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電子簽名製作容易嗎?交給點點簽,快速完成專屬電子簽名!

在網路發達的時代想簽署合約或文件不再受限於紙本,有了電子簽名讓你隨時隨地都能完成簽署,但電子簽名製作很難嗎?電子簽名是否有法律效力?有哪些推薦的電子簽名APP?想提升工作效率就趕快看下去吧!

目錄:
  一、使用電子簽名,隨時隨地讓你完成電子簽署!
(一)什麼是電子簽名?
(二)電子簽名有什麼好處?

二、如何進行電子簽名製作?尋求專業服務合法又方便!
(一)如何電子簽名?
(二)建立電子簽名教學!6步驟快速建立屬於自己的簽名!

三、電子簽名APP工具推薦!4原則挑選電子簽名服務!

四、電子簽名效力可靠嗎?電子簽名的常見疑問集
(一)點點簽DottedSign的電子簽名合法嗎?
(二)點點簽DottedSign的電子簽名安全嗎?
(三)點點簽DottedSign的電子簽名需要多少費用?

一、使用電子簽名,隨時隨地讓你完成電子簽署!

「辛苦了,今天又有這麼多文件要寄喔?」看見抱著一袋文件走進郵局的小陳,櫃檯的雯婷出聲關心。

「對啊,我們公司最近業務很多啦,這個要給食品公司的經理,這個要給科技業的公關⋯⋯」小陳一邊說著,手上也沒停下,俐落地將文件分類交給雯婷。

「那你要注意一點欸,不要像上次一樣放錯文件,被老闆罵到臭頭還要重寄。」看到這熟悉的景象,雯婷想起了小陳上次發生的慘劇。

「別提了,都什麼年代了還寄紙本,來來回回有夠麻煩又很容易出錯。」小陳壓低了音量,偷偷抱怨起來⋯⋯

上述的情景是否似曾相識?傳統紙本簽名與蓋章的模式,在現今電子商務興盛且遍及全球的情況下,開始出現流程繁複、效率過低、難以符合需求的缺點。

為此,電子簽名技術開始發展,希望能應對虛擬世代的到來,追求更高的商業效益,我國也於2001年正式通過《電子簽章法》,為電子簽名的型態、效力與使用情境做出規範。

(一)什麼是電子簽名?

那究竟什麼是電子簽名呢?其實電子簽名的形式非常廣泛,舉凡我們常見的Word 電子簽名電子簽名 PDF,甚至是指紋辨識及聲紋辨識,凡是以科技製作而成的簽名都屬於電子簽名的範疇。

至於這樣的簽名有無效力呢?依據我國《民法》第153條,契約只要意思表示一致即可生效,所以自然是具有法律效力!

然而若是想應用在商業行為或機密性較強的文件上,因涉及到簽名易遭變造的可能性,建議還是應讓簽名符合《電子簽章法》中電子簽章的規範,於法律上才比較站得住腳,也降低商業機密外洩的風險。

另外,雖然名字有些相似,但數位簽名的規範可比電子簽名嚴苛許多!依據我國《電子簽章法》第2條的定義,數位簽名必須是將文件經由運算轉換為數位資料,並經由私密金鑰加密電子簽章,且能以公開金鑰事後驗證者才屬之。

(如果想多了解數位簽名的定義與相關操作,可以參考《數位簽名》這篇文章,裡面會有更詳盡的資料!)

(二)電子簽名有什麼好處?

那電子簽名在網路與電商發達的時代,究竟擁有什麼優勢,讓許多企業主爭相使用呢?

