常に簡単です。

そこで今回は、皆様の不安を解消するために、電子契約の仕組みや導入の流れ、最後におすすめのサービスを、電子契約のプロが丁寧に解説します！

今後、電子契約への移行をお考えの企業の方は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

電子契約締結までの流れと仕組み

まず最初に、電子契約の締結までの流れと仕組みを簡単に紹介します。

電子契約とは、電子文書のやりとりだけで契約を締結する方法のことです。具体的には、契約提示者がオンラインで契約書を作成し、インターネットやメールを用いて相手方へ送付します。

電子契約では、契約内容への同意を示すサインを行う際、「電子署名」を利用します。これは契約者同士で間違いなく本人がサインしたこと、かつ書類が改ざんされてないことを証明するための署名データです。

契約提示者と相手方、双方の電子署名が行われると、契約締結となります！

また電子契約でも紙の契約書と同様に「いつ」契約書が締結されたのか示す必要があります。そこで必要になるのが、「タイムスタンプ」と呼ばれるデータです。

タイムスタンプには、電子文書がタイムスタンプ発行時点で存在していたこと、電子署名後に改ざんされてないこと、2つの事実を証明する役割があります。

電子署名とタイムスタンプの両方を併用して初めて、電子契約にも書面と同様の法的効力が備わります。

電子契約を作成する2つの方法

では次に、電子契約を作成する2つの方法を紹介します。契約書の法的効力が異なるため、しっかり違いを理解していただきたいと思います！

１つめは、自社でWordやPDFなどのソフトを使用して契約書を作成し、メールやチャットツールを通じて相手に送る方法です。

無料ソフトで電子化した契約書を作成できるため、誰でも簡単に作成できます。ただし電子署名やタイムスタンプのデータを持っておらず、法的効力が非常に弱いデメリットがあります。

もう１つは、専門の電子契約サービスを利用して、契約書を作成する方法です。契約書の作成からサインまで、全て専門のプラットフォーム上で行います。

 

DottedSignなど、専門の電子契約サービスでは、法律要件を満たす電子署名とタイムスタンプが利用でき、契約書の法的効力はかなり高くなります。

ビジネスでは、契約書の内容に違反があれば訴訟に発展する場合もあります。訴訟では契約書の法的効力の有無が重要になるため、大事な契約書は専門の電子契約サービスを利用することをお勧めします。

電子契約を利用する際の注意点

 

電子契約は専門のサービスを使えば、安全で便利に利用できます。ただし一方で全ての契約に使えるわけではないので注意が必要です。

日本の法律上、必ず書面発行が必要な契約書もあります。３つの事例を紹介します：

• 任意後見契約書
• 事業用定期借地権設定のための契約書
• 農地の賃貸借契約書…など

また、法律で書面発行が定められた契約書以外にも、電子化ができない場合があります。相手方が書面発行を希望した場合です。基本的に契約書の電子化には、当事者間の同意が必要になります。

「電子化できない書類」の内容をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

電子契約サービス導入の流れを徹底解説

 

最後に、電子契約サービス導入を検討中の方に、専門家が電子契約を導入する流れをまとめて説明します。実際にお勧めのサービスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください！

１.電子契約を活用する範囲の決定

まず最初に、社内でどこまでの契約を電子化するか範囲を明確にします。

事前に電子化する範囲を決めておくことで、サービスを選ぶ際に、必要な機能がない、無駄に高機能なせいでコストが高い、というミスマッチを防ぐことができます。

２.契約に関する社内規定の見直し

電子契約サービスを導入する前に、契約書に関する社内規定の見直しが必要です。

具体的には、電子契約を有効とする旨や、契約データの保存先やアクセス権限、保管期限、破棄などの文書管理のルールを、社内規定で定めておきましょう。

３.電子契約サービスの選定

 

次に電子契約サービスの選定です。サービス選定の際は、価格、対応言語、署名方法の３つのポイントに注目しましょう。

特にわかりにくいのは、署名方法です。以前のブログで紹介した通り、電子契約サービスが提供する電子署名には「当事者型」と「立会人型」という2種類の方法があります。

結論を言うと、どちらの方法も法的効力を持つため心配はいりません。ただ立会人型の方がサインの手続きが楽なため、今では多くの企業が立会人型電子署名を利用しています。

電子契約サービスの価格や署名方法の違いをまとめて比較したい方は、こちらのブログを参考にしてください！

４.契約書の記載内容のチェックおよび変更

初めて電子契約に切り替える場合、契約書の記載内容も変更が必要になります。

例えば、自筆署名や捺印といった書面を想定した単語は、「電子署名」という単語に修正します。

契約を締結した後で内容に矛盾が見つかり、契約が無効になるというトラブルを避けるため、必ず法務部や弁護士と一緒に契約内容のチェックを行いましょう。

５.取引先や契約者との調整、社内での周知

契約書を書面から電子契約に変更する際には、必ず事前に取引先への説明を行い、同意を得るようにしましょう。

取引先の同意を得られやすくするために、電子契約の安全性や、システムの利便性、管理面のメリットを説明する資料を準備しておくことがお勧めです。

また同時に、社内の従業員への教育も必須です。従業員には実際に目の前でデモンストレーションを見せるなどして電子契約の使い方の説明を行い、理解を深めてもらうことが大切です。

電子契約を導入するならDottedSign（ドットサイン）

 

いかがでしたか？電子契約は、専門のサービスを使えば書面と同様の法的効力がある、ということがわかっていただけたかと思います！

そこで今後電子契約を導入したい皆様にお勧めしたいのが、Kdan社が開発した電子契約サービスDottedSignです。

DottedSignを利用するメリットは、導入の流れが非常にシンプルである、豊富な機能を備えている、リーズナブルな価格で利用できる、という点です。

DottedSignでは、アカウントを作成すると、すぐに契約書の送信と署名をする準備が整います。また、現在の書面の契約書をPDFにしてアップロードできる機能もあり、今すぐに契約書の電子化が可能です。

 

また監査で欠かせない変更履歴追跡機能や、ワークフロー機能、対面署名機能など、ビジネスで活躍する機能が充実しています。

現在DottedSignでは、14日間の無料トライアルを実施しています。電子契約の導入をお考えの皆様はぜひ一度お問合せください！