【タブレット版】無料で電子署名をする方法!法的効力やメリット

数年前に比べて、デジタル化が一気に進み、働き方やIT導入の流れが強まっている現在。リモートワークの普及だけでなく、それに伴ってさまざまなツールを採用する企業が増えています。そのような中で、これまで紙媒体で行っていた契約書作成や契約書への署名作業についても、電子化している企業が多くなってきました。クラウドサインや、PDFによる契約書、という言葉を耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、電子署名とは一体何なのか、また電子署名ツールを導入するメリット、そしてタブレッドで署名する方法やおすすめツールのご紹介をしていきます。 電子サイン タブレット
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電子署名とは?

電子署名とは、従来の紙文書における、印鑑・サインに相当するもので、契約書などを電子データ化した電子文書に対して署名を行うことです。デジタル庁では、電子署名を「電磁的記録に記録された情報について作成者を示す目的で行う暗号化等の措置で、改変があれば検証可能な方法により行うもの」と定義しています。(『電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)及び関係法令(平成13年4月1日施行)』にて) 電子取引の需要が高まる中で、課題であった電子文書の法的扱いについても、2001年に電子署名法が施行され、電子署名を、法的効力を持つ有効な契約にすることが可能になりました。紙媒体の書類で、印鑑やサインが成された際と同じように、電子文書においても、電子署名があることによって、書類の正当性や、非改ざん性を証明できるようになったのです。 最近では、すでにさまざまなツールを活用して、契約書への電子署名を行っている企業も多く、今後さらに電子署名の需要は高まっていくでしょう。 電子契約 タブレット

電子署名ツールを導入するメリットをご紹介!

では、電子署名ツールを導入することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。以下では、電子署名ツール導入のメリットを3つご紹介します。

保管スペースや印紙代の削減になる

まず1つ目のメリットは、保管スペースや印紙代の削減ができることです。これまで、紙媒体で契約書類や資料を作成していましたが、その量が増えれば増えるほど、保管スペースは莫大に必要となっていました。企業によっては、保管用の建物を用意するほどです。このような場合は、そのための家賃などもかかってきますよね。しかし、電子署名ツールの導入により、契約書などを電子化すると、物理的な保管スペースが不要になります。そのため、スペース確保にかかるコストを削減することができるのです。クラウドを活用して書類を保存する場合、ほぼ無制限で大量の書類を保管可能なため、物理的な保管スペースの確保よりも確実にコストを抑えることができます。また、紙媒体の場合、毎回印紙代が発生しますが、電子化することで、印紙代も削減することもできます。

リモートワークでもスムーズに運用できる

続いてのメリットは、リモートワークでのスムーズに運用可能な点です。紙媒体の契約の場合、印刷作業や、捺印・押印のために一時的に出社をしなければなりませんでした。しかし、契約書を電子化することで、署名作業も電子化され、リモートワークでも簡単に契約締結の作業を行うことが可能になります。現在では、従業員によって、リモートワークやハイブリットワーク、時短勤務などさまざまな働き方を選ぶことができます。そのため、作業が必要な時に、署名に関わる全員が会社にいるとは限りません。しかしそういった場合でも、電子署名ツールを導入しておけば、メールやチャットで書類を送受信し、署名作業もすべてオンラインで行うことができるのです。

契約書などの文書作成や管理を効率化できる

そして最後のメリットは、文書作成や管理を効率化できる点です。紙媒体では、パソコンを使って書類を作成した後、さらにそれをPDF化して印刷しなければなりませんでした。また、そこに押印を押す場合は、一度印刷したものを再度スキャンしてPDF化する作業が発生していました。しかし、書類や署名をすべて電子化することで、書類作成の際にかかっていたこれらの手間を省くことができます。また、特定の書類を探したい場合も、紙媒体ではカテゴリーわけされたファイルから該当の書類を探さなければならず、一定の時間がかかってしまっていました。しかし、電子化しクラウドに保存されることで、検索機能を使って瞬時に該当の書類を見つけ出すことができるようになるのです。 このように、電子署名ツールを導入して書類を電子化することで、多くのメリットが発生します。

タブレットで署名する方法とは?