電子簽名相較傳統的紙本簽名,擁有以下幾項優勢:

電子簽名3大優勢

1.簡化文書流程

電子簽名能夠將繁瑣的文書簽署流程簡化,加速整體瀏覽與簽名的效率,對於需要層層簽署的文件更是具有優勢。

例如公司小職員的核銷單需要經過多位主管的簽核,此時若透過紙本,則需先與主管們相約時間,親自前往說明與簽名,但若透過電子簽署,則主管便能自行挑選合適時間瀏覽與簽名,整體流程相較簡易且方便。

2.節省來回成本

過往公司欲請客戶簽回合作契約或保密協定,若公司在台北,而客戶營業部門座落在高雄甚至是國外,則業務需親自搭乘交通工具拜訪,或是透過魚雁往返,過程往往就需耗掉十天半月,也需花費不少的金錢成本,十分不符效益。

但透過合約電子簽名不受空間與時間拘束且隨時能夠簽署的特色,就能省去文件運輸所需耗費的金錢與時間成本,也能加快後續流程的進度

3.方便資料整理

通常一份須簽署的資料就已含有多頁文件,而若又同時須請多人簽署,則資料容易出現缺漏或難以整理的狀況。例如當公司於畢業潮招聘新進員工時,人資同時需為多位新人建檔錄取信、員工資料、薪資協議、保密協定等資料,若以紙本進行則資料不易保存,後續將難以找尋。

但若統一使用電子檔簽名,不僅能讓多名人士同時進行簽署,也能將文件以電子簽名檔保存,在資料整理上更為方便,並減少紙張的浪費

二、如何進行電子簽名製作?尋求專業服務合法又方便!

說了這麼多電子簽名的好處,那麼究竟該如何進行電子簽名製作呢?

(一)如何電子簽名?

民眾們最常建立電子簽名的途徑,可能就是先進行紙本簽名,再以手機拍照去背後複製到文件上,又或是利用平板及手機的繪圖功能直接於電子文件上簽名。

不過這些方法不僅步驟繁複,而且容易竄改、難以確認真偽,應付日常生活或許還行,但若應用到商業合作上就顯得不夠專業,也因沒有安全性加密,更可能提高商業機密外流的風險。

因此更為專業的雲端電子簽名服務就此誕生!透過專業團隊設計的雲端電子簽名服務,不僅能讓文件更具機密性,也能協助辨識簽署人身分,減少竄改風險,使電子簽名的法律上效力更為穩固。

除此之外,現有電子簽名服務也提供團隊管理功能,能夠隨時追蹤文件的進度,對於需要通過多人簽名的文件能夠有效提升簽署效率,以利後續流程進行。

(二)建立電子簽名教學!6步驟快速建立屬於自己的簽名!

只要在電子簽名平台先建立個人資訊、印章與簽名,就能快速簽署各種文件囉!以下就一步一步教大家如何利用電子簽名服務建立專屬於自己的電子簽名吧!

第1步:預先儲存個人資訊

電子簽名製作第1步:預先儲存個人資訊

在個人檔案部分,輸入姓名、電子信箱、聯絡電話等基本資料,不只協助辨識身分,資料也能用於後續的簽名流程。

第2步:個人化電子簽名檔製作

電子簽名製作第2步:個人化電子簽名檔製作

在簽署部分建立個人化的電子簽名檔,可分別為全名與姓名縮寫建立資料,而若有需用印的流程,也可上傳印鑑圖片用以簽署。

第3步:上傳文件

電子簽名製作第3步:上傳文件

上傳欲進行電子簽名的文件檔案。

第4步:選擇簽名樣式

電子簽名製作第4步:選擇簽名樣式

依據文件性質,選擇之前所登錄的簽署樣式或是印鑑。

第5步:調整簽名位置

電子簽名製作第5步:調整簽名位置

可依據需求調整簽名位置及大小。

第6步:增加其他資訊

電子簽名製作第6步:增加其他資訊

之前所登錄的各種基本資料,以及更多小工具,可視需求使用於文件上。

照著這些步驟,不管之後遇到什麼樣的契約文件,都能簡單又快速地完成簽署喔!

(若是想更詳細瞭解各類文件的簽署過程與方法,可以額外參考《線上簽名》與《PDF簽名》這2篇文章!)

三、電子簽名APP工具介紹!4原則挑選電子簽名服務!

