株式会社ネットタワーのDottedSign導入事例

事業内容について

日本の皆様にも美味しいタピオカドリンクを楽しんでいただきたい！という思いから2000年に「ネットタワー」を設立し、2001年に日本初のタピオカ工場を開業、卸販売事業の「タピオカワールド」を立ち上げ、2002年にタピオカ専門店をオープン、2003年には飲食事業の「パールレディ」ブランドをスタート。

その後、さらに多くお客様と仲間に喜んでいただきたい、またより長く喜びを提供したいという思いから、お茶専門店「PEARLLADY CHABAR」ブランドを新設し、2022年には新業態としてスペシャリティコーヒー専門店「covert」を新設しました。

タピオカだけにとどまらず、2022年にはスペシャリティコーヒー専門店を新設した同社が、DottedSignを導入したきっかけや、DottedSign導入前に抱えていた課題、そしてDottedSignを導入したことで解決したことなどをお聞きしました。

課題

① 現場で仕事している者は、飲食店を運営しながら事務作業をするので、書類を管理しきれない

② 紙で管理していた時は、1人の方が入社するだけで10枚以上の書類を1枚1枚チェックして、会社の押印手続きを進め、それぞれの控えを郵送（郵送費もかかる）

③ 人事書類業務は、現場の店長が新しく入社された方に対し1つ1つ記入内容について案内しており時間がかかっていた

効果

①書類対応工数と人件費が大幅に削減し、
本業に集中可能に

② システムの中で署名が終わったら控えの
PDFが送られ、郵送費もかからない

③電子サインについて、マニュアルを見てもらう
だけで記入できるので人件費の削減を実現

ドットサインで電子化している主な文書

雇用契約書　労働条件通知書　その他

年間1,000件以上の書類を電子化｜DottedSignの活用方法

—御社にDottedSignをご利用いただいておりますが、具体的にどのような書類を電子化されていますか？

社内で使用していた紙媒体の入社書類一式を全て、御社のシステムを使わせて頂いて電子署名という形で運用しています。

—DottedSign導入前に使われていた書類を全て電子化したのですか？

そうですね。現時点では人事労務に纏わる書類が主になります。入社に必要な書類は基本的に全てDottedSignを活用しています。

—ありがとうございます。確かに入社書類って、雇用契約書だったりとか、労働条件通知書とか色々ありますよね。ちなみに、4月とかはたくさんの方が入社されるかと思いますが、実際月間でどれくらい書類が発生しているのですか？

毎日のようにアルバイトの方が入社をするので具体的な件数まで把握しきれていないのですが、導入当初より今現在に至るまで約1年5カ月間で、DottedSign上で「完了」状態の書類が1205件ほど確認できます。

—なるほど。1205件はすごいですね！

そうですね！

月によっても変動はありますが、何かしらのやり取りは発生するのでDottedSignを使用しない月は無いですね。毎日動かしているようなイメージです。

—そこまでお使いいただいて本当に嬉しく思います。ありがとうございます。

他社と比較した時のリーズナブルさが決め手｜DottedSign導入の理由

—次に導入前のことについてお伺いしたいと思います。

弊社もしくはDottedSignをどのように知っていただけたのか、きっかけを教えていただけますか？

弊社代表の知り合いの紹介により導入した経緯をお聞きしました。

—なるほど、代表の方がどこかで情報を得たのですね。

私自身、前職ではDottedSignとは別の電子契約ツールを使っていました。弊社で電子契約ツールの導入を検討した際、他社と比べDottedSignが圧倒的にリーズナブルだったのでDottedSign以外に選択肢はなかったです。

—ありがとうございます。確かに価格面で競合他社と比較するとDottedSignは圧倒的にリーズナブルですね。

ちなみに今ご契約いただいているプランはビジネスプランですか？もしくはプロプランでしょうか？

ビジネスプランを使用しています。

—ビジネスプランなのですね。ビジネスプランと比較すると競合他社はかなり値が張ってしまいますよね。

そうですね。日本に存在する電子契約ツールの中でも比較にならないぐらいリーズナブルなので本当にありがたいなと感じています。

入社時の現場の対応が大幅に軽減｜DottedSign導入の効果

—続いて、DottedSignを導入したことで、どのような課題が解決できたのかという点についてお伺いさせてください。

人事労務の観点にはなってしまうのですけれど紙で管理していた時は、1人の方が入社するだけで10枚以上の書類を回収して、月末までに本社に提出していただかなければいけないという社内のルールがありました。

現場で仕事している社員は、飲食店を運営しながら事務作業をするので、書類が揃わなかったり、郵送費がかかったり、など様々な課題が多くありました。これが電子化したことで現場の負担も減りました。

また紙で運用していた時は、現場の店長が新しく入社された方に対し1つ1つ記入内容について案内をしてましたが、現在はマニュアルを見てもらうだけで記入できるので人件費の削減にも繋がっていると感じています。

年に2回、雇用契約書を更新するのですが、全店のアルバイトの方に紙で雇用契約書を配って印鑑を押してもらっていましたが、印鑑を持ってくる・持ってこない等で、なかなか回収が進まなかったり。

それに従業員の方から何百枚も契約書が送られてくると、すごくかさばります……

—そうですよね。ごもっともです。

DottedSign導入前は1枚1枚チェックして、会社の押印手続きを進め、それぞれの控えを送るというフローだったのですが、DottedSignであればシステムの中で署名が終わったら控えのPDFが送られので、その機能が本当にありがたいです。ペーパーレス化もそうですが、それに伴って人件費が削減できているのが非常に嬉しいです。現場間での負担を減少できていると感じています。

—ありがとうございます。1人の方の入社で集めなければならない書類が10枚以上あり、印鑑を持ってきた・持ってこないの問題ですとか、色々とありますよね。御社の場合、これは憶測ではあるんですけれども、アルバイトなので人の入れ替わりとかもありますよね？

そうですね。

—しかも44店舗も展開されているので、年間で対応しなくてはならない方が相当数いると思いますので、紙での運用となると苦労は計り知れないですね……。

そうです。労務の担当者が少人数体制でやっているので、非常にありがたいなと思う毎日です。

—想像がつかないぐらいの量と時間と労力がかかってますよね。先ほどもありましたけど、紛失とか、会社への信頼を損ねてしまったりもしますよね。

そうですね。特に個人情報保護が重要視とされている世の中、管理をより強化することに繋がります。

—肉体的な労力だけではなくて、精神的な労力においても軽減されているんですね。DottedSignであればクラウド上に保存されるので紛失は発生しませんし、印鑑持ってきた・持ってこないのやり取りも発生しませんよね。

そうですね。非常にありがたいです。

—インタビューについては以上でございます。お忙しいところ、ご協力ありがとうございました。

企業紹介
会社名	株式会社ネットタワー
本社	東京都板橋区板橋1丁目49番地1号板橋センタービル2F
設立	2000年1月24日
事業内容	飲食店経営、菓子製造（タピオカ）製造及び卸販売
店舗数	44店舗　FC6店舗含む（202３年1月期）
URL	http://www.nettower.co.jp/index.html