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電子簽章是什麼?怎麼用?5步驟完成無紙化電子簽署!

電子簽名是什麼?電子簽章怎麼用?本文將介紹電子簽署由來、簽名效力,並教學如何建立電子簽名自動化的流程,讓你不再受時空限制、大幅提高工作效率!文末再分享能保障簽名安全且操作簡單的電子簽章製作軟體給你!

目錄:
一、電子簽章是什麼?
(一)電子簽章效力合法嗎?

二、電子簽章怎麼用?
(一)電子簽章與手寫簽章的差異?
(二)Word電子簽章製作
(三)PDF電子簽章製作

三、電子簽章數位簽章差別

四、電子簽章的好處

五、電子簽章APP工具推薦

一、電子簽章是什麼?

全球電子商務興盛的情況下,許多交易不再僅限於實體世界,越來越多商務往來發生於網路上,並且越來越講求工作的效率,傳統手寫簽名、蓋印章來簽約的模式,已經漸漸顯露出其不足,比如依賴紙本難以管理資料,或是簽約時間和流程繁瑣且冗長,若中途出現小錯誤一切都得重頭再來,為了因應科技發展、工作流程腳步加快,因而衍生出了電子簽名(電子簽章)的技術,幫助企業簡化簽署流程

電子簽章,讓用戶可以在線上簽署電子文件,不再需要紙筆,在全球各國依然能夠具有法律效力,也俗稱電子簽名。

(一)電子簽章效力合法嗎?

為了推動電子交易的普及運用,世界各國都有制定電子簽名(電子簽章)相關的法律,例如台灣的電子簽章法律效力來自《電子簽章法》,政府透過這項法律來保障電子交易的安全,那麼電子簽章台灣是如何定義與規範呢?和我們一起快速掌握重點:

電子簽章法第2條第2款中明訂了電子簽章的定義:

電子簽章指依附於電子文件並與其相關連,用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽者。

也就是說,不論形式的文件、同意書、合約電子簽章合法依據有2個:

電子簽章的2個合法依據
  1. 確認身分:可辨識及確認電子文件簽署人身分、資格
  2. 內容紀錄:電子文件內容可完整呈現且可日後取出供查驗

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二、電子簽章怎麼用

科技這麼發達,什麼都能合成,萬一簽名被冒用怎麼辦?那如何確認電子文件簽署人的身分呢?這就要提到電子簽章與手寫簽章的差異了。

(一)電子簽章與手寫簽章的差異?

很多人會用手機、平板或電腦在電子文件上手寫簽名,或是把簽名檔放在電子檔裡,以為這就算是完成Word、PDF簽名,但這其實並不算是法律上的電子簽章

因為文件的接收者,無法透過電子簽名辨識是否真的由「本人」簽署,其中存在太多偽造的可能,所以這種簽名其實依然歸屬於傳統簽名的範疇,只是手寫工具換成3C用品而已。

電子簽章在辨識簽署人方面,往往會透過加密技術和各項簽署記錄來作為電子簽章的真實性證據,如此電子簽名才算是法律認定的電子簽章,而數位簽章又經過第三方憑證機關把關,使其簽名具有唯一辨識性與不可否認性

(二)Word電子簽章說明

因此我們日常拿到Word文件,把簽名檔去背貼上的那種簽名做法,其實並不能作為電子簽章使用,不僅是因為簽名難以辨識是否為本人所為,Word格式下載落地後,也比較容易有被編輯更動的風險,安全性和嚴謹度都偏低。

以Microsoft的Word來說,它所提供的電子簽章為數位簽章服務,在使用者已經取得簽章憑證的情況下,可傳送數位簽章的檔案、憑證,使接收者得以透過公鑰辨識該文件使否曾被攔截、竄改。

但Word電子簽章提供較為陽春的服務,比如說:使用Word簽署多需要簽署人收到檔案後,自行下載、簽好、存檔,再回傳給寄送人,步驟與流程繁瑣,也較花時間。

實際使用上其實還有諸多不便,例如難以使用手機編輯、設定簽名檔步驟繁瑣、僅記錄筆跡無其他生物資訊記錄、僅支援Word格式等等。

因此Word電子簽章在一般消費者簽保單、合約等少量文件時可用,但在文件來往量大的商業領域其實相對少用,更多人會選擇其他第三方電子簽名App,例如點點簽DottedSign,這些雲端電子簽名服務可以建立自動化流程,免除中間傳遞、下載的時間,並且用數位憑證能夠確保文件完整性、不被竄改,稽核軌跡也能記錄一舉一動。

正因為涉及到他人簽名,完善的簽名流程就顯得更為重要,點點簽DottedSign擁有多重防護跟驗證讓雙方簽的都安心。

(三)PDF電子簽章製作

面對PDF檔案,該怎麼進行電子簽章呢?一般人都會下載PDF檔案再以繪畫置入簽名並回傳Email,但如我們所解釋的,這過程其實嚴謹度相當低,過多文件下載也常常讓人面臨儲存空間不足的困擾,甚至是文件版本搞混,不小心簽錯文件版本,有可能造成難以預料的後果

快看過來!你知道嗎?其實PDF簽名流程可以超簡化!以點點簽DottedSign的PDF電子簽章設定步驟為例:(教學步驟可參考:如何建立簽署任務邀請他人簽名?

