用戶實例

走向永續發展,點點簽電子簽名與奇美實業攜手成業界的領頭羊

許多企業在內部作業流程走向數位化時,會發生數位化不完全的情況,或是數位化與原有的工作流程配合不佳,使得公司同仁使用起來不順手,造成使用率也不高,因此數位化與原系統配合與完整流程十分重要。奇美實業數位化已有一段時間,但流程的末端依舊倚靠紙本簽署,透過導入點點簽,將電子簽名完美連結上原本的工作流程。

此篇企業專訪邀請到奇美實業行政總處陳世賢副總經理與凱鈿行動科技林文瑋總經理,分享奇美導入點點簽電子簽名服務後的使用心得,以及點點簽如何幫助奇美成功數位轉型,進而邁向永續經營之路。

Q1、奇美已經大力推動數位轉型10多年,目前的成果如何?

奇美陳副總:大概從2010年時,奇美就開始數位化了,當時ERP系統大更新,交易流程、資料庫建置和傳送等整個過程都更為完整且快速。後來奇美也逐漸走向數位轉型,部分工作流程可以直接透過網路來處理,團隊可以空出時間去做更多有意義的事情。

舉例來說,以前IT會需要負責一些簡單的寫程式工作,而現在透過機器人的導入,這些程式可以由機器人來撰寫,IT可以更聚焦在資安的掌握,而「資訊安全」其實是最重要的一塊,數位轉型不得不談資安,沒有資安,奇美就沒有數位轉型。

正因為奇美已經進行數位轉型一段時間了,我們才發現前段流程已經數位化到一個進度了,但流程的末端——簽署依然還需要紙本來處理。數位轉型後,奇美的整體用紙量有減少,但卻沒有像預期的大幅減少,一些對外的簽署流程依然還是以紙張為主,一直到去年才有契機施行電子簽名。

Q2、奇美實業為什麼選擇點點簽電子簽名?

奇美陳副總:奇美知道電子簽名已有一段時間,也先後花了很多時間釐清,去了解內部對於電子簽名的情境和想像。如果只是一些相當單純、不需那麼重視法律有效性的內部簽核,例如員工的在職證明,其實不需要用到電子簽名。真正需要電子簽名的地方是是與財務和法務端有關的東西,像是合約或是公文申報等這類具可追溯性和有不可否認性的文件。

在釐清內部需求後,奇美就開始評估電子簽名的服務廠商。我們評估過許多國外的大廠,可惜因台灣的《電子簽章法》限制,造成許多國外的電子簽名在適法性上皆無法符合奇美的需求。在進行多方的評估後,發現僅有國內凱鈿行動科技推出的電子簽名服務──點點簽適合,而且提供Adobe AATL國際大廠信賴認可的數位憑證,可以大幅提升交易安全,剛好凱鈿行動科技也在台南有的據點,更是減少通勤的排碳成本。

除此之外,凱鈿行動科技對數位轉型的領域耕耘多年,也有純熟的導入經驗,加上點點簽的使用者介面(UX)友善且易懂,技術可行性和國外的電子簽名服務廠商相比較有彈性,因此綜合技術可行性、法律適法性、在地服務的考量,奇美很快就決定選擇與凱鈿合作了。

Q3、點點簽如何協助奇美導入電子簽名?

奇美陳副總:奇美堅持在導入所有新數位工具時,都會希望與奇美原有的系統做串接,除了避免使用時產生斷點,也能降低後續使用者的訓練成本。因此我們希望此次整合的結果,奇美同仁在審約流程結束後,系統會自動觸發打開簽署系統,並進一步完成簽名。

凱鈿行動科技林總:凱鈿協助奇美導入電子簽名,除了希望能整合到奇美原有的系統,更希望導入點點簽後的新流程使用體驗,不會與原本的變化太大,因而影響同仁的使用積極度。因此在技術整合前期,凱鈿邀請了奇美未來會使用電子簽名的部門,包含財務以及法務等相對應部門,進行情境訪談及搜集使用需求等,以整合出實際貼近奇美每位使用者的簽署體驗。

除了簽署流程的整合外,在資安層面更是凱鈿的專業。我們符合ISO27001國際標準,點點簽在今年更獲得 AWS Well-Architected 認證,凱鈿為了客戶的安全與效能,另加入了滲透測試與壓力測試,且在每次版本更新上線前需通過一系列檢查例如:主機安全性弱點掃描、源碼掃描、黑/白箱測試等等,以提供奇美最完善、最順暢的數位簽署流程。

Q4、各部門使用點點簽電子簽名的情況如何?

