こんにちは Kdan のライター佐藤です。
突然ですが、皆さんは電子メールで PDF にして送られてきた契約書をどのように処理していますか？
恐らく多くの方は印刷をして、上長から捺印の許可をもらって、捺印した後にお客さんに郵送をしていると思います。
「いや、うちの会社では契約書をすべて電子化して電子契約で済ませてます」って強者もいるかもしれませんが、そうでない方もいらっしゃると思います。
今回は、契約書をPDFで作りたい！契約書がPDFで送られてきて、印刷してサインをしたのでもう一度PDF化したい！といった方々のために、契約書を電子化（PDF化）する方法と、その有効性について解説します！
また、「契約書がPDFで送られてきたけど、ここに書き込みたい！」という方のためにも内容を用意しているのでぜひ参考にしてください！
目次
契約書をPDF化する方法
Word形式、または紙で作成・受諾した契約書をPDF化するには、主に3通りの方法が存在します。
- スキャナで契約書をPDF化する方法
- Wordで契約書をPDF化する方法
- 電子契約サービスを使って契約を締結する方法
それぞれの方法を紹介します！
1. スキャナで契約書をPDF化する方法
1つめの方法は、スキャンをすることで締結済みである紙の契約書を電子化（PDF化）する方法です。
入力期間の制限や一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り、タイムスタンプの付与など（2023年9月現在）電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすことで、スキャナでPDF化した契約書を電子データとして保存しておくことが可能となります。
▶︎【領収書の電子化】電子帳簿保存法改正で領収書はどう管理する？電子化の手法
2. Wordで契約書をPDF化する方法
Wordで作成した契約書をPDF化する場合、以下の手順で行ってください。
1.［ファイル］をクリック
2.［名前を付けて保存］をクリック（チェックがついている状態にする）
3.保存を選択
4.ファイルの種類で「PDF」を選択
5.保存先を確認し、「保存」をクリック
こちらは簡単ですね！画像つきでたくさんの記事で紹介されているので文字だけでわからない方はそちらも参考にしてください！
3. 電子契約サービスを使って契約を締結する方法
3つめの方法が、既存の電子契約サービス上で、電子化された契約書を用いて契約を締結する方法です。
ここでは1つ1つの紹介は割愛させていただきますので、電子契約サービスを詳細に比較した記事を別途ご覧ください！
▶︎【2023最新】電子契約サービス5社を徹底比較！特徴や料金プランを紹介
そしてこの時、契約書データに電子署名とタイムスタンプを付与することで、署名を施した書面の契約書と同等の法的証拠力を担保することが可能です。
先ほど紹介した、すでに締結された紙の契約書をPDF化する方法とは違い、契約書データ自体が原本となります。したがって、印刷した書面を別途保管しておく必要はない、というメリットがあるのです。
いかがでしたか。そして、この記事の後半では、日本における電子契約書の有効性について解説していきます！あわせてご確認ください。
ちなみに、今回は書類を電子化（PDF化）する方法を紹介しました。中には、「契約書がPDFで送られてきたけど、ここに書き込みたい！」という方もいらっしゃると思います。送られてきたPDFの契約書に直接書き込みたい！という方は以下の記事をご覧ください。
▶︎【無料】PDF書き込み・手書き・文字を入力する方法を図解で紹介
日本における電子契約の法的な効力
最初に、日本では電子契約はきちんと法的な効力があります。また、電子契約に限らず、一度印刷して捺印後にスキャンしたドキュメントに関してもきちんと法的な効力があります。
日本において法的な効力がある契約書の定義は皆さんが考えているよりもシンプルで、主に2つです。一つは真正性、つまり契約書にサインをしているのが本人か否か、ということとサインをする本人に承諾の意思があるかないかです。
つまり、捺印された契約書をスキャンして PDF にした文書も、捺印した人物がメールで特定出来るようであれば 真正性が確認でき、尚且つ承諾の意思も確認できるので問題ありません。
ただし、PDF化した捺印済み/署名済みの契約書はいくつか注意点が必要なので、その点について簡単に述べたいと思います。
PDF化した契約書の処理
