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居家辦公優缺點大解析!3 步驟幫您大幅提升工作效率!

近年來越來越多公司開放員工居家辦公,究竟居家工作好處有哪些?居家辦公工作效率會不會變差?本篇將帶你深入了解居家辦公標準、優缺點分析,並分享 3 個提升居家辦公效率技巧以及超好用居家辦公設備推薦給您!

目錄:
一、居家辦公(WFH)介紹:居家辦公定義是什麼?
二、居家工作的好處、缺點有哪些?如何改善線上溝通的問題?
(一)居家辦公好處、缺點有哪些?
(二)如何改善居家辦公工作的溝通問題?
三、如何居家辦公?利用這 3 個技巧幫助您提升工作效率!
(一)技巧 1:改善可能影響您的「環境」
(二)技巧 2:有技巧性的優化工作流程
(三)技巧 3:利用這 3 種工具提高效率
四、居家辦公設備有哪些?利用點點簽 DottedSign 解決 WFH 問題!

一、居家辦公(WFH)介紹:居家辦公定義是什麼?

自從疫情爆發以來,已經有越來越多的公司採用「居家辦公」的形式,來進行工作流程與作業,但對於多數人來說,遠端辦公依然是一件相當陌生的事,那麼居家辦公的定義到底是什麼呢?

「居家辦公」又稱遠距工作、遠端工作、在家工作(英文:Work From Home,縮寫:WFH),它的定義為下:

一種透過電子科技,像是:電腦、軟體、網路通訊設備等,來讓員工可以居家上班,或是到任何地方工作的模式。

不過,並非所有的產業都可以以居家辦公的模式工作,主要還是運用在數位或科技相關的行業中;也因為疫情的關係,加上數位轉型的盛行,使居家辦公已逐漸成為科技趨勢。

二、居家工作的好處、缺點有哪些?如何改善線上溝通的問題?

了解了居家辦公的定義後,那麼它的優缺點有哪些?我們又要如何改善線上溝通的問題呢?以下將分別為您說明:

(一)居家辦公好處、缺點有哪些?

居家辦公優缺點

1. 居家辦公優點

以下 6 點為居家辦公的優點:

  • 省下通勤時間與成本:居家辦公的主要好處,就是可以大大減少出門後的開銷,無論是車費、加油費還是通勤所花的時間成本,全都可以避免,幫助您省錢又省時間!
  • 工作時間、流程更彈性:由於居家辦公是在家裡工作,因此更能夠彈性的安排個人工作時間與流程,因此只要妥善管理,便可以有效提升工作效能。
  • 增加睡眠、休息時間:居家辦公節省了通勤時間,代表我們會有更多的時間可以運用與分配,進而增加睡眠與休息的時間。
  • 減少與同事相處的交際壓力:對於喜歡獨處的工作夥伴來說,長時間與上司、同事相處,可能會產生一定的交際壓力,進而影響工作效能,而居家辦公則可以避免類似的問題發生。
  • 省下打理自己的時間:對於大部分的人來說,出門前的梳妝整理、髮型打理等,需要花費一定的時間才能完成,而居家辦公則不需要特別打理自己,因此省下了許多時間。
  • 增加與親人相處的時間:除了以上幾點優點之外,居家辦公也會因為待在家的機會變多,進而增加與親人相處的時間。

2. 居家辦公缺點

以下 4 點為居家辦公的缺點:

  • 可能導致工作效率差:若居家辦公的時間掌控不佳、工作優先順序安排不當,或是自律性差等狀況,都有可能影響工作效率。
  • 工作、生活界線模糊:由於居家辦公與日常生活都是在相同的空間與環境,因此若沒有區分清楚,就容易導致工作、生活的界線模糊。
  • 減少活動容易體重增加:長時間居家辦公,等同於長時間待在家,若沒有自發性的持續運動,就可能因爲減少出門活動而導致體重增加。
  • 容易產生溝通上的困難:由於居家辦公無法與工作夥伴面對面溝通,因此若沒有依靠居家辦公設備,就有可能產生溝通上的困難。

(二)如何改善居家辦公工作的溝通問題?

