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招募流程介紹:前置作業、完整步驟到優化方法一次看!

招募流程怎麼做?身為人資的您,是否也在煩惱招募任用流程要如何進行,才能使整體更順暢、效率更高?一起來看看本文介紹的招募前置作業、步驟和招募流程設計與改善方法吧!

目錄:
一、透過 3 個招募流程前置作業,幫助您找到對的人!
(一)前置作業 1:確定招募需求
(二)前置作業 2:制定招募人才計畫
(三)前置作業 3:撰寫職務說明書
二、招募任用流程介紹:完整招募甄選 5 步驟一次看!
(一)招募甄選流程 1:初步篩選
(二)招募甄選流程 2:進行面試
(三)招募甄選流程 3:候選人評估
(四)招募甄選流程 4:決定最終招募人才
(五)招募甄選流程 5:錄取通知與報到
三、招募流程設計與改善方法有哪些?用這 3 招優化招募流程!
(一)將目標放在外部招募:打造多元化招募管道!
(二)優化面試流程效率:盡可能完善招募過程!
(三)透過雲端電子簽名:點點簽 DottedSign 加快招募流程!

一、透過 3 個招募流程前置作業,幫助您找到對的人!

如何招募人才?人員招募流程(又稱人才招募流程、人力招募流程)是一個尋找潛在員工的過程,需要透過一系列的步驟,從前置作業、初步篩選、進行面試再到候選人評估、錄取與報到等過程,才能夠完整一個人資招募流程。

那麼,需要花費這麼長的時間,最後卻無法找到適合的人才怎麼辦呢?在正式開始招募之前,可以透過以下 3 個前置作業,來幫助您更加確信目標,並找到對的人!

3個招募流程前置作業

(一)前置作業 1:確定招募需求

首先,第 1 步就是要「確定招募需求」,若公司設立職位空缺,但卻無法明確了解所需的人才,那麼就不會找到合適的人;因此組織內部應該要先分析現有的職缺,並討論該職缺所需具備的知識、技能與經驗有哪些?當確切答案出來後,後續的流程也將會變得更順暢!

(二)前置作業 2:制定招募人才計畫

明確需求後,來到前置作業的第 2 步「制訂招募人才計畫」,此計畫主要可以分為「內部招募」與「外部招募」 2 種,以下詳細說明:

  • 內部招募:可以透過現任員工來對外宣傳,若成功招募還可以發放推薦獎金,以吸引員工進行推廣;或是讓認為自己可以勝任公司職缺的員工,主動爭取工作機會。
  • 外部招募:可以透過公司網站、社群媒體、招募網站,如:LinkedIn、Yourator、104、1111、校園徵才,甚至是舉辦招募活動等,來進行宣傳。

(三)前置作業 3:撰寫職務說明書

「職務說明書」是為招募職缺而撰寫的工作說明,因此寫得越完善、越清楚越好,可以包括:職務內容、門檻要求、所需技能與經驗等,且除了撰寫工作內容之外,也應說明薪資、福利與公司環境、文化等資訊。

以上 3 個招募前置作業,都是為了甄試、任用所做的先期準備,2 者都是為了找出適合企業的人才,因此在招募前置作業完成後,接下來將為您說明完整的招募甄選與任用的流程介紹,一起來看看!

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二、招募任用流程介紹:完整招募甄選 5 步驟一次看!

招募甄選流程主要為評估求職者的知識、技能與態度,最後再透過面談進行評估,才能選出最適合的人才來填補公司的職缺!而完整招募甄選過程可以分為下列 5 步驟:

招募徵選5步驟一次看

(一)招募甄選流程 1:初步篩選

招募流程的第 1 步是透過內、外部招募所獲取的履歷資訊,來進行初步篩選。人資可以從申請人的履歷當中,來了解個人的相關經驗、性格特色與具備的技能,並確定是否有填補職缺的資格。經過一系列的篩選後,已經淘汰了不適合的人選,並為公司選出進行下一步面試的候選人;因此初步篩選是讓人資能達到高效率,同時更加善用公司資源的重要步驟!

