ホテルのマルチパーティイベント契約を、数週間ではなく数分で完結。
営業・ケータリングチームが、プランナー、ベンダー、法務チームの間で発生する複雑な署名フローを自動化できるようにします。予約をスムーズに進め、デポジットを即座に確保し、会場の稼働率を最大化します。
紙ベースのイベント契約が会場の収益を脅かす理由
宴会オーダーやマスターサービス契約は、ホテルの営業、イベントプランナー、外部ケータリング業者の間でメールでやり取りされ、コミュニケーションの分断、デポジット回収の遅延、バージョン管理ミスを生み、予約済み収益を危険にさらします。
ホテルの実際のイベント成約プロセスに合わせて設計
高度な逐次多者間署名
- 宴会オーダーやガラ契約を、ホテルの営業、顧客、外部業者の間で定められた署名順にルーティングし、誰も順番外れの署名を追いかける必要がありません。
完全な監査証跡によるリアルタイム追跡
- 各契約の進捗をリアルタイムで追跡し、最後の署名と同時にデポジットと保証の確認をトリガー。完全で改ざん防止の監査証跡に裏付けられています。
iPadやモバイル端末での現地署名
- 現地視察や最終確認の際に、ケータリングマネージャーや顧客がiPadやモバイル端末でマスターサービス契約を確認・署名できます。
大手ホテルグループが契約締結を加速する方法をご覧ください
お問い合わせメーベンピック リゾート＆スパ、契約処理時間を80％短縮
メーベンピック リゾート＆スパは、手作業の紙ベースイベント契約をDottedSignの逐次多者間署名に置き換え、宴会契約の処理時間を80％短縮し、ケータリングおよびMICE業務全体で100％ペーパーレスのコンプライアンスを達成しました。
イベント業務への測定可能な効果
DottedSignをイベント契約に利用するホテルは、ケータリングおよびMICEワークフロー全体でより速い処理と完全なコンプライアンスを実現しています。
処理時間80％短縮
提案から宴会契約の完全締結までの時間の平均削減率。
100％ペーパーレスコンプライアンス
すべてのイベント契約が印刷物なしで署名・保管され、監査対応可能です。
多者間署名ワークフローの実際の流れをご覧ください
デスティネーションウェディング契約が署名チェーンの各当事者を通過する流れを追います。
ケータリング営業マネージャーが宴会オーダーを作成し、関係者全員の署名順序を設定します。
すべての署名にエンタープライズグレードのセキュリティ
イベント契約プロセスのあらゆる段階でゲスト、業者、財務データを保護。グローバルなデータ所在地対応とID保証を組み込んでいます。
グローバル基準への準拠:
リージョンに応じたデータ保存と、プロパティごとに設定可能な保持ポリシーにより、GDPR、CCPA、HIPAAへの準拠を維持します。
完全な監査証跡
すべての閲覧、編集、署名にタイムスタンプが記録され、法務・財務チームに明確なコンプライアンス記録を提供します。
ホテルのイベント契約をシンプルにする準備はできていますか?
貴施設について教えてください。宴会オーダー、ベンダー契約、基本契約(MSA)の順次署名をDottedSignがどのように高速化するかをご紹介します。
ホテルの営業・ケータリングチームのために構築された複数当事者の順次署名
最後の署名が完了した瞬間にデポジットと保証を確定
リージョン別データレジデンシーに対応したエンタープライズ級のセキュリティ
よくある質問
複数の当事者が同じイベント契約に一度に署名できますか？
はい。DottedSignはワークフローに応じた順序での多者間署名をサポートしており、ホテル営業、顧客、外部業者はメールを待たずにそれぞれの部分に署名できます。
ケータリングマネージャーはiPadやスマートフォンで現地署名できますか？
はい。DottedSignはどのブラウザでも動作するため、ケータリングやイベントチームは現地視察や最終確認の際にデスクトップに戻らずに宴会オーダーを確認・署名できます。
DottedSignは当社のプロパティマネジメントシステムと連携できますか？
DottedSignはOracle Opera、Amadeus Delphi、Salesforceなど、ホテルがすでにイベントやゲスト管理に使用しているシステムと連携し、署名済み契約データを既存の運用と同期できます。
DottedSignはどのようにイベント契約データの安全性とコンプライアンスを確保していますか？
署名データは地域内に保存でき、GDPR、CCPA、HIPAAの要件を満たします。生体認証による署名検証と、すべての契約に対する完全な監査証跡を備えています。
イベントがキャンセルされたり契約変更が必要になった場合はどうなりますか？
変更やキャンセルも同じ多者間署名ワークフローに従い、各署名者が更新条件を再確認し、監査証跡には最新バージョンが反映されます。
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