ここまで、電子署名概要や、導入メリットをご紹介しました。そこで以下では、実際にタブレットを使って電子署名を行う方法について記載していきます。

Adobe Acrobat Readerを使って電子署名をする方法

それでは、日本で頻繁に利用され、無料で電子署名を利用できる「Adobe Acrobat Reader」での電子署名の方法を紹介します。 公式サイトはこちらから

デジタルIDの作成

まずパソコンでAcrobat Reader を開いたら、「編集」→「環境設定」→「署名」→「IDと信頼済み証明書」から右側にある「詳細」をクリックします。
デジタルIDの作成
「デジタルIDと信頼済み証明書の設定」という画面が出てくるので、デジタルIDを作成します。
Adobe PDF デジタルID
新しくIDファイルを作るので、次の画面で「今すぐデジタルIDを作成」を選択します。
デジタルID新規作成
次にデジタルIDの格納場所を選びます。以下のように「新しいPKCS#12 デジタル ID ファイル」を選択します。
新しいPKCS#12 デジタル ID ファイル
次にメールアドレスと名前を設定します。
デジタルID の名前
『次へ』を押して、パスワードを入力すればデジタルID作成の完了です。
デジタルIDパスワード
デジタルIDがリストに表示されました。 (以下参考)
デジタルID

PDFファイルに電子署名する

次に実際に PDF に署名する手続きについてお話をしたいと思います。PDFファイルをAdobe Acrobat Readerで開いた状態で、「ツール」→「証明書」→「開く」を選びます。
PDF証明書
ファイル上の署名を入れたい場所でドラッグし、署名を入れます。
PDF 電子署名
OK をクリックすると、以下のような画面に遷移します。「続行」をクリックします。
デジタルID で署名
デジタルIDを作成した時のパスワードを入力して、「署名」をクリックします。
PDF 署名最終ステップ
署名をすると、ファイルを保存するように指示されます。名前を付けて保存します。するとファイルには以下のように署名が入ります。
これで文書への署名は終わりです。 もしPDF化した電子文書に電子印鑑を捺印したいとお考えの方は、こちらの記事を参考にしてください。
【無料】PDFで使える電子印鑑を作成・編集する方法|PDFに捺印する方法

電子署名ならDottedSign

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タブレットを使って電子署名を行う際、まずは電子署名ツールをダウンロードする必要があります。現在ではさまざまな電子署名ツールが存在します。今回はその中でも、対面署名機能が搭載されておりタブレットでの署名におすすめの、DottedSignをご紹介します。

DottedSign(ドットサイン)

電子契約書 作り方 DottedSign(ドットサイン)とは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。クラウドベースで契約業務を迅速に行うことができるツールとなっており、契約書の作成から署名作業まで、契約締結の作業一連をすべてオンラインで完結させることができます。働く場所や使用するデバイスを問わず使えることで、手間や時間の削減に繋がり、業務の効率化を図ることも可能です。また、豊富な機能が搭載されているのも、DottedSignの特徴です。例えば、公開リンク機能による契約書の簡易的な閲覧、一括送信機能や署名者グループ機能による手間の削減など、使い方次第でより効率的に作業を進めることができるようになります。 DottedSignに搭載されているさまざまな機能の中でも、タブレットでの署名におすすめな対面署名機能について、詳細をご紹介します。

対面署名機能

対面署名機能(フロントデスクサイン機能)とは、タブレット上で行った契約情報がデータ化され、紙からPCへの転記が不要となる機能です。対面で契約を行う機会が多い、エステやフィットネスクラブで多く活用されており、お客様が直接記入した顧客情報をそのままデータ化することができます。また、テンプレートを登録することもできるため、申込書や契約書の入力項目が既に決まっている際には活用することで大幅な時間の削減に繋がります。また、電子署名サービスを使った電子契約の場合、OTP検証(ワンタイムパスワード検証)などを使った身分検証が必要なことが多く、その場合メールアドレスの入力が必要でした。しかし、対面署名機能を使うことで、メールアドレスを入力する必要があるかどうかを事前に設定で変更することができます。そのため、名前のみの記入でも署名を行うことができるようになりました。 このように、DottedSignをダウンロードし、活用することで、タブレットでの署名は簡単に行うことが可能で、ニーズによって設定も変更することが可能です。

まとめ

いかがでしたか?本記事では、電子署名とは一体何なのか、また電子署名ツールを導入するメリット、タブレッドで署名する方法やおすすめツール「DottedSign」、そして最後におすすめの機能である「対面署名機能」をご紹介しました。今後、電子署名の需要はますます高まるでしょう。まだ活用していない場合は、自身や、自身のチームに合った機能がある電子署名ツールを探してみても良いかもしれません。また、DottedSignには今回ご紹介した機能以外にも、多くの機能が搭載されています。ぜひHPから確認してみてくださいね。

執筆者

KDANは台湾発のSaaS企業で、全世界2億人のユーザーにご利用頂くクリエイティブ制作アプリとドキュメント管理アプリ、電子サインアプリを提供している企業です。リモートワークに移行する企業活動の効率化を最大限支援いたします。

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