(二)招募甄選流程 2:進行面試

在進行初步篩選後,將會為挑選出的候選人安排 1 次或多次面試,其中包括:

  • 初步面試:通常是候選人與人資進行 1 對 1 的面對面談話,而面試內容通常會聚焦在候選人的性格特質、心態、技能與過往經驗等。
  • 二次面試:二次面試通常是與管理層、主管等成員進行的面試談話,而面試過程可能是以 1 對 1 談話,或是 1 對多的團體面試為主。
  • 最後面試:只有少數候選人,能夠進入到最後面試的階段。通常是與公司高層進行 1 對 1 談話,或是與組織成員討論更深入的工作內容,並確定雙方意願等。

(三)招募甄選流程 3:候選人評估

在面試流程中,人資通常會給候選人進行 1 或多個測試,內容包括:人格特質測驗、解決問題的能力、邏輯推理能力、理解能力、情緒與智能等。而在面試結束後,組織內部將進行討論,並對所有候選人的性格特色、具備技能、經驗與測試結果等,進行一個完整的評估。

(四)招募甄選流程 4:決定最終招募人才

在進行候選人評估後,公司將決定最終的招募人才首選,並對錄取與報到進行準備。而這裡有一個相當重要的概念 — 「寧缺勿濫」,若是沒有符合標準的候選人,就不應硬著頭皮以「試試看」的心態去選擇人才,而是要透過組織內部加以討論或改變招募方法,來優化後續的招募流程,以產生更多合適的候選人。

(五)招募甄選流程 5:錄取通知與報到

最後,若公司順利錄取候選人,人資就需要在第一時間通知招募人才,並在雙方談妥薪資待遇後,寄出錄取信(Offer Letter)。

而在人才確定報到後,大部分公司會簽訂「勞動契約」,雖然根據民法第 153 條第 1 項之規定:「當事人互相表示意思一致者,無論其為明示或默示,契約即為成立。」,並不強制一定要簽訂書面契約,但為了避免雙方後續的爭議與誤會,建議事先與每位員工簽訂勞動契約為宜。

三、招募流程設計與改善方法有哪些?用這 3 招優化招募流程!

了解招募流程的步驟後,相信您已經發現招募是需要花費大量時間與心力的過程,因此設計合適的招募流程,或是將招募流程改善,就能夠提高招聘的效率,因此可以利用以下 3 招來優化招募流程,一起來看看!

(一)將目標放在外部招募:打造多元化招募管道!

「打造多元化招募管道」是優化招募流程的第 1 步!上述有提到,公司招募管道主要分為「內部招募」與「外部招募」,而內部招募要優化的範圍較窄,因此公司應將目標放在外部招募,並建立多元招募管道。

如果只透過單一招募方式或平台,能被看見的機率不高,找到的人才也就有限,因此除了在人力銀行招募之外,也要擴散到其他社群經營,像是:Linkedin、Facebook、Twitter 等;甚至是為公司官網建立能夠線上應徵的頁面,讓求職者能夠快速進行履歷投遞,以提升公司雇主品牌形象並改善招募流程!

(二)優化面試流程效率:盡可能完善招募過程!

第 2 個優化方式,就是盡可能的完善招募過程,以利提升流程效率。由於招募的過程中,將進行大量溝通與細節確認,這樣一來一回當中,就容易導致效率低落,進而影響整體招募流程。

因此若是想快速鎖定適合的人才,人資可以在獲得求職者的履歷之後,可以先透過電話、視訊面談等方式,來進行簡單談話,並將明顯不符合職缺標準的人選初步篩選掉;或是提前準備信件模板來加速招募流程,像是:二次面試信通知、感謝信、錄取通知等,透過類似方法都能將招募流程優化,並有效節省時間。

(三)透過雲端電子簽名:點點簽 DottedSign 加快招募流程!

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