|
株式会社 Life assist 総務部 佐藤陽子様 |
 |
目次
事業内容について
ライフアシストのメイン業務は「片付け」です。生前整理や遺品整理から、日常生活で汚れてしまった家の掃除、そしていわゆるゴミ屋敷と呼ばれるような家を、何日もかけて片付ける業務まで、一言で片付けと言っても業務は多岐に渡ります。また伐採事業も行っており、庭の木の丈を整えたり、根元から伐る業務も行っています。家を売却する場合などに、家の中だけでなく外も整えてほしいといった要望にも応えることが可能です。さらに、軽貨物事業も行っており、個人事業主の方とドライバー契約をして走ってもらう事業も行っています。2020年の12月に設立し、翌年の2021年の2月から稼働しています。主に個人のお客様が多いものの、法人のオフィスクローズや移転、施設や宿舎の伐採も行っているといいます。
今回は、さまざまな業務を行っている同社が、DottedSignを導入したきっかけや、それまでの契約締結業務において感じていた課題、そして導入後の効果について具体的にお伺いしました。
| 課題 | ①現場に行く際の持ち物が多く、紙媒体の契約書は荷物の一部になってしまう ②印紙代を払わなければいけない ③契約書を交わすこと自体のハードルが高い |
| 効果 | ①印紙税の節約ができた（月間1万円以上） ②業務の効率化が実現した（月間50-60件の書類の電子化） ③契約締結のバラつきがなくなりトラブルが減少した |
| DottedSignで電子化している主な文書 | 雇用契約書、領収書、基本契約書、承諾書 |
契約書のハードルを下げたい。紙媒体の課題とは。
— DottedSign導入前に、元々お悩みだった点はどんな部分でしょうか？
お片付けの事業に関しては、現場に行くスタッフの持ち物がとにかく多く、紙媒体で契約書も持っていくと荷物の一部となってしまうのが負担でした。個人宅などで人の物を動かす作業のため、あるはずのものがない、なくなった、間違えて捨てたなど、トラブルを回避するために契約書は必ず交わしましょうという話を従業員にします。また、紙の契約書だと印紙代がかかり、担当者によっては手間がかかる為、契約書を締結せずに帰ってきてしまう者もおりました。そもそも契約書を交わすこと自体のハードルを下げないとトラブルも減らないと感じましたね。
— 現場の方の苦労や印紙代ですね。管理工数に関してはいかがでしたか？
対顧客に対する管理工数以外にも、弊社では労務的なところで単発でアルバイトの方も雇っており、人手が足りない時にその方達を呼んだりもします。そういった方々に、単発なので終わった後に連絡を取りあうのが大変でした。そのため、短期雇用契約書や給与の支払明細書等、電子化してEメールアドレスを保存したり、LINEを控えておけば領収書の確認も楽になるかなと思っていました。
— 月々、すべて合わせてどのくらいの書類が発生していたのでしょう？
色々な書類を合わせると月50〜60件はあります。書類を処理する従業員は5〜6人くらいです。
毎月発生する数十件の契約書類を、すべて紙媒体で行うとスタッフの荷物にもなり、紛失の可能性や契約書を交わすこと自体が面倒な作業になっていたという佐藤さん。そこで、契約書のハードルを下げるためにも電子化を決意しました。
DottedSignがきっかけで、事業拡大も。｜DottedSignの活用方法
— DottedSignは主に何にご活用いただいているのでしょうか。
雇用契約書と領収書、基本契約書、見積書、承諾書などです。徐々に事業を拡大していることもあって、さまざまな書類に使っています。実はお片付けの業務に伴って、メンタルヘルスの事業者と連携をとったりもしているんです。
コストパフォーマンスとクオリティ｜DottedSignを選んだ決め手
— DottedSignを知ったきっかけは何だったのでしょうか。
最初に、「電子署名」で検索しました。そしたら、比較サイトを見つけたんです。その中に、上位ではなかったけれど、価格が安いと記載されていました。他にもいくつも候補が載っていて、中にはGMOのような大手もありました。
— 最終的にDottedSignを選んでいただいた決め手は何でしたか？
一番の決め手はコストでした。他の競合も4社ほど見積もりを出してもらいましたが、どれも予算に見合わなかったのです。そんな中でDottedSignを見つけて、見積もりを出してもらったところ、リーズナブルだったので決めました。
