【不動産業の電子化解禁】電子契約のメリット・注意点と導入実例を紹介

こんにちは、Kdanライターの津山です。みなさんは2022年から不動産業界で電子契約が利用できるようになることをご存知ですか?

これまでの不動産の契約といえば、まず下見に行き、気に入ったら家にハンコを取りに帰って、また不動産会社に集まって、やっと契約…そんなイメージが強いのではないでしょうか?

ですが2021年5月に国会でデジタル改革関連法が成立したことで、今後不動産契約は完全に電子化できるようになります。電子化への移行をスムーズに行うために重要なのが、電子契約の知識と今回の法律改正内容の理解です。

そこで今回は、電子契約に精通するKdanから、不動産契約の電子化にあたり必須の知識である電子契約の基本と、デジタル改革関連法成立による不動産契約への影響、そして最後に、今すでに不動産で電子契約を導入している台湾の事例までをまとめてお伝えします。

2022年から始まる不動産契約の電子化の波に乗り遅れないためにも、不動産事業者の皆様は今すぐチェックしてください!

まず知っておきたい電子契約の概要と6つのメリット

賃貸契約書

まず最初に、これまで電子化した契約書(電子契約)を利用したことがない方に向け、電子契約の概要とメリットについて簡単に説明します。

電子契約とは?

電子上(オンライン上)で契約業務を完結する方法の総称です。

具体的には従来の紙面に印鑑を押印する契約書の代わりに、オンライン上で電子ファイルに電子署名や電子サインをして契約を締結する方法を指します。

電子契約を導入する6つのメリット

  1. 数百円~数十万の収入印紙が不要になる
  2. 保管代・印刷代・郵送代などの経費削減になる
  3. アクセス制限が可能になりコンプライアンス強化になる
  4. 契約の締結が迅速化する
  5. 契約更新の確認が容易になる
  6. テレワークの徹底が可能になる

電子契約を導入するメリットは費用、コンプライアンス、業務改善まで多岐にわたります。これらのメリットを正しく理解すれば、今すぐにでも電子契約を導入したいと考える不動産事業者の方は少なくないと考えます。

電子契約の導入でできること

電子契約の導入でできることを一言でまとめると、どこからでも、いつでも、あらゆるデバイスで、契約書にサインできる、ということです。

電子サイン

例えばKdanの提供する電子契約サービスDottedSign (ドットサイン)を使うと、オンライン上にアップロードされた契約書を、場所や時間を選ばず、スマホやタブレットなどからサインできるようになります。さらにドットサインのようにワークフロー機能もついていれば、契約の進捗状況も一目で確認できます。

電子契約の導入により、従来のように紙の契約書を印刷、郵送したりする必要がなく、さらにハンコリレーの必要も無くなるので、契約を迅速にクロージングできるようになります。

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電子契約における「電子サイン」と「電子署名」の違い

法律

正しく使えば非常に便利な電子契約ですが、契約に署名する際「電子サイン」と「電子署名」の2種類の署名方法を耳にすることがあります。実はこの2つの違いは範囲と法的効力です。

電子サイン

契約書などの電子書面に対する署名・記録について証明する電子プロセスのことです。電子文書に関する本人認証手続き全般のことを指します。

電子署名

電子サインの中でも、認証局が厳格に本人確認した電子証明書とタイムスタンプを利用した署名のことです。電子署名の利用には電子署名法に準拠したサービスを契約する必要があります。紙契約でいう実印のようなもので、より高い信頼性と法的効力が求められる重要な契約書には必須です。

電子署名
引用元:総務省 電子署名・認証・タイムスタンプ その役割と活用

電子署名の基本はこちらのKdanブログで仕組みと内容を詳しく紹介しています。導入を検討されている不動産業界の皆様はぜひ参考にしてください。

不動産の電子契約導入に関する法律のまとめ

不動産契約

宅地建物取引業法の改正に伴う変更点

2022年以降、不動産業界でも契約書などの電子化が認められるようになります。ここでは不動産業者の方々が押さえておきたい法律について解説します。

2022年からの変更を簡単にまとめると、宅地建物取引業法の改正により、これまで書面交付が必須だった重要事項説明書(35条書面)と不動産取引の契約書(37条書面)の電子化が認められるようになります。

この変更により、不動産売買・賃貸契約でも重要事項契約書の説明から契約書の締結まで、すべてオンラインで手続きできるようになります。電子化できる書類を一目でまとめたのが以下の表です。