不過,電子簽名服務可不只是把簽名這個動作數位化就好,在選擇服務廠商時不應貪求免費電子簽名,還是應該挑選高效率且可靠的電子簽名服務,以下就為大家介紹一下4個服務挑選原則:

4原則挑選電子簽名服務
  • 操作簡單易理解:電子簽名的介面應當簡單易懂,讓使用者能輕易掌握,才能取代紙本簽名並提升文件傳遞的效率。
  • 追蹤簽署進度:若能進行簽署流程的管理或追蹤簽署狀態,不僅適合多人協作,也將更符合現代社會的需求,有效改善簽署效率。
  • 身分認證明確:電子簽名服務應有一定的身分認證機制來確保文件簽署的效力,同時也能保障文件的安全與真實性。
  • 可跨平台簽署:現代使用者的電子平台多元,因此能夠跨平台服務,於手機電子簽名、平板及電腦端都能共用同份文件的服務十分必須。

目前市面上的電子簽名服務相當多元,雖然都能提供一站式簽署且流程不落地的服務,不過各家還是有些服務特色的差異,以下就為大家挑出3個優質的電子簽名APP推薦比較表格:

電子簽名服務 服務特色 安全性 文件匯入支援
點點簽 DottedSign✨ 1.學習門檻低
2.介面設計良好
3.客製化彈性大
4.在地服務團隊
1.具備Email和凱鈿會員帳號認證的雙重認證
2.記錄所有簽署軌跡
3.加密簽名,需進行認證才能簽署
4.整合中華電信快意簽CA技術,防止竄改
Dropbox、Google Drive、One Drive、電子郵件、相機、圖片等
HelloSign 1.介面設計良好

2.可應用於商業文件
3.支援簽署軌跡

1.文件加密紀錄
2.紀錄簽署軌跡

Dropbox、電子郵件、相機、圖片
Adobe Fill & Sign 

1.操作簡單直覺
2.大品牌支援

1.紀錄簽署軌跡
2.提供防竄改密封功能

支援相機及圖片

從以上表格可以發現,點點簽DottedSign是大小企業都適合使用的電子簽名服務!它擁有下列5項優勢:

  1. 介面操作直覺易上手,能即時發送簽署文件
  2. 能自動追蹤簽署進度,並提供團隊成員權限管理
  3. MIT在地化服務團隊,多年開發經驗服務可靠有保證
  4. 客製化服務彈性大,提供多元產品方案給客戶評估
  5. 雙重身分驗證機制,確保資料安全性與真實性

因此,若想使用電子簽名服務,無論是企業商家或個人,都可以考慮選擇點點簽DottedSign來協助電子文件的簽署,加速工作效率喔!

四、電子簽名效力可靠嗎?電子簽名的常見疑問集

Q:點點簽DottedSign的電子簽名合法嗎?

根據我國《電子簽章法》第9條,需簽名或蓋章的文件,只要相對人同意,就能以電子簽章的形式為之!

而依同法第2條的規定,點點簽DottedSign的電子簽名提供足夠的資訊辨識簽署人,並提供簽署過程追蹤、稽核軌跡與身分驗證機制等確保簽名真實性,且可供事後取出查驗,已符合電子簽章的要式性。

因此點點簽DottedSign的電子簽名法律效力,其實是決定在相對人是否有明示或默示可接受電子簽名的行為喔!若是相對人同意,那當然是沒問題啦!

Q:點點簽DottedSign的電子簽名安全嗎?

點點簽DottedSign具備Email和凱鈿會員帳號認證的雙重認證,在簽署過程記錄文件所有數位軌跡,全面守護文件安全性,滿足安全性與法律效力條件。

所以若是想使用電子簽名服務來進行商業活動或契約簽署,一點也不必擔心點點簽DottedSign電子簽名的安全性啦!

Q:點點簽DottedSign的電子簽名需要多少費用?

點點簽DottedSign服務價格十分合理,其免費功能可處理簡易的電子簽名情境,若要升級至專業或商務方案,還可以先免費體驗再訂閱。

此外,收到簽署邀請的簽署者不需要付費,對方可以在任何裝置上進行簽名,不用註冊點點簽帳號也能完成。無論大小企業,甚至是個人工作室等小型商號,都能輕鬆運用這款電子簽名服務來加速數位化工作流程!

經過這些說明,有沒有更理解電子簽名的功能與操作方法了呢?若是想馬上啟用電子簽名來加速工作效率,不妨趕緊點擊下方連結,立即體驗專屬於你的電子簽名服務吧!

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