５分で全てわかる！電子署名の仕組み・メリット・法律

こんにちは！Kdanライターの津山です。リモートワークが推奨されて1年が経ちますが、皆さんの会社では完全にリモート化できていますか？

完全リモートを実現できない理由の一つが紙書類です。私の知り合いも、契約書や請求書チェックのためだけに週２日の出社を続けていますが、これは本当に時間がもったいないと思います。

そんな紙書類の管理から解放されるために、強い味方となるのが電子署名です！
そこで今回は、電子署名の仕組み・メリット・法律がサクッとわかる記事をお届けします。

たった５分で電子署名の仕組みをはじめ基礎知識が全て理解できますので、これから書類の電子化を進めたい！という事業者の方は必見です。

電子署名の基礎知識

電子署名とは、インターネット上で電子化された文書に対して行われる電子的な署名です。
紙文書のサインや印鑑に相当し、電子文書に電子署名を行うことで間違いなくその文書が署名者本人のものであることと、内容が改ざんされていないことを証明します。

ここでは最低限知っておきたい電子署名の４つの基礎知識を紹介します。

電子署名の必要性

電子署名は紙文書の署名や押印に相当し、電子取引や会社書類を電子化したい企業にとっては絶対に欠かせません。
国境を越えるグローバル取引の増加、コロナによるリモートワークの促進により、インターネット上の取引やペーパレス化は急速に拡大しており、今や多くのビジネスで電子署名の利用なしにはビジネスが成立しない状況となりつつあります。

電子署名が必要な文書

電子署名が必要な例を３つ紹介します。

・電子取引でやり取りされる契約書や請求書などの電子文書（法律上必要）

・社内の重要書類（セキュリティ上必要）

・公開文書への電子署名（セキュリティ上必要）

電子取引文書以外は法律上の用件ではないものの、重要書類もセキュリティ対策として電子署名を利用することをお勧めします。

セキュリティについては５分でわかる電子署名と暗号化の仕組み！超重要セキュリティ対策に詳しく記載しましたので合わせてご覧ください。

電子署名の役割はセキュリティと法的根拠

電子署名の役割は２つあります。一つはセキュリティ対策で、もう一つは法的効力の担保です。

電子署名を行うことで電子文書を改ざんやなりすましの脅威から守り、安全で確実に相手に届けることができます。
またタイムスタンプと呼ばれる時間証明の仕組みと併用することで電子文書の原本性を確保し、電子文書に法的な根拠を与えます。

参考：総務省HP　電子署名・認証・タイムスタンプ　その役割と活用

電子署名の仕組み

電子署名が電子文書のセキュリティを守り、法的根拠を与える仕組みについて３つの観点から説明します。

公開鍵暗号方式

電子取引では、電子文書の法的担保及びセキュリティ確保のため、「公開鍵暗号方式」を用いて文書を送付する必要があります。

公開鍵暗号方式にも種類がありますが、一般的には RSA暗号方式が使われます。これは文書の暗号化と復元で２つの異なる鍵（公開鍵（Public Key）と秘密鍵（Private Key））を使用する方法です。

電子署名とは文書を「秘密鍵」により暗号化した証明であり、文書のセキュリティを守る上で重要な役割を果たします。

電子署名と電子証明書

電子署名の「秘密鍵」とペアになる「公開鍵」の役割を果たすのが電子証明書です。
そのため電子署名を利用する際は事前に認証局に対して電子証明書の利用申し込みを行い、認証局から電子証明書を受理する必要があります。

これにより秘密鍵と公開鍵の一対一の対応付けと、利用者の証明を行うことができます。

電子署名とタイムスタンプ

電子署名の利用により改ざん防止と本人証明を行うことができますが、証明できない情報があります。それが「時間」です。

そこで、電子署名に「タイムスタンプ」と呼ばれる技術を用いて、文書の正当性を担保します。
電子文書保管に関するルールを定めた「電子帳簿保存法」という法律で、電子契約などは文書の「真実性の確保」のためには書類が作成された「時間」を証明する必要があると書かれています。

ここで一つ補足ですが、日本の「認定タイムスタンプ」を提供している電子署名クラウドサービス事業者は多くありません。最大手DocuSignやKdanのDottedSignでもタイムスタンプサービスを提供していますが、日本の「認定タイムスタンプ」には該当しません。

では日本の国税関連書類はどうするの！？と思われる方もいると思いますがご安心ください！

電子帳簿保存法の決まりでは「電子文書の記載内容について訂正または削除の事実及び内容を確認することができるシステムを使う」ことで法律の要件を満たすことができます。

こちらは2022年の改正で、確認内容の要件が一部緩和されています。詳しくは以下の記事をご覧ください！

【領収書の電子化】電子帳簿保存法改正で領収書はどう管理する？電子化の手法

DottedSignではトラッキング（監査証跡）機能を備えており、受信者から署名をした人まで、全ての操作記録が詳細に記録・保護され、文書のバージョン管理が行えます。
このようなクラウドサービスを使用することで、法律にも安心して対応することができます。

参考：総務省HP　電子署名・認証・タイムスタンプ　その役割と活用

電子署名のメリットと注意点

電子署名を使い文書を電子化することで得られる３つのメリットと、電子化を始める際の注意点を記載します。

メリット

コスト削減：紙文書の電子化により印紙が不要になります。またペーパレス化により紙代や印刷費、郵送費、保管費用の削減も期待できます。
業務効率のアップ：電子文書にすることで、場所を選ばず業務を進められるため、業務効率が格段に上がります。また電子化により文書管理や検索の時間が大幅に短縮できます。
セキュリティの強化：電子署名された電子文書は改ざん防止や作成者証明の効果を持つため、重要文書のセキュリティが強化されます。