また、以前他社さんが契約している電子署名サービスを使ったことがあったので、知っているサービスもありましたが、電子署名だけでなく付随しているサービスが色々とあって、そのセールスをされ、私にとっては、それがしんどく感じ、御社にはそういったものがなかった為、御社を選んだというのも理由の1つでした。
サポート体制の充実｜トライアルを通して感じたこと
— 実際に使ってみて、印象はどうですか？
他社さんの契約書は署名というよりも電子印鑑を押すだけといったような、なんとなく素っ気ないな、と感じるものが多かったです。一方で、DottedSign ではちゃんと署名を手書きで入れられたり、はんこを JPEG だったりで入れられるので、その点は素敵だなと思いました。
— フリートライアルはされましたか？
はい。フリートライアルの時点で、私がわからないことや困っている時に担当の方がすごく丁寧にサポートしてくれたのがすごく印象的で助かりました。例えばテンプレートの使い方や、システムの仕様がわからない時にも、すぐに連絡をくれて教えてくれました。
業務効率化、トラブル減少、コスト削減｜実際に導入した感想
— その後、使い続けてみてからわかったことなどあれば教えてください。
基本的にテンプレート機能を使用しているのですが、弊社の契約書はお客様に入れてもらう項目が多く、少し言葉を変えたいことがあったり、チェックボックスをつけているものも多くあるため、チェックボックスを設定する必要があったりします。そういった時に、テンプレートごとすべて変えるのではなく、PDF化してあるものをその場で瞬時に変更が加えられたらもっと良いなと思いました。
— ご意見ありがとうございます。すぐに開発と連携させていただきます。その他、実際に使ってみて良かった点はありますか？
まず、現場のスタッフが契約書を紛失することもなくなった点が1つです。それから、契約しやすくなりましたし、契約までにかかる時間も短縮できるようになりました。見積もりを出してから、お片付けを実際に行なう日の間に契約書をメールでお送りし、確認しておいていただくことであらかじめお互い同意した状態で実施できるのがとても利点です。また、当日だとしてもメールをその場で伺ってすぐに確認とご契約ができるようになりました。
さらに、お客様から何かご連絡があった際に、契約書を確認してくださいと伝えられるようになったことで、トラブルがかなり減少しました。
— 現場の方からの声や反応はいかがでしょう。
人によって契約書を交わしてこない場合があったのが、しっかりと全員交わしてこれるようになったので、後から言った言わない問題がなくなったのが1番良かったとのことです。単発のアルバイトの方たちもいる中で、教育にまで手が回らないのが正直なところですが、簡単になったことでその手間が省けました。
— ありがとうございます。その他、印紙税の話が出ていましたが、金銭面でメリットはありましたでしょうか。
ツールの導入費がかかることを差し引いても、業務の効率化の実現と、印紙税の節約ができるので、導入価値は十分に感じられています。月に1万でも印紙税の節約は大きいですよね。
片付けを通して健康的な生活を。｜電子化を通した今後の展望
— 今後、御社のビジネスの展望や伸ばしていきたい分野などはあるのでしょうか。
実は、片付けをできない方は精神的ストレスがあるなど、何か困難を抱えている方が多いです。きっかけはそれぞれですが、そういった人たちが健康的な生活を送れるようにサポートしていける会社になりたいね、と社長と話しています。私たちのような業者は数が少なく、課題も多いですが、なんとかして共同したり視野を広げていったりしたいです。自分自身を大切にしてもらうために、幸福度を上げてもらうためにお片付けという形でサポートができれば良いなと思っています。
— ありがとうございます。インタビューについては以上です。お忙しい中、ご協力ありがとうございました。
| 企業紹介 | |
| 名称 | 株式会社 Life assist（ライフアシスト） |
| サイト名 | Life Assist |
| 設立 | 2020年12月25日 |
| 事業内容 | 生前整理・遺品整理、産業廃棄物収集運搬、 終活相談、古物商、ハウスクリーニング、建物の修繕・解体、特殊清掃、除菌・抗菌（ダイヤニウム、バクタクリーン）消臭、脱臭、リフォーム全般、引越・片付け・軽貨物他何でも |
| URL | https://lf-assist.jp/index.html |
DottedSign（ドットサイン）の詳細が知りたい方は、下記にてご予約のほどお願い申し上げます。