契約書に捺印して PDF 化したものを相手に送れば問題ないってなんだか心配になりますよね。ご察しの通り、いくつかのポイントを抑えなければ問題があります（笑）そこで、簡単にポイントをお伝えします。
- 印刷してPDF にした原本は残しておく
- 電子サイン/電子署名を PDF やその他の電子ファイルに直接使う場合は、電子サインを用いて契約を締結する旨を書く
- 契約書の真正性を確保する
一つ一つご説明します。 PDF にして送られてきた契約書を一度印刷してから捺印をしてスキャンした場合、捺印をした文書を保存しておく必要があります。
それは契約書に大抵「本証書２通を作成し、甲乙各１通を保管する。」と書かれているためです。
原本を無くすことは契約書に明記された保管義務を放棄したことになるため、保管が必要になります。
次に#2と#3ですが、これは真正性を確保するために必要なポイントです。電子サインに限らず契約書で重要なのは「誰が」契約書に承諾をしたかということです。
紙の契約書に直接署名、或いは捺印をする行為がいいとされている理由は真正性が確保されるためです。
電子サインでも真正性が確保されていればいいため、その場合はお互いの会社が電子サインで合意することが契約書で書かれてあれば問題ありません。
電子署名ならDottedSign
- いつでもどこでも契約完了
- 契約ステータスの一元管理
- 日本語・中国語・英語に対応
無料で3タスクまで
お試しいただけます！
真正性が確保できる電子サインは「DottedSign（ドットサイン）」
契約書の署名において重要なのは真正性と承諾の意思というお話をしました。真正性が確保出来ればそもそも印刷をして捺印をしてスキャンして、PDFにして送るなんて面倒な事をする必要はありません。
電子サインを使って互いにサインしあってそのファイルを送れば実は法的な効力があります。
ただし、ここで一つ懸念が生まれます。電子サインは本当に安全か？ということです。例えばAさんの電子サインをBさんが勝手に改ざん、或いは模倣しないかという懸念です。
逆を言えば、電子サインを選ぶ上で重要なのはセキュリティと、誰がいつどこで電子サインを用いたかという記録です。次に、セキュリティが万全とわかれば大事なのは操作性です。電子サインで大事なポイントは真正性と承諾なので、複雑な機能は正直そこまで必要ありません。
ここでオススメしたいのが DottedSign（ドットサイン） です。
「DottedSign（ドットサイン）」はAATLの認証局である中華電信と連携することで、「DottedSign」電子サインサービスを通じてサインされたすべての文書が、中華電信「A+Sign」の審査証明を受けます。それにより、署名プロセスの改ざんを防ぎ、セキュリティ性が高まります。
<参考：電子サインサービス「DottedSign」がAATL認証に対応>
また、DottedSign では保存中または転送中のすべてのサーバー上のデータを暗号化します。DottedSign のセキュリティポリシーを見れば Kdan が如何にセキュリティを重視しているがわかります。
<参考：セキュリティポリシー>
誰が何をしたかという活動履歴も PDF にして全て閲覧が可能です。
最後に DottedSign の優れた操作性についてお話をします。DottedSign にログインをするとわかりますが、基本的な項目は3つしかありません。それぞれ『ドキュメント』、『検索』、『設定』です。
このうち、電子サインを行う場所は『ドキュメント』のみです。ITに疎い恒例の上長にも「一番左のドキュメントをクリックしてサインをすればいいです」と言えば迷わないでしょう。ユーザーの使いやすさを徹底して、究極まで削ぎ落とした結果、とてもシンプルな作りになりました。
『ドキュメント』内の契約書は PDF にしてアップして、後は電子サインや電子印鑑を所定の場所に足すだけです。
電子サインや電子印鑑は『設定』部分で非常に簡単に作成することが可能です。
いかがでしたでしょうか？PDF として届いた契約書はまさか捺印してスキャンしてそのままメールを送るだけで法的な効力があると思った方は少ないのではないでしょうか？
ただ、現在コロナ渦のご時世に会社に出勤して印刷して捺印、或いは署名をするのはかなり面倒かと思います。コロナが収束した後も面倒かと思います。
そこで今後は電子署名/電子サインという選択肢があることをこのブログではご提案しました。中でも DottedSign は抜群の使いやすさなので、是非この機会にご検討ください！
