【クラウド型電子サインサービスとは？】おすすめのサービスも紹介！

みなさんは、これまでに電子サインサービスを利用したことがあるでしょうか。働き方改革によるリモートワークの導入の増加や、コロナの拡大によってさまざまな場面において非接触が求められていることなど、多数の要素が重なって、クラウド型電子サインサービスの需要が高まってきています。しかし、需要が高まり以前に比べて普及しているとはいえ、まだまだ導入されていない業界があるのも事実。そのため、クラウド型電子サインサービスの存在は知っているものの、詳細や導入メリットなどを理解しきれていない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、クラウド型電子サインサービスの概要や導入メリット、数あるクラウド型電子サインサービスからツールを選ぶ際に注目するべきポイント、そして最後には、おすすめのクラウド型電子サインサービスをご紹介していきます。

クラウド型電子サインサービスとは？

クラウド型電子サインサービスとは、従来紙媒体で行なっていた、書面を取り交わし、契約を締結するまでのプロセスを電子化し、インターネットを通しクラウド上ですべて完結できるようにしたサービスのことです。書面を用いた契約締結の場合、署名の依頼側と受理側の双方が紙の契約書に署名・押印をしなければいけませんでした。しかし、クラウド型電子サインサービスを利用すると、事業者が提供しているクラウド上に、PDFの契約書をアップロードしたり、公開URLを通してPDFの契約書を受理側に送ります。そして、署名者は電子サインを行い、契約締結の作業は終了します。契約締結の作業をすべてクラウド上のオンラインで行えることで、多くの手間を省くことが可能になるため、今注目のサービスなのです。

クラウド型電子サインサービスを導入するメリットとは？

では、クラウド型電子サインサービスを導入するメリットは、具体的にはどんなものがあるのでしょうか。以下で3つの導入メリットをご紹介します。

・印紙税の削減

まず1つ目は、印紙税の削減です。企業では、日々さまざまな契約書が交わされており、従来のように書面での契約を行う場合、使用する紙は莫大な量になります。しかし、それらの紙には印紙税がかかってしまいます。そのため、紙を使う代わりにクラウド型電子サインサービスを導入することで、これまでかかっていた印紙税という費用が削減できるのです。組織内で交わしている契約書の数が多ければ多いほど、クラウド型電子サインサービスを導入することで得られる印紙税の削減というメリットは多く、多大な経費の削減に繋がります。また、印紙税の削減だけでなく、書面契約を交わす際にかかる書類の郵送費や、送るための人件費、また直接契約書を手渡しする場合、営業担当の手間や時間、交通費など、契約に伴うさまざまな費用を削減することが可能です。コスト削減は、企業にとって非常に重要なメリットの1つではないでしょうか。

・保管・管理の効率化

続いてのメリットは、保管や管理の効率化が可能になる点です。多くの契約書を交わしていると、大変になってくるのが各契約書の管理です。紙媒体の場合、物理的なスペースを確保しておかなければいけなかったり、カテゴリー分けをして目印をつけてファイリングをしたり、管理や選別作業にも多くの時間や手間がかかってしまいます。また、過去の契約書を再度確認したい場合などに、探すのも一苦労ですよね。一方で、契約書を電子化し、クラウド上で管理すると、選別や保管のための作業もオンライン上で簡単にできる上に、何よりも検索が可能なため、探す手間も省くことができます。さらに、物理的なスペースは不要になり、そこにかかっていた費用も削ることができるのです。全体を通して、保管や管理にかかる手間は大幅に削減され、効率化が実現可能です。

・リモートワークへの対応が容易

そしてクラウド型電子サインサービスの導入メリットとして最後にご紹介するのは、リモートワークへの対応が容易にできる点です。個人に合わせ、多様な働き方が採用され始めている中で、ここ数年で急激に導入が増えているのがリモートワークです。リモートワークでは、従業員が出社しないため、書面で契約を交わすには複数人が日程を合わせて出社日をつくる必要があったり、押印のために出社する必要があったりと、リモートワークならではの手間がかかってきます。しかし、クラウド型電子サインサービスであれば、署名や押印、契約書の印刷のために出社する必要はありません。すべてがオンラインで完結できるため、リモートワークへの対応が非常に簡単なのです。まさに時代に合った契約方法ですよね。

このように、クラウド型電子サインサービスを導入するメリットはさまざまです。

クラウド型電子サインサービスを選ぶ際のポイントを解説

概要や導入メリットをご紹介したところで、続いてはクラウド型電子サインサービスを実際に使いたいと思った際どのような点に注目するべきなのか、選ぶポイントを解説して行きます。

・自社の利用用途と合致しているか

まずは、自社の利用用途とそのサービスが合致しているか否かが重要なポイントとなります。例えば、料金体系についてです。クラウド型電子サインサービスには、従量課金制のツールもあれば、月額固定費のツールも存在します。また、従量課金制のツールの中でも、発行した契約書の数で料金が決まる場合と、利用する人数で料金が決まる場合にも分かれます。そのため、自分たちが取り扱う書類の量や予算、そのツールを利用する人数などを事前に確認し、どのような料金体系のツールが合っているのか確認してみると良いかもしれません。他にも、クラウド型電子サインサービスの中には、メールでの署名だけでなく対面書類に対応しているツールもあります。企業によっては、対面署名が必要になる場合もありますよね。そういった点も含め、自社の利用用途とツールの機能や制度が合致しているのかを確認しておくことが非常に重要になります。

・法的効力を持っているか

また、法的効力を持っているか否かも確認しておいた方が良いでしょう。オンライン上での署名作業や契約締結では、その署名が法的な効力を持っている場合といない場合で、もちろん信用度は天と地の差です。契約書の法的効力において重要なポイントとなるのは、契約の有効期間や有効になる開始日、契約をした人の本人証明、改ざんの防止です。そのためには、タイムスタンプと呼ばれる、契約締結を行なった日時や、非改ざん性の証明ができる機能が付いているか否かを確認してみてください。また、電子署名は、契約をした本人が本人証明を行うための機能の1つです。そちらも併せて確認しておくと良いでしょう。その他にも、運転免許証のコピーが必要な書類をアップロードすることができたり、電子印鑑を設定できたりすると、より法的効力に関しても安心感が高まります。

・安全性が担保されているか（セキュリティ面）

そして最後に確認するべきポイントは、セキュリティ体制です。電子署名で取り扱う書類は、契約書など、機密情報が含まれたものも多く存在します。そのため、セキュリティ面がしっかりと担保されているか否かについても、確認する必要があります。例えば、OTP（ワンタイムパスワード）と呼ばれる、通常のメール検証よりも高い水準のセキュリティ保証を、ユーザーに提供する必要があるセキュリティシステムなどが搭載されているツールだと、改ざんを防止でき、セキュリティ面でも安心ですよね。

まとめ

いかがでしたか？今回は、クラウド型電子サインサービスについて詳しくご紹介しました。今後どんどん需要が高まるであろうクラウド型電子サインサービス。みなさんも今回ご紹介した、クラウド型電子サインサービスを選ぶ際のポイントや、おすすめのツールなどを参考に、自分に合ったクラウド型電子サインサービスを見つけてみてください。