もう書類がどこにあるか悩まなくていい日に、乾杯

文書承認ワークフローとは、文書が最終確定とみなされるまでに必要なレビューと承認の一連の流れのことです。たとえば作業許可書であれば、まずPMの承認、次にクライアントの承認が必要になります。DottedSignではこの順序を一度定義するだけで、各ステップで電子署名を取得しながら各文書を自動でルーティングできます。

ほとんどの遅延は、メールのやり取りの中で誰かが気づくのを待つ間に文書が滞留すること、レビュアー間の手作業による一件ずつのルーティング、そして文書がどこで滞っているか把握できないことから生じます。DottedSignはルーティングを自動化し、ステータスをリアルタイムで追跡し、承認者へ自動でリマインドすることで、この3つの原因すべてを解消します。

はい。署名・承認の順序をあらかじめ設定しておくことで、文書がPM、次にクライアント、そして最終承認へと自動的に承認者間をルーティングされるようにできます。また、全員が同時に確認できる場合は並行レビューも可能です。

はい。DottedSignはスマートフォンやタブレットで完全に動作するため、現場監督、プロジェクトマネージャー、クライアントはパソコンに戻るのを待たずに、現場から直接文書を確認・承認できます。

はい。電子署名は米国連邦のESIGN法、およびテキサス州が採用しているテキサス州統一電子取引法（UETA）のもとで法的効力を持ちます。DottedSignの署名は、建設承認および関連する契約文書において、手書き署名と同等の法的効力を持ちます。

DottedSignの電子署名と監査証跡は、建設契約における電子記録に関するテキサス州統一電子取引法の要件を満たしています。プロジェクトや監督機関固有の要件については、法律顧問にご確認いただくことをお勧めします。

はい。既存のPDFフォームやテンプレートを再フォーマットなしでそのままアップロードでき、署名欄、日付欄、承認欄を必要な場所に正確に追加できます。

ほとんどのチームは、レビュアー、承認順序、テンプレートを含む最初の承認ワークフローを1日以内に構築でき、IT設定や統合作業なしですぐに文書のルーティングを開始できます。

はい。文書に必要な数だけ承認者を追加でき、順番に設定することも、全員が並行してレビューできるようにすることも可能で、すべての承認状況を1か所で追跡できます。

はい。変更注文書は、他のプロジェクト文書と同じ定義済みの承認順序——PMによる確認、クライアントの承認、署名済みでタイムスタンプ付きの記録——で回すことができます。そのため、変更注文書の署名待ちで作業が止まることはありません。

いいえ。招待された署名者はDottedSignのアカウントを作成せずに文書を確認・承認できるため、クライアント、ベンダー、下請業者は追加の設定なしで対応できます。