3個方法改善居家辦公溝通問題

居家辦公時,即便有立即性的問題需要解決,也沒辦法與工作夥伴面對面交談,而只能透過線上的聯繫方式進行,那麼這時候溝通上產生問題怎麼辦?如何解決呢?別擔心,以下 3 個方法幫助您改善溝通問題:

1. 定期舉辦每月聚餐、社交活動

無論是在每週例行會議前,與工作夥伴閒聊並分享自己生活的趣事,或是每月定期舉辦聚餐、社交活動,目的都是為了讓公司裡的所有人,有個表達自己的機會;並且透過這個機會,大家可以相互交流、關心,才能在彼此熟悉後,更順利的改善工作上的溝通問題。

2. 建立正向反饋並主動回報的習慣

居家辦公需要建立正向反饋並養成主動回報的習慣,才能讓彼此的工作流程更順暢,或使同事保有個人專注的時間。因此,可以利用以下 3 點來提升團隊工作流程的效率:

  • 適時的在通訊軟體上打招呼、聊天,讓彼此在工作之餘,也有互相交流的機會。
  • 產生工作問題時,養成主動回報的習慣,讓主管或其他工作夥伴,了解每個人的工作狀況,並提供相對應的協助。
  • 建立 Google 共享行事曆,或是在通訊軟體中,更新成目前的個人狀態,像是:會議中、病假、休假等,讓工作夥伴知道什麼時間不方便打擾您。

當團隊打造出一套彼此都適用的居家辦公模式,在溝通上也會變得更輕鬆、順暢且快速,進而增加整體的工作效率!

3. 適當利用視訊會議

除了上述的 2 種方法之外,也可以透過每月的 One-On-One 會議與工作夥伴溝通,讓彼此可以更加了解對方,也為接下來的工作想法和滿意度鋪路,並提出更具體、實際的情況,以解決工作上的困難。除此之外,在訊息上產生認知差異之時,也可以適當的使用視訊會議,來幫助彼此的溝通流程更順暢。

三、如何居家辦公?利用這 3 個技巧幫助您提升工作效率!

3個方法提升居家辦公效率!

除了溝通問題的解決方法之外,還有沒有什麼技巧,可以提升居家辦公效率呢?為什麼某些人居家辦公依然可以保持超高的生產力?而多數人則是待在家就無法專心工作?以下提供 3 個小技巧,幫助您改善居家辦公問題!

(一)技巧 1:改善可能影響您的「環境」

多數人在家工作無法專注,其實是因為環境中有太多可能影響注意力的因素,像是:手機震動聲、不重要的通知,甚至是辦公桌上的小擺飾等,都可以影響到工作時的專注力,因此想要改善問題,就要從居家辦公空間開始調整!您可以利用以下 3 個小技巧來維持專注力:

  • 將手機、電腦等電子設備關靜音,或是調整成特定/重要資訊才提醒。
  • 將辦公桌上的雜物移除,盡量讓桌面保持乾淨,並保留工作必要工具即可!
  • 讓自己進入工作模式,無論是透過服裝、髮型打理,或是將居家辦公的位置,區分出工作區與休閒區等,只要是能幫助您進入工作狀態的調整都可以!

(二)技巧 2:有技巧性的優化工作流程

您可以利用以下 3 點,有技巧的優化工作流程:

  • 在開始準備工作之前,先列出當日的待辦事項,並依照安排的優先順序,逐一完成。
  • 若居家辦公時與工作夥伴或客戶,需要討論「非急迫性」的問題,將一律訂出時間舉行會議,以避免打亂原有的工作安排。
  • 居家辦公時,可以定時設置鬧鐘,每個小時給自己 10 分鐘休息;這樣一來,可以強迫自己在工作時專心,同時也讓自己保有休息的時間。

(三)技巧 3:利用這 3 種工具提高效率

除了以上 方式之外,您還可以利用以下 3 種工具來提高工作生產力:

  • 專案管理工具:利用專案管理工具可以將進度與其他工作夥伴分享,讓彼此更加了解團隊現況,而常見的「專案管理工具」像是:Slack、Trello、Notion。
  • 檔案分享工具:檔案分享工具可以讓彼此無時無刻的存取共享檔案,節省了許多不必要的溝通,而常見的「檔案分享工具」像是:Google Drive。
  • 電子簽名工具:電子簽名工具可以幫助您在家就能簽署重要文件,節省許多紙本簽名的困擾,並優化工作流程與速度,而常見的「電子簽名工具」像是:點點簽 DottedSign。

以上就是 3 個提升工作效率的小技巧,幫助您有技巧性的優化工作環境與流程,並透過工具來提高生產力。此外,若您時常遇到「居家工作不在辦公室,但卻有緊急文件需要簽署」的困擾,推薦您使用「點點簽 DottedSign」這項居家辦公工具,來解決 WFH 的簽署問題!

四、居家辦公設備有哪些?利用點點簽 DottedSign 解決 WFH 問題!

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