點點簽電子簽章設定示意圖
  1. 註冊點點簽DottedSign會員並登入
  2. 點擊+號導入欲簽署之文件
  3. 輸入指定簽署者姓名、Email,可自由指定簽署順序
  4. 指派簽名欄位給簽署人
  5. 發送文件給簽署人

發文者還可於點點簽DottedSign中隨時追蹤文件簽署近況,並可設定自動發送提醒信給尚未簽署的人,若為多人團隊規模,管理者可控管成員權限及查看團隊使用數據,在組織管理上更加有條理。

收到簽署邀請的人,怎麼完成回簽呢?(教學步驟可參考:收受簽署邀請並簽署文件

  1. 不論是用手機、平板或電腦,都可以從簽署邀請信或文件簽署連結打開文件
  2. 點選被指定簽名之欄位
  3. 加入簽名、印章、日期時間、文字等等(若已註冊為DottedSign會員,第一次加入簽名/印章後會自動儲存)
  4. 點選結束,接收OTP驗證碼並確認驗證
  5. 完成後送出簽署,最終版文件會自動寄給雙方留存

如果看文字還是不太清楚如何運作,底下還有3分鐘教學影片,讓你實際一瞧點點簽DottedSign文件不落地,全程線上建立自動化的超快速簽署流程!

不論是發文者上傳PDF指派欄位後,設定簽名對象email,或是收到簽署邀請方在同個線上流程完成簽署,整個數位過程軌跡都會記錄點點簽DottedSign雲端中,內容完整性及效力都更加嚴謹。

三、電子簽章數位簽章差別

說了這麼多,也許有些人還是會好奇電子簽章和數位簽章差別在哪?

簡單來說,數位簽章屬於電子簽章的一種形式,其保密性與資訊安全性更高。

電子簽章佐證簽署人身分的方式十分多元,可能有記錄筆跡、筆壓、速度、指紋或聲紋等生物資訊等等,其中數位簽章就是特指運用了演算法和金鑰加密技術的電子簽章

電子簽章、數位簽章差別

使用數位簽章這種電子簽章申請憑證是必要條件,第三方憑證機關(CA)會發放只有本人知道的私密金鑰,可以透過私鑰來加密文件並傳送給他人,他人則可以向第三方憑證機關(CA)申請公開金鑰驗證,以驗證並解密電子文件。

而因為私鑰加密只有本人能使用,相當於數位身分,所以數位簽證又具有唯一辨識性與不可否認性,不可否認文件非本人所為。

(更詳細的數位簽章介紹,推薦參考:《數位簽章是什麼?認識數位簽章與憑證,文件傳送更安心!》)

四、電子簽章的好處

隨著企業e化與無紙化發展趨勢,電子簽章是你非知道不可的一項服務!電子簽章有哪些優於傳統簽章的好處呢?馬上來看看:

• 不再受到時空限制:即審即簽、隨時隨地都可以用手機、電腦或平板簽章。

• 大幅提高工作效率:秒速送達,透過網路傳送不用再跑郵局或請快遞寄件。

• 保護文件及簽署者:多重驗證,使已簽署的文件具有唯一辨識性與不可否認性。

• 幫助環保節省紙張:免消耗紙,節省影印時的紙張用量,幫助環保愛地球。

• 文件保存查閱便利:輕鬆查找,文件存放管理不再頭痛,任何資訊一鍵查。

而基於以上這些電子簽章的效益,導入電子簽章還有助於企業數位轉型,從以往紙本作業的繁複、低機動性中脫離出來,進入高效率的全數位化流程,不僅是線上簽署文件,還能即時掌握文件保存與調閱,進行更便利的團隊管理,為企業縮短時間與人力成本。

五、電子簽章APP工具推薦

點點簽DottedSign,數位化簽名流程專家

點點簽DottedSign與架構龐大的電子簽章系統不同,軟體空間輕巧不佔空間,採取雲端儲存功能,線上文件簽署即簽即傳,讓業務推展順暢無阻,客戶包含Hahow好學校、SoundOn、foodomo、Cyberbiz等等,是業界最值得信賴的電子簽名服務。

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點點簽DottedSign具有簡易操作的介面設計,從創建簽署文件到對方簽署完成,雙方能即時掌握每一個流程,知道文件現在傳遞到哪一關,並且具備Email和KDAN(凱鈿)會員帳號的雙重身份驗證認證,另提供數位軌跡作為記錄,滿足安全性與法律效力條件。

✅操作直覺容易上手

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