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點點簽電子簽名助校園邁向無紙化,節省80%公務預算

疫情改變了產業型態及每個人的生活型態,被賦予百年大計使命的教育行業,受到疫情衝擊,更是加速數位化腳步!在「停課不停學」期間,為符合零接觸需求,從師生教學到校內行政作業等場域都需要導入新科技工具,以在最短時間內因應新常態。

作為台灣頂尖電子簽名服務,點點簽(DottedSign)積極參與教育科技的應用,包含與新北教育局、成功大學以及逾百間新北市中小學合作,協助教學單位導入點點簽,並將過往紙本公文傳遞流程、計劃簽核等紙本作業搬到線上,打破時空與地點的限制,有效節省平均百分之八十的紙張、人事、營運等成本

「點點簽是我們評估最適合現在校園環境可應用的電子簽名工具。 」–新北市板橋國小校長 華志仁

遠端簽署滿足零接觸需求,兼顧身分驗證及文件安全

點點簽符合《台灣電子簽章法》規範,透過會員帳戶管控及稽核軌跡紀錄,並結合技術加密傳輸,嚴格確保電子簽名的法律效力及安全性。此外,點點簽與通過國際大廠Adobe Approved Trust List (AATL)信賴認可清單的服務商整合數位憑證信任機制,透過數位簽章驗證文件的真偽,確保每一份已簽署的文件未遭到竄改,讓使用者簽名更安心。

點點簽致力於協助教育工作者建立自動化的遠端文件簽署流程,各處室的相關人員只要透過手機、平板、電腦就可輕鬆完成簽核,從跨處室的公文簽署、線上課程及研習活動簽到、領據核發等,馬上就能迅速回簽。除此之外,點點簽考量到各單位簽署流程中會碰到的各式狀況,提供豐富的功能選擇,包含自動提醒、文件簽完自動歸檔、批次大量發送文件簽署邀請、設定單位內的層級權限等,讓教育工作者省去人工傳遞、等待催單的過程,擁有更充裕的時間處理重要公事及師生教學。

電子簽名

點點簽在疫情蔓延情況下不僅在零接觸簽署下仍兼具身分驗證與安全性外,更提供下列服務內容,幫助校園加速打造無紙化環境﹔

(一)直覺的操作介面降低學習門檻,有效加速文件傳遞效率

建立線上簽署流程,並不是為了改變傳統紙本公文原定的簽署關卡,而是能加快文件傳遞的效率,透過自動化流程及提醒通知,省去人力時間去追蹤每份文件簽署進度。點點簽各項功能的設計重點在於簡單容易操作,例如所有文件進度以視覺化呈現,讓使用者一眼就能掌握最新動態,大幅降低學習門檻。

(二)文件快速分門別類,跟五顏六色的公文夾說再見

點點簽提供自定義分類標籤功能,方便各處室人員按照需求去歸檔、分類各型文件,另外還有文件快速搜尋功能,輸入關鍵字馬上就能查找指定文件,不再需要從公文櫃翻找。

(三)批次發送大量簽署邀請,省去重複寄件操作的繁瑣流程

校內行政人員處理的文件類型眾多,當需要同時取得多處室人員的簽回時,點點簽的批次簽署功能就能派上用場,只要一鍵就能發送簽署邀請給多組簽署者,顛覆以往重複反覆寄發文件時的繁瑣流程

(四)降低漏章或誤簽的風險,文件簽署完成立即自動歸檔

針對繁雜的文件類型,特別是欄位多、填寫資訊較為複雜時,容易出現漏章或填錯欄位的情況,流程又得重新來過。點點簽的欄位指派功能可以有效降低錯誤風險,發文者可在文件裡指定簽署者,以及他們需要簽署的欄位,例如簽名處、用印處、填寫欄位等,簽署者收到邀請時,可以清楚看到有哪些欄位需要簽署。另外也可以按照發文者需求上傳夾檔,例如收據、資料影本等,讓簽署資料更加完善。

(五)可設定各層級權限,讓機密文件管理更加有彈性

點點簽提供機關單位不同的授權等級,對應到不同的應用功能,由擁有最高授權權限的管理者(Admin)去管控成員,包含文件查看、下載權限等,方便機關運用時有更多的彈性,同時兼顧保護機密文件。

點點簽簽署

電子簽名結合教育場景應用.攜手邁向智慧化校園

智慧化校園一直是近年教育部及全台各校共同努力的目標,而文件簽署數位化也一直是備受討論的議題,透過導入電子簽名如點點簽,將電子簽章應用在過去傳統紙本傳遞的公文簽核、計畫簽核以及核發費用等的效益顯而易見。就如張明文局長採訪時說道:「協助學校部署數位化的簽署流程,短期可解決新型態會議數位化簽到、計畫文件簽核等需求,長期而言可加速學校行政數位化的腳步,以數位工具循序提升效率、節能減碳等效益。」

科技與教育場域的結合,除了讓教育工作者能更快速適應遠距辦公趨勢外,推動長期的無紙化簽署也符合永續經營的理念。從導入學習門檻低的數位服務作為教育科技推動的起始點,有利於讓學校人員提升使用意願,進而喜歡、甚至依賴數位工具帶來的便利性!點點簽團隊在未來將繼續深耕校園,拓展電子簽名應用於教育場景的機會,盼與教育工作者攜手共創智慧化校園。

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