働き方改革も進み、多くの企業でリモートワークやハイブリットワークが採用され始めて言うのと同時に、ペーパーレス化やモバイル上で契約締結を行うことができる電子サインの普及も拡大を見せています。従来の紙媒体を通した契約に取って代わって需要を伸ばしており、今後もより活用されると予想されています。Kdan Mobileでは、以前より作業の効率化を目的とした電子サインサービス「DottedSign」を提供しています。この度、そのDottedSignに新機能「タスク中止」と「サインを拒否」が実装されました。
そこで本記事では、改めてDottedSignというサービスについてのご紹介と、今回新しく使えるようになった、タスク中止とサイン拒否機能について詳しくご紹介していきます。
目次
DottedSign（ドットサイン）とは？
DottedSignとは、契約業務をクラウドベースで行うことができる電子サインサービスです。さまざまな業務で多くの契約書が必要とされている中で、契約書の発行から、契約締結、管理など、すべての業務をオンラインで完結できるツールになっています。安全かつ迅速な手続きを行うことができるため、すでにあらゆる業界で活用されています。オンライン上でプロセスを進めることができることにより、デバイスや場所を問わず作業を行うことができます。従来の紙媒体を使用する契約書への署名プロセスを自動化し、業務の効率化を実現することが可能なため、従業員の負担を減らしたり、コスト削減に繋がることもユーザーにとっては魅力的な点なのではないでしょうか。
「タスク中止」機能とは？
そんなDottedSignに今回新しく搭載された機能の1つ、「タスク中止」機能。タスク中止機能とは、その名の通りタスク作成者が中止の作業を行うことができる機能です。タスクを作成した後に、契約内容の誤りや変更などがあってタスクの続行を阻止したい場合に使います。一度作成した署名は、不正防止の観点から戻って修正などが行えないようになっています。そのため、代わりにタスク中止機能を使ってタスクの進行を止めます。
「サインを拒否」機能とは？
続いて、サイン拒否機能とは、受信したサインの依頼を拒否することができる機能です。本来、発信者しかサインタスクを中止することができませんでしたが、新機能を使うことで、署名者もタスクを止めることができるようになったのです。あくまで、発信者が署名者に拒否の権限を付与する機能なため、権限がない署名者が拒否することはできません。拒否する権限を持つ署名者のみ、タスクを中止できるようになりました。また、サインの拒否をする際にはその理由を追加で設定することもできます。
「タスク中止」の手順を紹介
以下では、タスクを中止する手順をご紹介しています。
- 契約書を送信後、DottedSignページ上部にある「ドキュメント」をクリックする
- 「処理中」をクリックし、該当する契約書の右上にある「…」をクリックする
- 項目の中から「アボート」をクリックする
- 「タスクを無効にする」という確認画面が表示されるので、再度「アボート」をクリックする
- 送信したサインタスクが無効になり、署名者にお知らせメールが届く
このように、非常に簡単なステップでタスク中止の設定を行うことができます。また、署名者にもお知らせメールが届くため認識の相違も起こりません。
「サインを拒否」の手順を紹介
以下では、サインを拒否する手順と、拒否の理由を設定する手順をご紹介しています。
サインを拒否する手順
- 発信者が署名者に拒否権限を与える
「権限の管理」をクリックし、「署名を拒否する」にチェックを入れます
2.署名者が拒否する
「…」をクリックし、「署名を拒否する」をクリックする
3.署名者が拒否する理由を選択し、拒否する
4.発信者に、拒否されたお知らせメールが届く
サイン拒否の理由を設定する手順
- 管理コンソールの画面にアクセスする
- 「タスク設定」をクリックする
- 「拒否する理由」の下の「作成」ボタンをクリックする
- 拒否の理由を記載する
- 再度「作成」をクリックし、拒否の理由記載を完了する
このように、非常に簡単なステップでタスクの拒否や理由の設定を行うことができるようになりました。また、後から拒否する理由のリストにてタスクを確認することも可能です。
「タスク中止」「サインを拒否」により実現することとは？
これらの新機能によって、内容に誤りがあった契約書への署名を事前に防ぐことができたり、それによる連鎖的なミスを防ぐことができるようになります。
タスク中止・サイン拒否以外の機能もご紹介
今回新たに追加されたタスクの中止やサインの拒否機能以外にも、DottedSignには多数の機能が実装されています。そこで、今回は、DottedSignのその他の機能についてもいくつかご紹介します。
公開フォーム機能
まずは公開フォーム機能。公開フォーム機能とは、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付することができる機能です。署名者はURLをクリックすることで、簡単に契約書を閲覧することができます。DottedSign内で、契約書をテンプレートとして保存・管理し、加えて公開フォーム機能を利用すると、リンクを開き署名するだけで、契約書を締結することが可能になるのです。そのため、PDFなどで契約書を作成し、メールに添付して送信しなければならなかった従来の電子契約に比べて、公開フォーム機能を活用した場合は契約の締結を簡潔に行うことができます。発信者も、URLを貼り付けるだけなので作業が簡易化されますよね。
対面署名機能
続いてはフロントデスクサイン機能です。フロントデスクサイン機能とは、対面での申し込みにかかる手続きを電子化し、従来の紙媒体で行っていた手間を大幅に軽減するための機能です。フィットネスクラブやエステサロンなど、対面で契約作業を行う機会が多い企業で採用されています。フロントデスクサイン機能を使うことで、手続きの際にお客様が直接記入した情報がそのままデータ化されます。すると、これまでデータとして保存するために必要だった転記作業が不要になり、検索も簡単になるため、作業効率の大幅アップに繋がります。さらに、テンプレートも登録可能になっています。対面での契約業務が日々行われており、申込書や契約書の入力項目が既に決まっている場合には活用すると非常に便利な機能です。
ダッシュボード機能
そして最後にご紹介するのは、ダッシュボード機能です。ダッシュボード機能は、チームの署名タスク数、署名完了率、署名完了時間などをレポート化することができる機能です。管理者がレポートやサマリーを確認できるのはもちろん、レポートをファイルとしてエクスポートすることも可能です。それぞれのタスクがどんな状況に置かれているのか、リアルタイムで進捗確認を行うことができるため、業務の把握が簡単にできます。また、各タスクごとにタスク完了までにかかる平均時間や、個人ごとにタスクにかかっている時間を確認することもできます。こういった細かい分析ができるため、時間がかかっているタスクを短縮するための改善案を考えたり、平均時間が長いユーザーの負担を減らしたりと、現状の問題点を洗い出して対策に繋げることもできてしまうのです。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、DottedSignというサービスについてのご紹介と、今回新しく使えるようになった、タスク中止とサイン拒否機能、そしてその他のDottedSignの機能についてもご紹介しました。今後もよりユーザーにとって使いやすくなっていくDottedSign。その動きにぜひ注目してみてください。
