產品資訊

電子簽章是什麼?怎麼用?5步驟完成無紙化電子簽署!

電子簽名效力如何?電子簽章製作容易嗎?電子簽章法是現在的趨勢!本文介紹電子簽章怎麼用、如何電子簽名,說明電子簽章跟數位簽章的差別,讓你徹底了解電子簽署與電子合約的好處!

目錄:
一、電子簽章是什麼?
(一)電子簽章效力合法嗎?

二、電子簽章怎麼用?
(一)電子簽章與手寫簽章的差異?
(二)Word電子簽章製作
(三)PDF電子簽章製作

三、電子簽章數位簽章差別

四、電子簽章的好處

五、電子簽章APP工具推薦

一、電子簽章是什麼?

全球電子商務興盛的情況下,許多交易不再僅限於實體世界,越來越多商務往來發生於網路上,並且越來越講求工作的效率,傳統手寫簽名、蓋印章來簽約的模式,已經漸漸顯露出其不足,比如依賴紙本難以管理資料,或是簽約時間和流程繁瑣且冗長,若中途出現小錯誤一切都得重頭再來,為了因應科技發展、工作流程腳步加快,因而衍生出了電子簽名(電子簽章)的技術,幫助企業簡化簽署流程

 

電子簽章,讓用戶可以在線上簽署電子文件,不再需要紙筆,在全球各國依然能夠具有法律效力,也俗稱電子簽名

根據台灣民法,合約不一定要手寫簽名,只要雙方達成協議即可生效,所以透過電子簽章當然也可以是其中一種形式,電子簽章常見形式包含電子簽名、數位簽章、指紋/聲紋辨識等技術。

 

(一)電子簽章效力合法嗎?

為了推動電子交易的普及運用,世界各國都有制定電子簽名(電子簽章)相關的法律,例如台灣的電子簽章法律效力來自《電子簽章法》,政府透過這項法律來保障電子交易的安全,那麼電子簽章台灣是如何定義與規範呢?和我們一起快速掌握重點:

電子簽章法第2條第2款中明訂了電子簽章的定義:

電子簽章指依附於電子文件並與其相關連,用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽者。

而電子簽章第9條則進一步解釋電子簽章的基本前提:依法令規定應簽名或蓋章者,經相對人同意,得以電子簽章為之。也就是說,電子簽章同意書及合約等電子文件合法的前提是收受方需要表示同意之意圖才可以,保障了簽署方選擇是否使用電子簽章的權利。

電子簽名3大優勢

綜上所述,不論形式的文件、同意書、合約電子簽章合法依據有3個:

  1. 確認身分:可辨識及確認電子文件簽署人身分、資格
  2. 內容紀錄:電子文件內容可完整呈現且可日後取出供查驗
  3. 表示同意:經收受方明示或暗示同意使用電子文件

二、電子簽章怎麼用

科技這麼發達,什麼都能合成,萬一簽名被冒用怎麼辦?那如何確認電子文件簽署人的身分呢?這就要提到電子簽章與手寫簽章的差異了。

(一)電子簽章與手寫簽章的差異?

很多人會用手機、平板或電腦在電子文件上手寫簽名,或是把簽名檔放在電子檔裡,以為這就算是完成Word、PDF簽名,但這其實並不算是法律上的電子簽章

因為文件的接收者,無法透過電子簽名辨識是否真的由「本人」簽署,其中存在太多偽造的可能,所以這種簽名其實依然歸屬於傳統簽名的範疇,只是手寫工具換成3C用品而已。

電子簽章在辨識簽署人方面,往往會透過加密技術和各項簽署記錄來作為電子簽章的真實性證據,如此電子簽名才算是法律認定的電子簽章,而數位簽章又經過第三方憑證機關把關,使其簽名具有唯一辨識性與不可否認性

(二)Word電子簽章說明

因此我們日常拿到Word文件,把簽名檔去背貼上的那種簽名做法,其實並不能作為電子簽章使用,不僅是因為簽名難以辨識是否為本人所為,Word格式下載落地後,也比較容易有被編輯更動的風險,安全性和嚴謹度都偏低。

以Microsoft的Word來說,它所提供的電子簽章為數位簽章服務,在使用者已經取得簽章憑證的情況下,可傳送數位簽章的檔案、憑證,使接收者得以透過公鑰辨識該文件使否曾被攔截、竄改。

但Word電子簽章提供較為陽春的服務,比如說:使用Word簽署多需要簽署人收到檔案後,自行下載、簽好、存檔,再回傳給寄送人,步驟與流程繁瑣,也較花時間。

實際使用上其實還有諸多不便,例如難以使用手機編輯、設定簽名檔步驟繁瑣、僅記錄筆跡無其他生物資訊記錄、僅支援Word格式等等。

因此Word電子簽章在一般消費者簽保單、合約等少量文件時可用,但在文件來往量大的商業領域其實相對少用,更多人會選擇其他第三方電子簽名App,例如點點簽DottedSign,這些雲端電子簽名服務可以建立自動化流程,免除中間傳遞、下載的時間,並且用數位憑證能夠確保文件完整性、不被竄改,稽核軌跡也能記錄一舉一動。

正因為涉及到他人簽名,完善的簽名流程就顯得更為重要,點點簽DottedSign擁有多重防護跟驗證讓雙方簽的都安心。

(三)PDF電子簽章製作

面對PDF檔案,該怎麼進行電子簽章呢?一般人都會下載PDF檔案再以繪畫置入簽名並回傳Email,但如我們所解釋的,這過程其實嚴謹度相當低,過多文件下載也常常讓人面臨儲存空間不足的困擾,甚至是文件版本搞混,不小心簽錯文件版本,有可能造成難以預料的後果

快看過來!你知道嗎?其實PDF簽名流程可以超簡化!以點點簽DottedSign的PDF電子簽章設定步驟為例:(教學步驟可參考:如何建立簽署任務邀請他人簽名?

