ESG やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が進む中、多くの企業が社内のドキュメント業務プロセスを見直しています。紙の契約書をデジタル文書へ移行することで、複雑な事務手続きを削減し、チームの貴重なリソースをより価値の高い業務に集中させることが求められています。
毎月数百件に及ぶ書類の署名・返送対応に直面していた世界的スポーツブランドYONEX（ヨネックス） は、電子署名を導入し、文書業務のデジタル化を実現しました。その結果、運用コストの大幅な削減だけでなく、組織全体の事務作業時間を大きく削減することに成功しました。
電子署名が解決する3つの課題：コスト・効率・進捗管理
電子署名導入前、YONEXの財務部門および営業部門は、毎月の売上返品、値引き処理、受領書類の対応に多くの時間を費やしていました。
そのプロセスは、書類の印刷、製本、郵送、販売代理店による署名・返送の待機、返送後のスキャン・保管など、すべて手作業で行われていました。人的コストに加え、郵送費だけでも月に50,000円（NT$10,000）以上が発生していました。さらに、署名の進捗状況を把握することが難しいという課題もありました。
例えば、代理店は特定の割引条件を適用するため、指定された期限までに書類処理を完了する必要があります。しかし紙書類の場合、郵送の遅延により期限に間に合わないことも多く、社内担当者は署名状況の確認や催促に多くの時間を費やしていました。結果として、管理負担が増大し、人件費も増加していました。
しかし、本来チームが注力すべきなのは、顧客関係の構築、事業戦略の策定、市場拡大といった付加価値の高い業務であり、郵送業務や書類の進捗確認を繰り返すことではありません。
コンプライアンスとローカルサポートが決め手、代理店の90%以上が電子署名を採用
世界的なスポーツ用品メーカーであるYONEXは、ESG持続可能性への取り組みにも積極的です。環境配慮素材の採用や製造工程におけるカーボンフットプリント管理に加え、社内のペーパーレス化を推進し、社外においてもデジタル契約と電子アーカイブの導入を進めています。これにより、紙の使用量と人件費の削減を実現しています。
電子署名ソリューションを選定する際、YONEXが最も重視したのは法令遵守（コンプライアンス） でした。すべての契約書署名が台湾の 「電子署名法」 に準拠している必要があったためです。自社でシステムを開発する場合、高いコンプライアンス対応や検証コストが必要になります。
そこで YONEX はFUJIFILM Business Innovationを通じてDottedSignを導入しました。これにより、台湾企業および代理店の実際の業務シナリオに適したローカルサポートを受けることが可能になりました。さらに、すべての署名済み文書には完全な 監査証跡（Audit Trail） が記録され、署名履歴の追跡や法的有効性の確保、文書の安全な保管が実現されています。
代理店との連携により、現在では90%近くの代理店が電子署名を採用し、80%の書類が3日以内に署名完了しています。
以前は、担当者が手作業で押印し郵送、返送後にスキャンして保管し、さらに財務部門が書類を確認する必要がありました。この紙ベースの業務には月20時間以上を要していましたが、デジタル化後は約2時間で完了できるようになり、事務作業時間を90%削減 しました。
自動追跡と自動アーカイブにより、担当者が進捗を手動で管理する必要もなくなり、業務負担が大幅に軽減されました。
次のステップ：ペーパーレス化をさらに推進し、ビジネスの可能性を拡大
FUJIFILM Business Innovationの支援により、YONEXはDottedSignを活用して、コストが高く非効率だった紙中心の業務を、迅速・コンプライアンス対応・追跡可能 なデジタルワークフローへと転換しました。
今後は、採用関連書類、従業員書類、代理店契約、さらにはアスリートスポンサー契約など、より多くの重要文書に電子署名を導入していく予定です。これにより、企業活動の中でペーパーレス化をさらに推進し、ESG戦略の実現を加速させていきます。
YONEXの事例は、企業のデジタルトランスフォーメーションが持つ戦略的価値を示しています。電子署名は単なるソフトウェアツールではなく、企業の業務コラボレーションを支える重要な役割を担います。煩雑な事務作業から従業員を解放し、顧客関係の強化、事業戦略の推進、市場拡大といったコア業務に集中できる環境を実現します。
もし貴社でも大量の書類処理や煩雑な契約業務に課題を感じている場合、DottedSignの電子署名ソリューションが、業務プロセスの改善とコスト効率の向上を迅速に実現します。
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*本事例は、ヨネックス株式会社による「DottedSign（ドットサイン）」サービスの使用状況を説明するものであり、ヨネックス株式会社、その親会社である「ヨネックス株式会社（日本）」およびその関連企業が、Kdan Mobile Software Ltd.の製品またはサービスを推奨、支持、または保証するものではありません。