奇美陳副總:法務部門使用點點簽進行線上簽署後,除了數位化簽署流程外,也大幅減少了收單時間。以往奇美的法務單位合約寄出後,需要反覆確認相關人員合約簽署的進度,往往過了半年才能夠取得已簽署的合約,取得後還不能直接歸檔,更要確認是否有錯誤的狀況發生。導入點點簽的電子簽名流程後,對方僅需線上簽署,法務單位即可線上直接收單,和以往法務同仁需蓋章、手動歸檔等傳統流程相比,更為直覺且有效率。

導入點點簽也使業務部門受益,遇到和國外廠商簽署時,紙本契約寄到國外往往需要15天的作業時間,或是等業務拜訪客戶後才可進行簽署。有了電子簽名後,一天內即可完成原需花費兩個禮拜到一個月才能完成的事情。另外,對財務單位來說,財務保管很多印鑑,且往往有一大疊的用印文件等著蓋章;自從使用電子簽名後,財務快速地滑鼠按兩下即可完成簽署,且點點簽的數位憑證企業可防止文件被竄改,大幅提升交易安全,更擺脫以往需要蓋騎縫章的困擾,將時間花在更有意義的工作項目上。

電子簽名系統上線之後,奇美更舉辦了兩場實體教學講座,並邀請凱鈿的專業團隊進行簽署的教學,一場以奇美內部員工為主,另一場以外部的合作和供應鏈廠商,參與人數兩場加起來共超過1,000人。藉由兩場講座除了可以幫助使用者更加了解電子簽名的效益外,同時兩場都收到與會者相當正面的評價,看出數位工具的導入對於奇美的團隊效益幫助相當大!

Q5、點點簽電子簽名如何協助奇美走向永續發展?

奇美陳副總:回歸到一開始講的,電子簽名是奇美數位化的最後一哩路。數位工具的導入對於奇美的效益提升非常多,從整個公司層級來講,交易的形成少了文件往返的時間成本,人員低度接觸,沒有交接的空間,因此資安上相當安全。

過去大家都以為傳統彌封是非常安全的,但紙本文件移動過程中資訊十分容易洩漏,雖然文件有彌封,但無法確保文件非常安全,因此以營運的角度來看,長期來看電子簽名相當有價值。企業應該要跳脫、打破以往的成見,不能一定要眼見為憑、一定要看到紅色油墨、看到紙張要有觸摸感才有安全感。

在永續部分,其實對國內企業來說「永續經營」算是一個蠻新的議題,也擔心沒有人呼應,但奇美很樂意擔任領頭羊的角色,藉由一些永續環境的嘗試來刺激供應鏈的廠商們,讓大家一起來了解、甚至回應這個議題。

點點簽與奇美實業攜手成為台灣數位轉型領頭羊

Q6、未來對電子簽名有什麼期許?

我建議企業應該拋棄「電子簽名可以減少紙張成本跟減少印章使用」的想法去做導入,並應該以更高層次的概念,如「好的建置體系可以創造更安全的環境」的思維評估是否導入電子簽名。我希望可以呼籲大家進行流程打造與優化,藉由各類數位工具的導入來提升公司對整體資安環境的重視,甚至進行升級。

若徹底落實以「網路」取代「馬路」,「線上傳輸」取代「紙本遞送」,這麼做可以減少很多碳足跡,減少很多紙本存放空間;若從營運價值、從環境價值去思考導入,電子簽名有它存在的意義,且勢必可以協助更多人瞭解電子簽名的好處與優勢。我們也期待公部門法律在電子簽名的部份要與時俱進。

專業可信賴的電子簽名是數位化的成功關鍵

透過導入點點簽的電子簽名技術,奇美成功完成了數位轉型中的最後一段路,往永續經營目標更進一步。點點簽的電子簽名流程不僅極大地節省了奇美的工作時間,還得益於凱鈿專業團隊的協助,確保了文件簽署的極高安全性,讓資訊安全得以充分保障。此外,點點簽與奇美原有的工作流程無縫結合,實現了完美的融合。

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