2022年宅地建物取引業法の改正に伴う変更点

 2022年から電子化すでに電子化可能
重要事項説明書(宅建業法35条書面)×
不動産取引の新規契約(宅建業法37条書面)×
不動産取引の更新契約
駐車場の賃貸借契約

この変更を受けて、不動産業界では8割以上が電子契約を利用したいという意見も出ています。ですが実際に移行できる準備が整っているところはまだ3割程度です。

つまり今から電子化対応の準備をしておけば、他社より早く業務効率化が見込めるだけでなく、今後電子化を希望するお客様の満足度をいち早く高められる可能性があります。

電子契約を導入する場合の法律上の注意点

しかし不動産業で電子契約を導入する場合、法律上気をつける注意点があります。それは重要事項説明書・契約書共に、電子交付にあたり当事者(契約者)の承認が必要である点です。

デジタル改革関連法案
引用元:総務省 デジタル改革関連法案について

もし契約者がネットを利用していない、あるいはセキュリティ面に不安を感じ書面での発行を希望する場合は、事業者はその求めに応じないといけません。

せっかく電子契約を導入しても、紙契約書と同時利用していては電子契約のメリットである業務効率化やコンプライアンス強化などの目的が十分に達成できない恐れがあります。

ですが書面交付を希望する方にも、電子契約で対応できる方法があります。それは対面署名の機能がついた電子署名サービスを利用することです。

電子サイン

例えばドットサインの対面署名機能は、紙の契約書をタブレットに置き換えて対面でサインしてもらう方法なので、紙契約書の保管は不要です。サイン後の契約書は印刷可能なので、それを示せば納得してくださるお客様も多いのではないかと考えます。

もしこれから電子署名サービスの利用を検討する場合は、対面署名機能の有無についても確認し、実際にトライアルで利用してみることをお勧めします。対面署名機能について詳しく知りたい方は、こちらのブログをぜひ参考にしてください。

台湾で広がる不動産電子契約の実例を紹介

最後に、すでに不動産業界で電子契約が導入されている台湾から、一歩進んだ台湾の不動産電子契約の導入実例を紹介したいと思います。

DDROOM 租屋數位管家

引用元:DDROOM 租屋數位管家

DDROOMは賃貸手続きのデジタル化に特化した賃貸プラットフォームです。筆者も時々利用していますが、過去のDDROOMの検索履歴をもとにユーザーに合わせたお勧め物件をラインで連絡してくれます。

DDROOMのプラットフォームには電子署名機能(線上簽約)が含まれるため、全てオンラインで賃貸の契約締結が可能です。この電子署名機能は、コロナ禍でも一度も顔をあわせずに安心して契約できるということで台湾のテレビで取り上げられ大きな話題になりました。

DDroomの電子サイン機能
引用元:DDROOM 租屋數位管家

今後、日本でも不動産業界の電子化が進めば同様のサービスが登場する可能性は大いにあります。

ちなみに日本の大手不動産会社の調査では、特に賃貸契約・解約で今後電子化を希望する人が増えています。また最も煩わしいと感じる手続きは「手続きのためだけに不動産会社に足を運ぶこと」という結果が出ています。

つまり今回の電子化解禁で、電子化を希望している人は少なくないのです。

参考:賃貸更新時における電子サイン利用の実態と希望に落差~不動産取引における書類のオンライン化・電子サインに関する実態調査New

電子契約を希望する契約者を逃さないためにも、今から契約書の電子化に対応できる環境を整えるのがオススメです!

もし契約書の電子化以外にも、不動産のDX化全般に興味がある方はこちらのブログを参考にしてください

いかがでしたか?不動産業界の電子化は2022年以降急速に進む可能性があることがわかっていただけたかと思います。

まだ契約書の電子化対応を始めていない不動産業界の皆様は、ぜひ今から検討を開始し、どこよりも早く経費削減や契約業務の効率改善を達成してください!

Dottedsign

現在Kdanでは、対面署名機能もある電子署名サービスドットサインの14日間の無料トライアルを実施しています。もし電子契約の導入を検討され始めている不動産業界の方がおられましたら、ぜひ一度お問い合わせください!

執筆者

一橋大学経済学部卒業。大学在学中は労働統計学を専攻、統計データを活用した労働市場の最適化を研究。日本の某大手メーカーで11年勤務、うち2年は台湾駐在。現在は台湾にあるデジタルマーケティングの会社に勤務。

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