點點簽電子簽章設定示意圖
  1. 註冊點點簽DottedSign會員並登入
  2. 點擊+號導入欲簽署之文件
  3. 輸入指定簽署者姓名、Email,可自由指定簽署順序
  4. 指派簽名欄位給簽署人
  5. 發送文件給簽署人

發文者還可於點點簽DottedSign中隨時追蹤文件簽署近況,並可設定自動發送提醒信給尚未簽署的人,若為多人團隊規模,管理者可控管成員權限及查看團隊使用數據,在組織管理上更加有條理。

收到簽署邀請的人,怎麼完成回簽呢?(教學步驟可參考:收受簽署邀請並簽署文件

  1. 不論是用手機、平板或電腦,都可以從簽署邀請信或文件簽署連結打開文件
  2. 點選被指定簽名之欄位
  3. 加入簽名、印章、日期時間、文字等等(若已註冊為DottedSign會員,第一次加入簽名/印章後會自動儲存)
  4. 點選結束,接收OTP驗證碼並確認驗證
  5. 完成後送出簽署,最終版文件會自動寄給雙方留存

如果看文字還是不太清楚如何運作,底下還有3分鐘教學影片,讓你實際一瞧點點簽DottedSign文件不落地,全程線上建立自動化的超快速簽署流程!

不論是發文者上傳PDF指派欄位後,設定簽名對象email,或是收到簽署邀請方在同個線上流程完成簽署,整個數位過程軌跡都會記錄點點簽DottedSign雲端中,內容完整性及效力都更加嚴謹。

三、電子簽章數位簽章差別

說了這麼多,也許有些人還是會好奇電子簽章和數位簽章差別在哪?

簡單來說,數位簽章屬於電子簽章的一種形式,其保密性與資訊安全性更高。

電子簽章佐證簽署人身分的方式十分多元,可能有記錄筆跡、筆壓、速度、指紋或聲紋等生物資訊等等,其中數位簽章就是特指運用了演算法和金鑰加密技術的電子簽章

電子簽章、數位簽章差別

使用數位簽章這種電子簽章申請憑證是必要條件,第三方憑證機關(CA)會發放只有本人知道的私密金鑰,可以透過私鑰來加密文件並傳送給他人,他人則可以向第三方憑證機關(CA)申請公開金鑰驗證,以驗證並解密電子文件。

而因為私鑰加密只有本人能使用,相當於數位身分,所以數位簽證又具有唯一辨識性與不可否認性,不可否認文件非本人所為。

(更詳細的數位簽章介紹,推薦參考:《數位簽章是什麼?認識數位簽章與憑證,文件傳送更安心!》)

四、電子簽章的好處

隨著企業e化與無紙化發展趨勢,電子簽章是你非知道不可的一項服務!電子簽章有哪些優於傳統簽章的好處呢?馬上來看看:

• 不再受到時空限制:即審即簽、隨時隨地都可以用手機、電腦或平板簽章。

• 大幅提高工作效率:秒速送達,透過網路傳送不用再跑郵局或請快遞寄件。

• 保護文件及簽署者:多重驗證,使已簽署的文件具有唯一辨識性與不可否認性。

• 幫助環保節省紙張:免消耗紙,節省影印時的紙張用量,幫助環保愛地球。

• 文件保存查閱便利:輕鬆查找,文件存放管理不再頭痛,任何資訊一鍵查。

而基於以上這些電子簽章的效益,導入電子簽章還有助於企業數位轉型,從以往紙本作業的繁複、低機動性中脫離出來,進入高效率的全數位化流程,不僅是線上簽署文件,還能即時掌握文件保存與調閱,進行更便利的團隊管理,為企業縮短時間與人力成本。

五、電子簽章APP工具推薦

點點簽DottedSign,數位化簽名流程專家

點點簽DottedSign與架構龐大的電子簽章系統不同,軟體空間輕巧不佔空間,採取雲端儲存功能,線上文件簽署即簽即傳,讓業務推展順暢無阻,客戶包含Hahow好學校、SoundOn、foodomo、Cyberbiz等等,是業界最值得信賴的電子簽名服務。

點點簽DottedSign,最快速、安全、效率的電子簽名服務

點點簽DottedSign具有簡易操作的介面設計,從創建簽署文件到對方簽署完成,雙方能即時掌握每一個流程,知道文件現在傳遞到哪一關,並且具備Email和凱鈿會員帳號的雙重身份驗證認證,另提供數位軌跡作為記錄,滿足安全性與法律效力條件。

✅操作直覺容易上手

✅即時發送簽署文件

✅自動推進簽署進度

✅團隊成員權限管理

✅MIT專人服務團隊

✅產品客製化服務彈性大

你對點點簽DottedSign的服務感到心動了嗎?事不宜遲,趕快點擊下方按鈕,註冊專屬於你的電子簽名服務吧!

立即註冊會員