用戶實例

板橋國小導入點點簽電子簽名,適應混合辦公新常態

近幾年受到疫情影響,眾多企業為了因應遠距辦公,紛紛導入各種新科技。點點簽(DottedSign)電子簽名服務於疫情期間協助教學單位佈署遠距簽署流程,助力校內行政人員快速適應新辦公模式,優化原有的紙本簽署流程,進而達到節能減碳、提升辦公效率等效益,更為「智慧化校園」計畫推進重要一步。

此篇人物專訪新北市板橋國小校長 華志仁,從學校機關首長、教育工作者的角度,談談學校導入電子簽名後的契機、轉變及未來展望。

問:現今教學單位大多仰賴紙本簽署型式,對於電子簽名較為陌生,請問校長過去使用紙本簽署大多是哪些文件類型?

華:學校的行政工作不乏許多待簽核的文件,無論是以紙本保存的公文,亦或是無需列印的計畫簽核單、檢核表等,均可使用電子簽名來取代過去的書面陳核;其文件簽署對象以校內同仁居多,在行政流程多由承辦人將公文呈上至單位主管後,由單位主管寄送至外簽的其他處室單位,最後才會送到機關首長(校長)進行簽署;其次則有少部分與外部單位如請款領據簽收單等。

過去校內以紙本陳核文件時,都需要透過人力遞送、跑公文書流程、逐級核章等步驟,但有時在傳遞時會發生漏章或是延遲的情況,也很難掌握簽核進度及時效性。相較之下,校內人員若使用點點簽簽署文件,他們隨時可使用行動App追蹤文件傳遞進度,也可不受時空、地理等限制完成線上合約簽署;除此之外當每回簽署任務完成,文件能自動保存在帳號內,便於隨時查閱,若有紙本歸檔需求也可直接下載檔案,從資料管理的角度相當實用。無紙化的電子簽章能取代過去紙本列印、節省公務成本開銷,還能落實無紙化環保,一舉多得

 

問:校園數位轉型能帶來許多好處,包含節能減碳和提升行政效率等,請教校長當初導入電子簽名的契機是什麼呢?導入電子簽名時是否曾經面臨什麼樣的問題與挑戰?

華:後疫情時代的來臨,因應防疫需要減少接觸,因而衍生混成式教學、線上會議等模式,但依然需要面對文件簽署的情境,點點簽可突破時間與地理位置的限制,藉由電子簽名來取代過去的紙本簽到或計畫簽核,甚至核發出席費、講師費等,都是校園內常見的應用案例,電子簽名的好處顯而易見。

電子簽章導入初期,校內同仁需要時間適應及改變操作習慣,不過這也彰顯點點簽的優勢,其操作介面相當容易上手,一旦使用習慣改變之後反而會加速依賴電子簽名。同時主推單位會舉辦完整的訓練課程,並由凱鈿點點簽團隊從旁提供最即時專業的客服服務,總歸來說,校內人員在操作上其實並沒有碰到太大的困難。除此之外,導入新工具的主要關鍵在於公部門或學校的單位的之單位主管需具有推動的意識並且會積極落實要求,會有助於加速導入與上手。一旦使用習慣改變之後反而會加速依賴電子簽章。

「 透過點點簽電子簽名能降低遠距溝通成本、有效提升行政作業效率。」華志仁校長說道。

問:推動電子簽名期間,學校已受到疫情影響實施全面遠距教學,請問校長當時是如何向校內同仁推動電子簽名,而文件簽署的流程上是否有改變呢?

華:導入電子簽名其實並沒有改變過去制式的文書流程,但是加快了過去以紙本傳遞的造成的時間延遲,以及過去以紙本簽章完畢之後再掃描電子檔案歸檔的不必要程序

關於推動電子簽名,首先我們向內部人員溝通觀念,讓單位同仁了解使用契機、運作方式以及推動的目的,同時針對《台灣電子簽章法》的效力及安全性進一步說明,以化解同仁對於電子簽章的疑慮。推動初期我們先以最簡單的簽到表、簡要計畫書示範,再利用行政會議時間舉辦教育訓練課程,教導大家時如何製作電子圖章,及熟悉點點簽的介面流程,課後大家幾乎都已上手,後續使用上就沒碰到什麼困難了。

華校長電子簽名

問:請與我們分享您覺得最受用的點點簽功能,有哪些功能讓您覺得最能「提高簽署效率」呢?

華:點點簽相較於其他電子簽名產品,多提供了視覺化進度條,以方便即時掌握所有文件任務的簽署進度,同時能在完成簽署的文件加上標籤也很符合學校依照處室分類的歸檔習慣,點點簽進階版提供的文件範本也相當受用,教師同仁可藉由製作文件範本簡化過去重複進行的操作流程。整體而言,透過點點簽去做線上簽核更能降低遠距的溝通成本、提高作業效率。

點點簽小知識:什麼是「文件範本」?建立可重複使用的文件範本將為你節省時間,當你指派任務時,再也不用重覆建立相同的文件;你可以在文件範本中預先設定簽署人、欄位的位置與類別及夾檔。

問:市面上有其他電子簽名服務如DocuSignAdobe Sign,請問是什麼因素及考量讓華校長最終選擇點點簽呢?

華:選購電子簽名產品時,曾比較過坊間不少類似產品,其中點點簽是國內軟體服務商凱鈿行動科技旗下的服務自然對繁體中文的支援度最好,操作介面淺顯易懂,透過教育訓練讓教師同仁更加輕鬆好上手。此外,按照不同的授權等級分類,也可滿足不同處室的需求功能,並可藉由平板、手機等跨裝置遠端簽署,滿足使用者無論身在何處都可方便使用。

「點點簽是我們評估最適合現在校園環境可應用的電子簽名工具。 」華志仁校長表示。

問:謝謝校長對點點簽的肯定!訪談的最後,我們想請教您對點點簽的期許,期待產品能如何服務及協助教育者推動「智慧化校園」?

華:點點簽為校園在後疫情時代最佳的轉型方案,不僅簡化了傳統紙本簽署流程的繁雜,其直覺的操作體驗更與現行公文流程無縫接軌;希望點點簽未來能夠因應學校場域的使用情境,依學校可負擔的預算規模來製訂客製化的服務需求。期許身為國內在地廠商的凱鈿能夠率先投入資源,整合學校習慣使用的校務行政系統和電子公文系統,讓教育現場導入電子簽章並開創「智慧化校園」。

觀看華志仁校長採訪全片:

馬上體驗無紙化簽署!點此免費註冊點點簽

教育單位與企業單位想更加了解如何導入點點簽?歡迎聯繫專人團隊為您介紹

點點簽 X 教育場景延伸閱讀: