前幾年因受COVID-19疫情影響，許多公司開始思考如何進行整體的數位轉型及遠端辦公作業，即使原本就大量採用數位工具的公司，也不得不思考如何更進一步地將紙本作業轉為數位化進行，達到完全零接觸著數位作業流程。作為國內第一間Google廣告代理商，台北數位集團在導入點點簽電子簽名服務後，為企業的數位轉型注入了強大的動能，能夠更快地做出決策，更迅速地響應市場變化。

此篇企業專訪邀請到台北數位集團工程部的王清興協理，談談台北數位集團導入點點簽電子簽名服務後，如何幫助公司完成數位轉型之路。

點點簽導入前	．內部系統原本就有一定程度的電子化，但因部分客戶使用習慣，大多使用紙本方式簽署 ．希望完成數位轉型的最後一哩路
點點簽導入後	．紙本合約數量減少 50%，大幅減少紙張列印成本 ．完成簽約流程數位化，減少等待簽署的時間成本，流程更加高效且方便 ．遠端辦公的同事，或是有高度移動需求的業務同仁，是目前最合適的電子簽名解決方案
點點簽使用情境	．對外主要使用在與客戶簽署合約，對內則是集團內的行政流程，包括新員工的保密協議和個人資料等文件 ．線上直接簽署文件，不需額外紙本文件，同時電子檔合約文件也更易於保存

Q1、還沒使用點點簽前，過去在簽署時曾面臨什麼問題或挑戰？

其實台北數位集團的內部系統原本就有一定程度的電子化，大部份都使用Google Workspace及內部自行客製的行政電子系統來進行相關作業流程。然而，在「簽署」這個環節中我們仍需依客戶需求使用紙本簽署，也剛好因為前幾年的疫情影響，讓我們團隊可以開始積極評估並說服客戶於各項合約簽署全部採用電子簽名服務，而因此找到了點點簽。

導入點點簽對我們來說，不僅只是因應疫情遠端辦公的數位工具，更意味著完成數位轉型的最後一哩路！

Q2、為什麼決定開始使用點點簽？

我們曾經評估過包含DocuSign等國外其他電子大廠的服務，但考量到國內可能無法認可其法律效力，在臺灣使用時可能會有疑慮。此外，我們也發現DocuSign的簽署流程和台北數位集團的公文流程及客戶習慣有較大的差異，因此評估後不使用DocuSign。

後來，我們找到了點點簽這個電子簽名解決方案，我們發現點點簽不僅簽署流程直觀簡潔，且支援中文語系等多項優勢。更重要的是，點點簽是國內的電子簽名服務，符合國內的《電子簽章法》及數位憑證機制，更安全且具保障。綜合考慮後，我們決定採用點點簽電子簽名服務。

Q3、台北數位集團如何使用點點簽幫助簽署流程更順暢？

台北數位集團不管對內或對外，都使用點點簽進行線上簽署。對外主要使用在與客戶簽署合約，對內則是集團內的行政流程。

在對外客戶簽署合約時，客戶完成用印後，合約就會上傳至台北數位集團的公文審約系統，由法務進行審約，法務審約完畢後，再透過點點簽發送簽署邀請給相關人員，完成簽署。就算是未經簽署的合約，我們仍會上傳至審約系統，先由法務進行審約，待審核通過後，再透過點點簽進行內部和外部簽署，讓文件簽署流程不易因進度而卡關。

而在內部行政流程方面，先前因為疫情的關係，員工需在家上班，我們則使用點點簽來完成新員工的招聘流程，包括新員工的保密協議和個人資料等文件的簽署，讓招募作業不會因為疫情中斷，同時達到保障員工的健康安全的效果。

Q4、在推行導入點點簽時，是否有遇到什麼挑戰或是困難？

其實，我們覺得點點簽整體操作下來相當簡潔明瞭，不需要花費太多時間即可上手！不過，也是因為台北數位集團本身內部流程就有一定的電子化，所以在內部推行上較為順利，主要的挑戰是來自對外簽署的情境。

由於台北數位集團的部分客戶習慣使用紙本簽署，因此在最初推行電子簽名的過程中，我們花了一些時間與客戶溝通相關法律規定，以確保客戶對於電子簽名適法性的瞭解。

我們透過法務部門發出一封正式的公文給所有客戶，公文中明確表示「由點點簽發出的簽署信件一律具法律效力，且台北數位集團也承認其有效性」。藉由上述的公告，不僅大幅減少推行點點簽時遇到的挑戰，客戶也逐漸從接受、信任到習慣使用點點簽完成合約及文件的線上簽署。

Q5、在導入點點簽後，對企業的營收與發展有什麼幫助？

在使用點點簽後，我們發現整體的簽約流程加速了許多，負責處理郵寄合約的同仁表示，整體紙本合約的數量大概減少了一半，也簡化了合約跑流程的複雜度，完成簽約流程數位化，大幅減少紙張列印成本及等待簽署的時間成本，讓整個簽署流程更加高效且方便。

Q6、可以跟我們分享長期使用點點簽的心得嗎？

使用點點簽線上簽署不僅可以減少紙張列印和時間成本，長遠來看更提升了我們的業務敏捷度和文件管理等面向的作業。舉例來說，台北數位集團整合了點點簽於內部公文系統中，在外和客戶接洽的業務同仁可直接簽署文件，不需額外回到公司處理紙本文件，同時電子檔案的合約文件也更易於保存，完全不用擔心會有破損、潮濕等問題發生，大幅提升文件的保存的完整度。整體來說，對於遠端辦公的同事，或是有高度移動需求的業務同仁來說，點點簽是目前市場上最適合台北數位集團的電子簽名解決方案了！

數位轉型不僅是一種選擇，而是一個勢在必行的戰略

儘管疫情已結束，但隨著企業永續的趨勢，企業的數位轉型依然勢在必行。在這個新的商業環境中，零接觸作業流程已成為每個企業必不可少的配套措施，台北數位集團通過引入點點簽電子簽名解決方案，展現了他們在數位化創新領域的領先地位。

透過點點簽，台北數位集團不僅簡化了簽署作業，加速了內部營運流程，還大幅減少了時間和成本的浪費。這使得客戶能夠更好地掌握廣告的最佳時機，提升營收，實現雙贏的局面。

數位轉型不僅是一種選擇，而是一個勢在必行的戰略，點點簽電子簽名解決方案已成為企業實現數位化作業、提高效率並開拓未來的必備工具，聯絡點點簽專員，今天立即開始您的數位轉型之旅！

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